שעון נוכחות סלולרי הוא אפליקציה שבה העובד מחתים כניסה ויציאה בלחיצה מהטלפון, מכל מקום, והשעות נכנסות ישר לדוח הנוכחות. זה מה שצריך טכנאי שיוצא מהבית ישר ללקוח, סוכן שעובר בין לקוחות או מי שעובד מהבית. בלי דיווח מהנייד, השעות שלהם מגיעות בסוף החודש בהודעה, בטבלה או מהזיכרון, ומישהו צריך לבדוק ולהקליד אותן.
איך עובד שעון נוכחות סלולרי
שעון נוכחות סלולרי, או שעון נוכחות באפליקציה, הוא בעצם השעון שבכניסה, רק בטלפון של העובד. העובד מחתים כניסה באפליקציה כשהוא מתחיל לעבוד, ויציאה כשהוא מסיים. האפליקציה זמינה ל־Android ול־iOS, והמערכת רושמת גם את המיקום שממנו העובד דיווח.
מי שמדווח שעות לפי פרויקט או משימה עושה את זה מאותה אפליקציה. במערכת דיווח השעות של ProperTime מסדרים את העבודה לפי לקוח, פרויקט ומשימה, והעובד מדווח כמה שעות עבד על כל משימה.
החתמה מהנייד, צעד אחר צעד
- העובד פותח את האפליקציה ומחתים כניסה כשהוא מתחיל לעבוד, בבית, ברכב או באתר של הלקוח.
- המערכת רושמת את השעה ואת המיקום של ההחתמה.
- במהלך היום, מי שמדווח לפי לקוח, פרויקט או משימה בוחר אותם מהרשימה שהגדרתם.
- בסוף העבודה העובד מחתים יציאה, ושום דבר לא צריך לחכות לחזרה למשרד.
- ההחתמה מופיעה אצל המנהל במערכת, באותו דוח עם ההחתמות מהשעון ומהמחשב.
מה המנהל רואה
המנהל לא צריך להתקשר לכל איש שטח כדי לדעת מה קורה. במערכת הוא רואה מי כבר התחיל לעבוד ומי נעדר, ולכל החתמה את השעה ואת המיקום שממנו דווחה. במהלך החודש הוא עובר על הדיווחים, בודק חריגים ומאשר. מי שמדווח שעות על משימות מוסיף לו תמונה נוספת: כמה שעות הלכו לכל לקוח ולכל פרויקט.
עובדי שטח: מי נהנה הכי הרבה
- טכנאים ואנשי שירות, שיוצאים מהבית ישר ללקוח ולא עוברים במשרד.
- סוכנים ואנשי מכירות, שעוברים בין לקוחות לאורך היום.
- עובדים מהבית או בעבודה היברידית, שמחתימים מהטלפון או מהמחשב, לפי מה שנוח להם באותו יום.
- צוותים באתרים של לקוחות, שההחתמה שלהם נרשמת עם המיקום ולא תלויה בשעון שבמשרד.
מנהלים נציגי מכירות? ראו נוכחות נציגים בשטח.
יום בשטח: ככה זה נראה אצל טכנאי
ניקח טכנאי שמתקין ומתקן ציוד אצל לקוחות. היום שלו מתחיל רחוק מהמשרד, ובדרך כלל גם נגמר רחוק ממנו.
- בבוקר, אצל הלקוח הראשון. הוא יוצא מהבית ישר לאתר ומחתים כניסה באפליקציה כשהוא מתחיל לעבוד. המיקום נרשם יחד עם השעה, כך שברור מתי ואיפה התחיל היום.
- במשרד, באותו בוקר. המנהל רואה במערכת מי כבר התחיל לעבוד ומי נעדר, בלי להרים טלפון לכל אחד.
- בין לקוח ללקוח. אחרי כל קריאה הטכנאי מדווח כמה זמן עבד, על הלקוח, הפרויקט או המשימה. בסוף היום כבר ידוע כמה שעות הלכו לכל לקוח. ומתי הנסיעה בין הלקוחות נחשבת כשעות עבודה? הכול במדריך האם זמן נסיעה נחשב שעות עבודה.
- בסוף היום. הוא מחתים יציאה מהטלפון, איפה שהוא נמצא, ולא נוסע למשרד רק כדי להחתים.
- במהלך החודש. המנהל עובר על הדיווחים, בודק חריגים ומאשר, כל עוד כולם עוד זוכרים מה קרה באותו יום.
- בסוף החודש. השעות של הטכנאי כבר במערכת, מאושרות, יחד עם ההיעדרויות. חשב השכר מקבל קובץ מוכן, ואף אחד לא מקליד שעות מהודעות בטלפון.
למה דיווח מהנייד מדויק יותר
- מדווחים בזמן, לא בדיעבד. העובד מחתים כשהוא מתחיל וכשהוא מסיים, במקום לשחזר שעות בסוף השבוע.
- רואים מאיפה דיווחו. מיקום הדיווח נרשם יחד עם השעה. מה מותר למעסיק לעשות עם המיקום? הכול במדריך מעקב מיקום עובדים.
- כל דיווח נרשם. זה בדיוק מה שחובת רישום הנוכחות דורשת מהמעסיק, גם לגבי עובדים שלא נמצאים במשרד.
- המנהל רואה את הדיווחים במהלך החודש. הוא מאשר דיווחים ובודק חריגים בזמן, ולא כשחשב השכר כבר סוגר את החודש.
- הדוח מוכן בסוף החודש. כל הדיווחים כבר במערכת, ומשם מפיקים קובץ מוכן לשכר.
נייד, מחשב ושעון: הכול נכנס לאותו מקום
לא כל עובד צריך לדווח מהנייד. מי שבמשרד מחתים בשעון נוכחות פיזי (טביעת אצבע, כרטיס RFID או טוקן), מי שבבית מדווח מהמחשב, ומי שבשטח מדווח מהנייד. כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת נוכחות אינטרנטית, יחד עם ההיעדרויות והמשימות. כך עובד שעון הנוכחות של ProperTime: שלוש דרכים להחתים, דוח אחד. ההטמעה פשוטה, והתמיכה זמינה לאורך כל הדרך.
דיווח מהנייד לרשות החדשנות
חברות שמקבלות מענק מרשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי) צריכות לדווח שעות במערכת מאושרת. ProperTime מאושרת לדיווח הזה, והיא המערכת הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל, בהתאם לקריטריונים של רשות החדשנות ולהגדרת טווח מורשה. כל הפרטים בעמוד דיווח שעות לרשות החדשנות.
איך מתחילים
- משאירים פרטים. אנחנו מקימים לכם ניסיון של 14 ימים במערכת הנוכחות של ProperTime, וחוזרים אליכם להפעלה והדרכה.
- מייבאים את פרטי העובדים. אין צורך להקליד כל עובד מחדש.
- מחליטים מי מחתים איפה. מי שבשטח מהנייד, מי שבמשרד בשעון שבכניסה, ומי שבבית מהמחשב.
- העובדים בשטח מורידים את האפליקציה ל־Android או ל־iOS, ומתחילים להחתים כבר מהקריאה הבאה.
- מי שמדווח לפי פרויקט מקבל את רשימת הלקוחות, הפרויקטים והמשימות שהגדרתם, ומדווח עליהם מאותה אפליקציה.
צוות התמיכה זמין לכל שאלה, בתקופת הניסיון וגם אחריה.
רוצים שהעובדים בשטח יחתימו מהטלפון? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.