דוח נוכחות חודשי הוא סיכום חודש העבודה של כל עובד: כניסות ויציאות לכל יום, סך השעות, שעות נוספות לפי תעריף והיעדרויות לפי סוג. לפיו מחשבים את השכר, ולכן יום חסר או חופשה שלא סומנה עוברים ישר לתלוש. כך מוודאים שהוא מלא ונכון לפני סגירת החודש.
המדריך מיועד למנהלי משרד, לחשבי שכר ולמנהלים שמאשרים שעות: מה צריך להיות בדוח, מתי בודקים אותו, איפה טועים ואיך הוא עובר לשכר.
מה צריך להופיע בדוח נוכחות חודשי
דוח טוב עונה על שאלה אחת: כמה כל עובד עבד החודש, ועל מה. בשביל זה הוא צריך לכלול:
- כניסות ויציאות לכל יום עבודה, כדי שאפשר לבדוק כל יום בנפרד.
- סך השעות לחודש, כולל שעות נוספות.
- שעות נוספות בנפרד, לפי התעריף: שתי השעות הנוספות הראשונות בכל יום ב־125% לפחות, ומהשעה השלישית ב־150% לפחות. כל הפרטים על שעות נוספות לפי החוק.
- היעדרויות וחופשות, כל אחת בתאריך שלה ולפי הסוג: חופשה, מחלה, מילואים. לכל סוג יש קוד אחר בשכר.
- נסיעות, אם משלמים לעובדים החזר נסיעות.
- שעות לפי פרויקט, אם העובדים מחלקים את הזמן בין לקוחות ופרויקטים. כך רואים לא רק כמה עבדו, אלא גם איפה.
וזה לא רק נוהל פנימי. מאז תיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר, שנכנס לתוקף ב־2009, המעסיק חייב לנהל רישום נוכחות, שבו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד מופיעות בנפרד. מה בדיוק החוק דורש.
דוח נוכחות חודשי לעובד
אפשר להפיק את הדוח לכל העובדים יחד, או דוח נוכחות חודשי לעובד אחד. הוא בנוי כמו הדוח הכללי, רק לאדם אחד: כניסות ויציאות לכל יום, סך השעות, שעות נוספות לפי התעריף והיעדרויות לפי תאריך. מתי צריך אותו:
- עובד שרוצה לבדוק את התלוש. הוא רואה כל יום, כל שעה נוספת וכל היעדרות שנכנסו לשכר שלו.
- מנהל שבודק עובד מסוים. למשל עובד שצובר הרבה שעות נוספות, או שיש לו כמה ימים בלי יציאה.
- שאלה על חודש שכבר נסגר. כשעובד שואל על תלוש קודם, הדוח של אותו חודש מראה מה דווח ומה אושר.
עובד ביקש לקבל את דוח הנוכחות שלו? מה מגיע לו, מה מוסרים ובאיזו צורה.
