פוסט זה עוסק בניהול זמן, ניהול זמן בעבודה, ניהול משימות, ניהול עצמי, ניהול עובדים ומתאר כיצד להגביר את היעילות האישית ויעילות העובדים

ניהול זמן עבודה באופן יעיל הינו גורם מכריע בהצלחה האישית והצלחת הארגון.

האם גם אתה מוצא את עצמך בוהה ברשימת המשימות האינסופית ומנסה לצוד את אותה משימה שאותה הכי מתאים לבצע כעת? אתה לא לבד.

ניהול זמן ו-ניהול משימות, במיוחד בעידן המודרני בו אנחנו מוצפים בכמויות אדירות של מידע הינו אתגר יומיומי מורכב אשר צריך שיטתיות ולא פעם כישרון בכדי לצלוח אותו בצורה טובה, או אפילו סבירה.

רובנו מרגישים לא פעם שהיום נגמר וההספק שלנו, ביצוע משימות או השלמת משימות, אינו תואם את העומס שתכננו לצמצם מ-רשימת משימות שמוטל עלינו לבצע.

אתה בטח יודע ש-ניהול זמן ו-תכנון משימות אופטימאלי יכול לצמצם את הסטרט היומיומי שנוצר כתוצאה מצמיחת רשימת משימות – ובכל זאת, צריך לעבוד, להתעקש, להתמיד ולתכנן בצורה טובה את אופן וסדר ביצוע המשימות כך שבכל שלב ביום תרגיש יעיל ותפעל ביתר שאת לצמצום רשימת המשימות. ככל שניתן, מבלי למחוק משימות שהפכו ללא רלוונטיות כיוון שלא הגעת אליהן בזמן…

שקלת פעם לסרב למשימה שמטילים עליך?

אני לא מתכוון לסירוב למשימות שצריך לעשות אותן, אלא דווקא אותן משימות שאינן מחויבות המציאות, משימות שמישהו אחר יכול לבצע, משימות שבעת קבלתן ברור לך שלא תוכל לבצע אותן באופן הראוי, משימות שיגרמו לך להרגיש ששוב רמת הפרודוקטיביות שלך והציפיות שלך מעצמך תיפגע.

אם אתה מסוגל לשפר רק דבר אחד ב-ניהול משימות, אני מעריך שהיכולת שלך "להתחמק" מקבלת משימות שאינן מחויבות המציאות יגרום ל-הגברת היעילות בצורה ניכרת.

עסוק במשימות גדולות ומורכבות?

ב-ניהול זמן, כל משימה, גם הקטנה ביותר ובודאי שמשימות גדולות ומורכבות, ניתן לחלק לשלבים או חלקים.

אז נכון, אין כל-כך ערך בחלוקת משימות קצרות לשלבים, אבל בהחלט אין שום סיבה שתתמודד עם משימה גדולה במיוחד בבת אחת.

גם אם משימה זו היא המשימה הכי חשובה שלך לביצוע, עדיין, חלוקה לשלבים או חלקים כאלה ואחרים תגרום לך להרגשת השלמה תוך כדי תנועה ולא תשאיר את תחושת התסכול מכך שהמשימה אינסופית, נמתחת כמו מסטיק, אינה מסתיימת או כל ביטוי אחר שגורם לך להרגיש יעילות נמוכה מכפי שהיית רוצה שתהיה לך.

יעילות מקבילית, או, איך להיעזר באחרים בכדי להגיע ליעילות גבוהה יותר בביצוע משימות בהמשך לסעיף הקודם, מרבית המשימות מציבות ביננו אתגר המאפשר לחלק אותן ולהתמודד עם השלבים או החלקים של המשימה בצורה הדרגתית.

אחרי שחילקת את המשימה, עליך לבחון את החלקים השונים של המשימה ולשקול האם יש גורמים נוספים, קולגות, עובדים או אפילו מנהלים וספקים חיצוניים. אם אין מניעה עניינית, סביר להניח שתמצא שותפים פוטנציאליים לביצוע המשימה.

מכירים את הקלישאה, אחד ועוד אחד זה יותר משניים. זה כלל לא מפתיע, זה באמת עובד.

בתוך הקונכיה, גם הסרטן מוצא מרגוע – או במילים אחרות, איך מתנתקים?

יש לך משהו חשוב לבצע, משימה מורכבת שדורשת ריכוז מירבי? יש לך חדר משלך? דלת?

מותר לסגור את הדלת!

אין לך דלת ואתה ב-אופן ספייס, שים אוזניות – זה משיג כמעט את אותו האפקט.

אז נכון, בתחילה תרגיש קצת סוציומט אם אתה רגיל להיות זמין לכולם בכל רגע שהם מחפשים אותך, אבל זה לא באמת המצב. מותר לך או יותר נכון, חובה עליך, לייצר חלון זמן של עבודה ממוקדת ללא הפרעות.

תופתע לגלות מה הספקת בשעה או שעתיים ממוקדות ללא הפרעות.

הפוך את זה להרגל יומיומי וההספק שלך יגדל פלאים.

תרשום תרשום…

אם אתה סומך על הזיכרון, אתה מעמיס על הנפש. רשום על דף, במחשב או בכל מקום אחר ופנה את העומס הרגשי שאינסוף המשימות עלולות לייצר אצלך.

אם גם אתה מרגיש שבחירת משימה היא כמו מעין הגרלת רולטה… מסתובבת מסתובבת עד שמגיעים למשימה כלשהי, סביר להניח שאין לך שיטה מתוכננת ל-תזמון משימות, תכנון משימות או הגדרת משימות.

סגל לעצמך שיטה ברורה של רישום משימות בכדי שלא תשאיר לעצמך ספק היכן המשימה רשומה והאם כל המשימות הפתוחות מתועדות כראוי.

על בסיס טוב, אפשר לבנות מגדל

אין שום סיבה שממצב של בלאגן מוחלט ב-ניהול משימות תגיע תוך ימים לפיתרון מוחלט וקליל, זה דורש עבודה (גם משימה) החלטית ועיקשת.

אחרי שכל המשימות מתועדות, הראש נקי ולמדת לנהל בצורה יותר מלומדת את הזמן שלך, אתה יכול לעבור לשלב הבא. תעדוף משימות.

תעדוף משימות הלכה למעשה או לא כל המשימות נולדו שוות

אם יש עדיפות לפי ערך עסקי לפי מידת הקושי או מידת המורכבות או שיש הבדל במשך הזמן שנדרש להשלמת המשימה, אם תעצור לרגע ותנסה להגדיר בצורה טובה את העדיפות בין שתי משימות, סביר להניח שתצליח.

בהדרגה תוכל לייצר לעצמך מבחר מדדים לאפיין את העדיפות של המשימות ובכך לייצר לעצמך סדר מעבר על המשימות שיניב לך את התוצאות הטובות ביותר.

לא מדובר במדע מדויק. השלמת משימה היא דבר שמחזיר אנרגיה ולא רק לוקח אנרגיה. אם היום אתה ביום שבו קשה לך להתמודד עם המשימות הכי חשובות בגלל שהמשימות הללו הן גם מורכבות באופן יחסי, תעשה לעצמך טובה גדולה אם תכיר בעובדה הזאת ותפנה לטיפול במשימות הכיפיות, הפשוטות, שטחיות, בנאליות, שחורות או כל תיאור שתמצא לנכון. גם את המשימות הללו אתה צריך להשלים ועדיף להשלים משימות מאשר לבהות במשימה מורכבת כל היום ולסיים את היום בחוסר סיפוק!

שיהיה לך יום פרודוקטיבי :)