מעקב נוכחות והיעדרות

ארגונים רבים נדרשים כעת לבחון מחדש את האופן בו הם מתעדים (או שלא מתעדים) נוכחות והיעדרות

אם פעם הסתפקו בתשלום שכר וזהו, התקנות והקשות הבקרה גרמו לכך שגם עסקים קטנים שחשבו שניתן להסתפק בתשלום המשכורת לעובד הבינו שעליהם גם לספק תלוש שכר תקין ומלא אשר מתאר בצורה מדויקת את אופן חישוב שכר העובד.

עסקים אלה נוכחו לדעת שתלוש השכר צריך להכיל תיעוד של השעות אותן עבד בפועל העובד, השעות הנוספות שלא, ימי ההיעדרות חופשה, מחלה ועוד.

להגיע ממצב של חוסר ניהול מידע זה כלל למצב בו תלוש השכר והמידע של העובד מדויקים תמיד הפחיד את העסקים הקטנים (וגם את הבינוניים והגדולים) מאיבוד זמן עבודה יקר.

קיימות בשוק מערכות רבות אשר מאפשרות תיעוד הנתונים ומערכות אלה מספקות, כל אחת בדרכה, ממשק לניהול הנושא.

פעמים רבות אני מגיע לעסקים ומגלה שהם עדיין תקועים בניהול המידע באקסל וחוששים ממעבר למערכת ממוחשבת שהם מבינים שתחסוך להם הרבה זמן וכסף. יש שני פחדים עיקריים שמציגים בפני:

• איבוד שליטה בשני שיטת עבודה, אשר דווקא תשתפר כתוצאה מהמערכת (בהנחה שבחרתם במערכת טובה כמו propertime).
• ביקורת מצד העובדים על שינוי שיטת העבודה ובזבוז זמנם, אשר במבחן התוצאה עם מערכת propertime דווקא מראה על ניצול טוב יותר של הזמן כתוצאה ממערכת זריזה וידידותית.

למנהלים מערכת פרופרטיים מציעה מגוון רחב של כלים לבחינת המצב הנוכחי תוך כדי התקדמות החודש וסיכומים מלאים ומפורטים לחודשים השונים ועל פני תקופות ארוכות יותר. התראות, אפליקציות לאייפון, אנדרואיד וגרסה לשולחן העבודה עושים את מלאכת איסוף הנוכחות והיעדרות לתענוג של ממש.