דוגמה לדוח נוכחות חודשי
כך נראה חודש של עובד אחד, אחרי שהדיווחים הושלמו ואושרו. בחודש יש 22 ימי עבודה. בדוגמה, לפי חוזה העבודה של העובד, יום עבודה רגיל הוא 8 שעות, וכל שעה מעבר לזה נספרת כשעה נוספת. לפי צו ההרחבה לקיצור שבוע העבודה ל־42 שעות, בשבוע של חמישה ימים יום העבודה הרגיל ארוך קצת יותר: 8.6 שעות בארבעה ימים, ו־7.6 שעות ביום אחד קבוע בשבוע. אבל חוזה העבודה יכול לקבוע לעובד תנאים טובים יותר, כמו בדוגמה. אלה הימים שכדאי לעצור עליהם:
| יום בחודש | כניסה | יציאה | שעות | מה רואים בדוח |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 08:00 | 16:00 | 8 | יום רגיל |
| 2 | 07:30 | 17:30 | 10 | 2 שעות נוספות ב־125% |
| 6 | 08:00 | 16:00 | 8 | העובד שכח לדווח יציאה. היא הושלמה, והמנהל אישר |
| 9 | – | – | – | חופשה |
| 13 | – | – | – | מחלה |
| 20 | 07:00 | 18:00 | 11 | 3 שעות נוספות: 2 ב־125%, 1 ב־150% |
| 23 | – | – | – | מילואים |
ובסוף החודש, הסיכום שעובר לשכר:
| נתון | סיכום החודש |
|---|---|
| ימי עבודה בחודש | 22 |
| ימים שהעובד עבד | 19 |
| היעדרויות | חופשה 1, מחלה 1, מילואים 1 |
| סך השעות | 157 |
| מתוכן שעות רגילות | 152 |
| שעות נוספות ב־125% | 4 |
| שעות נוספות ב־150% | 1 |
שלושה דברים שכדאי לראות בדוח הזה: כל היעדרות מופיעה בתאריך שלה ולפי הסוג שלה, השעות הנוספות מופרדות לפי התעריף, והיציאה שנשכחה ב־6 לחודש הושלמה ואושרה לפני הסגירה, ולא בתלוש של החודש הבא.
מה בודקים לפני סגירת חודש
שלוש בדיקות קצרות לפני שהדוח עובר לשכר:
- דיווחים חסרים. ימים בלי כניסה או בלי יציאה, ועובדים ששכחו לדווח. עדיף לסגור את זה עכשיו מאשר לתקן בתלוש של החודש הבא.
- אישורי מנהל. כל מנהל עובר על הדיווחים של הצוות שלו ומאשר אותם. מי שמכיר את העבודה מזהה מהר יום ארוך מדי או שעות על פרויקט לא נכון. מי מאשר מה, ואיך מתקנים בלי לאבד את הסדר, במדריך אישור שעות עבודה.
- היעדרויות שלא סומנו. יום בלי דיווח הוא לא תמיד שכחה. לפעמים זו חופשה או מחלה שלא נרשמו. בודקים מול יומן החופשות ומסמנים לפני הסגירה.
ומעבר לשכר: אותו דוח מראה כמה זמן הלך על כל לקוח ופרויקט. זה המידע שעוזר לתמחר נכון את העבודה הבאה ולראות איפה הזמן בורח. איך עוקבים אחרי השעות האלה לאורך החודש ואיך מחייבים לפיהן לקוחות, במדריך דוח שעות עבודה חודשי.
שגרת בדיקה חודשית: קצת כל שבוע, לא הכול ביום האחרון
שלוש הבדיקות האלה קלות כשמחלקים אותן לאורך החודש. ביום האחרון, עם כל העובדים וכל הימים, הן הופכות לערב של טלפונים. שגרה פשוטה:
- כל שבוע: משלימים חורים. עוברים על ימים בלי כניסה או יציאה ומשלימים אותם, כשהעובד עוד זוכר מתי יצא.
- כל שבוע: המנהלים מאשרים. כל מנהל מאשר את השבוע של הצוות שלו. שבוע אחד בודקים באמת. חודש שלם מאשרים בלי להסתכל.
- באמצע החודש: שעות נוספות. בודקים מי כבר צבר שעות נוספות, והאם זה תואם את מה שתוכנן. עדיף לגלות את זה עכשיו מאשר בתלוש.
- בשבוע האחרון: היעדרויות. משווים ליומן החופשות ולאישורי המחלה, ונותנים סיבה לכל יום ריק.
- ביום הסגירה: בדיקה אחרונה. עוברים על הסיכומים של כל עובד, ורק אז מעבירים לשכר. חמש הבדיקות לפי הסדר: בדיקת דוח נוכחות לפני שכר.
איך נראה מעקב נוכחות והיעדרות שוטף, עם דוגמה של חודש אחד פעמיים. ומי אחראי על כל שלב, מההחתמה בבוקר ועד קובץ השכר: איך עובר חודש נוכחות.
טעויות נפוצות בדוח נוכחות חודשי
- משלימים שעות מהזיכרון. יציאה שנרשמת שלושה שבועות אחרי היא ניחוש, וניחוש עובר לתלוש.
