חובת רישום נוכחות עובדים חלה על מעסיקים בישראל מאז 1 בפברואר 2009, כשנכנס לתוקף תיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר. התיקון מחייב את המעסיק לנהל רישום נוכחות לעובדיו, שבו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד מופיעות בנפרד.
אותו תיקון נוגע בשלושה מקומות: מה רושמים בפנקס שעות העבודה, מה מופיע בתלוש השכר, ומי צריך להוכיח מה כשעובד תובע שכר. בכל השלושה, רישום הנוכחות הוא הבסיס.
מה צריך להופיע בפנקס שעות העבודה
לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, המעסיק מנהל פנקס שעות עבודה, ובו:
- שעות העבודה
- שעות המנוחה השבועית
- שעות נוספות
- הגמול על שעות נוספות
- הגמול על עבודה במנוחה השבועית
את שעות העבודה, המנוחה והשעות הנוספות רושמים באופן שוטף, לפי השעות שהעובד עבד בפועל. כשהרישום לא נעשה באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, העובד חותם עליו כל יום, ואחראי שהמעסיק מינה לכך מאשר אותו בחתימה.
רישום דיגיטלי או רישום על נייר
החוק מכיר בשתי הדרכים, וההבדל ביניהן הוא בחתימות:
- רישום באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים: שעות העבודה נרשמות באופן שוטף, לפי השעות שהעובד עבד בפועל. חובת החתימה היומית לא חלה עליו.
- רישום ידני על נייר: אותו רישום שוטף, ובנוסף העובד חותם עליו כל יום, ואחראי שהמעסיק מינה לכך מאשר אותו בחתימה, אלא אם נקבעה לכך דרך אחרת לפי החוק.
איך נראה יומן נוכחות מסודר, מה רושמים בו ומי חותם, במדריך יומן נוכחות עובדים.
ביום־יום זה הבדל גדול. בעסק עם עשרה עובדים, רישום על נייר פירושו עשר חתימות של עובדים ועשרה אישורים של האחראי, בכל יום עבודה. יום אחד שנשכח, ודף הנוכחות כבר לא שלם.
מה צריך להופיע בתלוש השכר
תיקון 24 קבע גם אילו פרטים חייבים להופיע בתלוש השכר (בתוספת לחוק הגנת השכר). חלק מהם הם פרטי נוכחות, לכל תקופת תשלום:
- מספר ימי העבודה ושעות העבודה במקום העבודה
- מספר הימים שהעובד עבד בפועל
- מספר השעות שהעובד עבד בפועל
- ימי החופשה שניתנו ויתרת ימי החופשה
- ימי המחלה שנוצלו, וברוב המקרים גם יתרת ימי המחלה הצבורה
כלומר, התלוש נבנה מתוך רישום הנוכחות. בלי רישום יומי מדויק של נוכחות והיעדרויות, אין מאיפה למלא את השורות האלה. וכשהרישום דיגיטלי, הנתונים עוברים למערכת השכר בקובץ, בלי הקלדה מחדש.
מה קורה בתביעה כשאין רישום
כאן הרישום הופך מחובה לביטוח. לפי סעיף 26ב לחוק הגנת השכר, כשעובד תובע שכר ויש מחלוקת על שעות העבודה, והמעסיק לא הציג רישומי נוכחות מפנקס שעות העבודה, חובת ההוכחה עוברת למעסיק: הוא צריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות שבמחלוקת.
בתביעה על שעות נוספות, הכלל הזה חל על עד 15 שעות נוספות בשבוע או עד 60 שעות נוספות בחודש. במילים פשוטות: בלי רישום מסודר, המעסיק הוא שצריך להוכיח, וקשה מאוד להוכיח בלי רישום. איך זה נראה בפועל, ומה לשמור וכמה זמן, במדריך תביעת שעות נוספות: על מי חובת ההוכחה. על הכללים לתשלום שעות נוספות קראו בשעות נוספות לפי החוק.
גם תלוש חסר עולה כסף. לפי אותו סעיף, כשעובד תובע גמול שעות נוספות, גמול על עבודה במנוחה השבועית, דמי חופשה, דמי הבראה או דמי נסיעות, והמעסיק לא מסר לו תלוש, או מסר תלוש בלי הרכיבים האלה, ההנחה היא שהשכר ששולם הוא שכר רגיל שלא כולל אותם, אלא אם המעסיק יוכיח אחרת.
ולפי סעיף 26א לחוק, כשמעסיק לא מסר תלוש בזמן או מסר תלוש שחסרים בו פרטים, ביודעין, בית הדין לעבודה רשאי לפסוק לעובד פיצויים לדוגמה על כל תלוש כזה, גם בלי שהעובד יוכיח נזק.
גם מחוץ לבית הדין הרישום נבדק: בביקורת של משרד העבודה מפקח יכול לבקש את פנקס שעות העבודה, וניהול לא תקין שלו הוא הפרה שאפשר להטיל עליה עיצום כספי. מה בודקים בביקורת וכמה עולה כל הפרה, בביקורת משרד העבודה ואכיפת דיני עבודה.
מה זה אומר ביום־יום
רישום כללי של “מי היה השבוע” לא מספיק. הדרך הפשוטה לעמוד בזה: לדעת, לכל עובד ולכל יום, אם הגיע, מתי נכנס ויצא, ואם נעדר. דיווח שעות דיגיטלי שומר את הרישום הזה לכל עובד, יום אחרי יום.
כשהרישום מתנהל על נייר או באקסל, הפערים מתגלים בסוף החודש: יום שאף אחד לא רשם, היעדרות שלא סומנה, שעת יציאה שמשחזרים מהזיכרון. ועל נייר צריך גם חתימה של העובד ושל האחראי, כל יום.
והרישום לא נגמר בסוף החודש: כדאי לשמור אותו שנים, גם אחרי שהעובד עזב. כמה זמן בדיוק, ומה עוד שומרים, במדריך כמה זמן שומרים רישומי נוכחות ושכר.
החובה לא נעצרת בדלת המשרד: גם ימי עבודה מהבית נרשמים. איך עושים את זה בפועל, במדריך דיווח שעות עבודה מהבית.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951, חוק הגנת השכר, התשי״ח–1958, חוק הגנת השכר (תיקון מס’ 24), התשס״ח–2008, ספר החוקים 2162.
זה מידע כללי. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
רישום נוכחות מסודר עם ProperTime
ב־ProperTime, מערכת נוכחות אינטרנטית, הרישום נבנה כל יום ולא בסוף החודש:
- כל עובד מדווח בעצמו, מהנייד, מהמחשב או משעון נוכחות פיזי.
- נוכחות והיעדרויות באותה מערכת, לכל עובד בנפרד.
- המנהל רואה את הדיווחים בכל רגע ומאשר אותם, בלי לחכות לסוף החודש.
- תזכורת לעובדים ששכחו לדווח, כדי שלא יישארו ימים ריקים.
- קובץ מוכן לשכר בסוף החודש.
רוצים רישום נוכחות שמתעדכן מעצמו? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.