4 עקרונות לבחירת מערכת לניהול שעות העובדים בעסק

כל עסק יודע שהסוד לניהול תקין של מערך שעות העובדים טמון במערכת מקצועית לניהול שעות העובדים, כזאת שמאפשרת לעשות סדר בעניינים וליהנות משפע של יתרונות המתאימים לאופי העסק. ניהול שעות העובדים מעולם לא היה פשוט יותר על ידי מערכת לניהול שעות, אולם ההיצע בשוק רב, כל מערכת מציעה שלל אפשרויות וכמובן גם את 'הדבר הבא', אבל כיצד תוכלו לבחור את המערכת המתאימה ביותר לעסק שלכם? ריכזנו עבורכם 4 עקרונות לבחירת המערכת המדויקת.

1. דיווח ושליטה מלאה מכל מקום

קצת קלישאתי לומר שליטה מכל מקום בעידן כל כך טכנולוגי, הרי וודאי נרצה לשלוט על הנעשה במערכות שלנו דרך הנייד, בדיוק כמו שאנו שולטים על המייל ויתר מערכת CRM של העסק. אולם, לא כל מערכת דיווח שעות מספקת גישה ואפשרות 'החתמת כרטיס' בנייד, כלומר דרך ממשקי WEB ואפליקציית אנדרואיד ו-iOS. ברוב המקרים המערכת מאפשרת עדכון דרך שעון פיזי שיכול להיות ביומטרי, כרטיסי עובד RFID וטוקנים RFID.

חשוב לציין שהאפשרות לעדכן דיווח מכל מקום, יהיה יעיל לחברות המעסיקות עובדים בחו"ל, או סוכנים שאינם נמצאים יום יום במשרד, ולכן הפרמטר של שליטה ודיווח מהנייד יהיה רלוונטי לחברות אלה. גם בעלי עסק או מנהלים שאינם נמצאים יום יום במשרד יוכלו לשלוט על הדו"חות, לעקוב אחרי הדיווחים ולביצוע שינויים במידת הצורך.

2. מערכת אינטואיטיבית ופשוטה להפעלה

ההתעסקות במערכת באופן יומיומי אינה מסובכת. כמעט בכל מערכת חדשנית, העובדים מעבירים כרטיס, המנהלים עוקבים אחר הדיווחים וכך מתנהלים. הקושי האמיתי מתחיל כאשר אנו מעוניינים לגשת למערכת הנוכחות ולבצע פעולות מורכבות או חריגות כמו להשלים היעדרות (על פי הרשאות), לבקש חופשה עתידית, לעדכן הערות או לחפש דבר מה שהיה ביום מסוים. כאן העלילה יכולה להסתבך, ואיתה בזבוז זמן יקר, ולכן חשוב לרדת לרזולוציות קטנות ולבדוק עד כמה המערכת ידידותית לשימוש גם במקרים חריגים וגם בהתאמת מדיניות העבודה בחברה למערכת.

טיפ קטן - חשוב מאוד להתנסות במערכת, דעו כי רוב החברות מציעות התנסות לתקופה קצרה ללא עלות, כדי שתוכלו לחוות את המערכת ולבדוק עד כמה היא נוחה לכם. בזמן ההתנסות במערכת בדקו האם היא אינטואיטיבית וקלה להפעלה, בדיוק כמו אפליקציות אחרות שוודאי יש לכם בעסק או בנייד.

3. דיווחים רבותיי, דיווחים

מערכת המאפשרת לקבל מקסימום מידע על דיווח השעות, תהיה לכם לעזר תמיד. אולם, מה שלא פחות חשוב הוא לבחור במערכת שיודעת להתאים לעסק שלכם את הדו"חות באופן אישי על פי דרישתכם. מדובר על יתרון עצום שיאפשר לכם לנתח את הנתונים שנאספו בקלות יתרה. דבר נוסף הרלוונטי לארגונים בהם על העובדים לבצע משימות ומעקב אחריהן, כמו חברות הייטק - הוא הדיווח על המשימות שיתבצעו במערכת. במקרה זה עליכם לבחור מערכת לדיווח שעות המאפשרת לעובד לדווח בלחיצת כפתור על כל משימה שביצע במהלך היום.

4. מערכת דיווח שעות המאושרת על ידי המדען הראשי

לחברות המקבלות מענקים מהמדען הראשי (רשות החדשנות), חשוב לדעת שנהלי הרשות מגדירים תנאים מיוחדים לפיהם על העובדים לדווח שעות חודשיות במסגרת הפרויקט המאושר. תנאים אלו כוללים נושאים כמו מקום הדיווח, איסור דיווח או שינוי רטרואקטיבי, דיווח לפי משימות ועוד. לכן, חברות אלה חייבות לעבוד עם מערכת דיווח שעות המאושרת על ידי המדען ואוכפת את הקריטריונים שלו. דיווח במערכת שאינה מאושרת ע"י רשות החדשנות לא יאושר וההחזרים הכספיים להם אתם זכאים לא ישלחו. חברות בתחילת דרכן, אשר מונות מספר מצומצם של עובדים לעיתים מורשות להעביר את הדיווח על גבי קובץ אקסל אותו הרשות הכינה - טופס דיווח שעות 2020, אולם, כדאי לשקול לשלב מערכת ממוחשבת גם בשלבים ראשוניים, בכדי להרגיל את העובדים לדיווח ולהנות מהיעילות המופקת מהמערכת.

באותה ההזדמנות, רצוי לבדוק שגם האפליקציה לדיווח מהטלפון החכם, מאושרת אף היא ע"י המדען הראשי. בדקו שבמערכת שכזאת כל דיווח שמבוצע בה עובר בדיקה אל מול נהלי רשות החדשנות ע"י משלוח התרעות בכדי לשמור על דיווח תקין ומאושר.

בהצלחה!