- דוח ידני שממלאים בסוף החודש. לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, רישום על נייר צריך חתימה של העובד ושל אחראי מטעם המעסיק בכל יום, לא פעם בחודש.
- שעות נוספות שאף אחד לא בדק. שעה נוספת שנרשמה כשעה רגילה יוצרת תלוש שגוי, והתיקון עובר לחודש הבא.
- סוג היעדרות לא נכון. מחלה שסומנה כחופשה, או מילואים שסומנו כמחלה, משנים גם את התלוש וגם את היתרות של העובד.
- תיקונים באקסל, בצד. הדוח אומר דבר אחד, הקובץ שעבר לשכר אומר דבר אחר, ובחודש הבא אף אחד לא יודע מה נכון. כל תיקון נעשה בדוח עצמו ומאושר בו.
- עובד שהתחיל או סיים באמצע החודש. הימים שלפני תחילת העבודה נראים כמו היעדרות, או שהימים האחרונים לא נכנסים. בודקים את התאריכים לפני הסגירה.
העברת הדוח לשכר
כשהדוח מאושר, נשאר להעביר אותו למערכת השכר. ארבעה כללים שחוסכים את רוב התיקונים:
- תאריך סגירה קבוע. כולם יודעים עד מתי משלימים ומאשרים, ואחרי התאריך הזה לא פותחים את החודש מחדש. קובעים אותו מוקדם מספיק כדי שהמשכורת תצא עד ה־9 בחודש: מועד תשלום משכורת לפי חוק, ומה עולה הלנת שכר.
- רק נתונים מאושרים עוברים. דיווח שלא אושר מחכה למנהל, ולא נכנס לשכר “בינתיים”.
- לא מקלידים מחדש. כל הקלדה של שעות מדוח אחד למערכת אחרת היא עוד מקום לטעות. עדיף קובץ שנטען ישירות.
- בודקים אחרי הטעינה. משווים את סך השעות והשעות הנוספות במערכת השכר למה שהיה בדוח. פער קטן עכשיו חוסך בירור עם העובד אחרי התלוש.
חישוב השכר וההפקה של התלושים נשארים במערכת השכר. תפקיד הדוח הוא להגיע אליה שלם, מאושר ובפורמט הנכון.
איך מפיקים דוח נוכחות חודשי ב־ProperTime
מערכת הנוכחות ProperTime בונה את הדוח החודשי לאורך החודש, מתוך הדיווחים עצמם:
- דיווח שעות מכל מקום. העובדים מדווחים מה־WEB, מאפליקציית Android ו־iOS או משעון נוכחות פיזי, וכל הדיווחים נכנסים לאותו דוח. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום.
- נוכחות, היעדרויות ופרויקטים יחד. כניסות ויציאות, היעדרויות כולל יומן חופשה, ושעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה.
- אישור מנהל. מנהלים מאשרים דיווחים ובודקים חריגים לפני סגירת החודש, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות. הדוח זמין בכל רגע, כך שאפשר לתפוס דיווח חסר כבר באמצע החודש.
- קובץ שכר מוכן לטעינה. בסוף החודש ProperTime מייצרת קובץ בפורמט של מערכת השכר שלכם: מיכפל, מלם, שיקלולית או חשבים. הקובץ כולל שעות עבודה עם תעריפי שעות נוספות, היעדרויות שממופות לקודי השכר שלכם ונסיעות לצורך החזרים, וגם משמרות ותוספות שכר. פחות העתקה לאקסל ופחות טעויות הקלדה. מחפשים את הדוח שמסכם שכר לכל עובד? דו״ח שכר חודשי מפורט ברמת עובד במרכז העזרה.
- מאושרת לרשות החדשנות. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
- קל להתחיל. ההטמעה קלה, התמיכה זמינה תמיד, ואנחנו מלווים אתכם בהתחלה.
רוצים לראות איך זה נראה אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.