5 סיבות שהעסק שלכם חייב מערכת אינטרנטית לניהול נוכחות

בעידן המודרני החיפוש התמידי אחר דרכי התייעלות ושדרוג תהליכים עסקיים בהחלט מתבקש. אנו מחפשים עוד ועוד דרכים לניצול מיטבי של הזמן שבאופן עקיף שווה לנו הרבה כסף. ההתייעלות יכולה להיות שילוב תוכנות אוטומטיות לניהול מלאי, מערכת CRMהמופלאה, ERP ועוד מערכות אחרות (או כלים אחרים) המחליפים בגאווה עבודה ידנית מורכבת. 

אולם, עם כל הכבוד לתוכנות המסייעות לנו לחסוך בזמן ובכוח אדם, נראה שדווקא ניהול נוכחות העובדים והמשימות היא הבעיה הגדולה של מנהלים ובעלי חברות. נציין כי בחברות רבות ההון האנושי הוא ההוצאה הגדולה ביותר, ולכן תוכנה לניהול נוכחות נועדה לתרום לייעול ניהול הנוכחות ולחסוך בכספים. באופן טבעי, ככל שכמות העובדים גדלה, כך הבעיות גדלות וגוררות אחריהן חישובים לא נכונים בשעות העבודה בדמות הפסדים כספיים. הפתרון לכך הוא הצבת שעון נוכחות חכם, אנחנו לא מדברים על הכרטיס אותו מחתימים העובדים, אלא שעון אינטרנטי המאפשר לנו ליהנות ממגוון פיצ'רים כמו הפעלה דרך הנייד, הוצאת דו"חות ועוד. 

אז בואו נראה מתי הגיע הזמן לשדרג את השעון הנוכחי לאינטרנטי, או לרכוש חדש

קיבלתם מיילים מעובדים "שכחתי להעביר כרטיס בימים האלה והאלה"?

מסתבר שניהול נוכחות העובדים יכול להתיש ובגדול. עובדים שוכחים לעדכן נוכחות, צריכים לשלוח מייל למנהל הישיר, ואז העלילה מסתבכת. כיום, במערכות דיווח האינטרנטיות ישנן אפשרויות חדשות לגבי אופן הדיווח, לדוגמה עובד יוכל  לדווח מהטלפון הנייד, על ידי חיישני קירבה, טביעת אצבע, אפליקציה ועוד. הגמישות לדיווח בהחלט יכולה לפתור בעיות רבות, ואף לשמש בנאמנות סוכני שטח או עובדים בחו"ל. 

אין לכם אפשרות לעקוב אחר דיווח העובדים?

דיווח על ידי שעון נוכחות אינטרנטי ומתקדם מאפשר לבעלי הרשאה לצפות בכל זמן נתון ומכל מקום בנתוני הכניסה והיציאה של העובדים. אם כך, מנהלים יכולים לראות את נוכחות הצוות שלהם ולהתמודד עם בעיות שונות כמו חיסורים/איחורים בזמן אמת. פרמטר זה מהווה יתרון עצום לארגונים המתנהלים על גבי כמה סניפים או שהפעילות נמצאת בכמה מקומות. כך למשל אם מדובר על טכנאים, דיילי תצוגה ועוד.  

הדו"חות שלכם מסובכים?

מערכת נוכחות חכמה תאפשר לכם להוציא דו"חות מורכבים מאוד. אם עד היום התקשיתם להוציא דו"חות או שחלילה התנהלתם עם אקסל, הגיע הזמן שתתקדמו לשעון נוכחות חכם שיאפשר לכם לבצע חיתוכים שונים של הנתונים בדו"חות. כך למשל ניתן לבצע חיתוך של השעות הנוספות בחודש מסוים, להשוות את שעות העבודה של העובדים לחודש קודם או לשנה החולפת, לבדוק חיסורים של עובד מסוים או של מחלקה שלמה ולקבל נתונים שיכולים להשפיע על החלטות חשובות בארגון. 

**מערכת השעות שלכם אינה מתממשקת עם מערכות נוספות? **

מערכת דיווח חכמה תתממשק עם מערכות שונות בארגון וכך תחסוך לכם הרבה כאבי ראש. לדוגמה, התממשקות עם מערכת שכר המפיקה תלושי שכר (הקיימת בארגון) יכולה למנוע טעויות רישום שהן אחת הבעיות שגורמות לתסכול בקרב העובדים וסוג של חשדנות כלפיהם, ואף יכולה להשפיע על היחסים עם המנהלים.  

חוששים מאבטחה ואמינות מידע?

מערכת אינטרנטית לניהול נוכחות העובדים מכילה הגדרות אבטחה המבטיחות אמינות ודיסקרטיות שכל כך חשובה לארגונים, וזאת לעומת מערכות ידניות עם כרטוס שבה כל הנתונים על העובדים גלויים לעייני כל. בשעון נוכחות אינטרנטי דיווח הנוכחות נעשה על ידי אמצעים מתקדמים כמו ביומטריים, שם וסיסמה אישיים ועוד. מלבד זאת, במידה ומדובר במידע רגיש במיוחד, ניתן להגדיר כניסה למערכת לפי כתובות IPספציפיות המבטיחה שימוש רק ממחשבו של העובד.