יומן נוכחות עובדים הוא הרישום של שעות העבודה: מתי כל עובד נכנס, מתי יצא ומתי נעדר. לפיו מחשבים את השכר בסוף החודש, והחוק מחייב את המעסיק לנהל אותו. לכן הוא צריך להיות מלא ומדויק. אפשר לנהל אותו ביומן נייר, באקסל או במערכת נוכחות שהעובדים מדווחים אליה מהנייד, מהמחשב או משעון נוכחות.
מה רושמים ביומן נוכחות
יומן נוכחות טוב עונה על שלוש שאלות, לכל עובד ובכל יום:
- מתי הגיע ומתי יצא – שעת כניסה ושעת יציאה, ומהן סך השעות.
- מתי נעדר ולמה – חופשה, מחלה, מילואים וכל היעדרות אחרת.
- על מה עבד – בעסקים שמחייבים לקוחות או עובדים לפי פרויקטים, גם כמה שעות הלכו לכל פרויקט ומשימה.
דוגמה ליומן נוכחות: שבוע של עובד אחד
כך נראה שבוע בספטמבר 2026 ביומן נוכחות של עובד אחד, אחרי שהדיווחים אושרו:
| תאריך | כניסה | יציאה | היעדרות | סך השעות |
|---|---|---|---|---|
| ראשון, 6.9.2026 | 08:00 | 16:30 | – | 8:30 |
| שני, 7.9.2026 | 07:45 | 17:15 | – | 9:30 |
| שלישי, 8.9.2026 | – | – | מחלה | – |
| רביעי, 9.9.2026 | 08:15 | 16:15 | – | 8:00 |
| חמישי, 10.9.2026 | 08:00 | 17:00 | – | 9:00 |
| סך הכול בשבוע | מחלה: יום אחד | 35:00 |
יום המחלה מופיע בעמודה משלו ולא כיום ריק, כך שרואים בנפרד מתי העובד עבד ומתי נעדר. מהשבועות האלה נבנה בסוף החודש דוח הנוכחות החודשי שעובר לשכר.
יומן נוכחות לפי החוק
יומן נוכחות הוא לא רק כלי לחישוב השכר: חוק הגנת השכר מחייב אותו מאז 1 בפברואר 2009 (תיקון מספר 24). בקצרה, רושמים לכל עובד את הנוכחות ואת ההיעדרויות בנפרד, באופן שוטף ולפי השעות שעבד בפועל. ביומן נייר צריך גם חתימה של העובד ושל אחראי מטעם המעסיק, כל יום, לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה. ואם עובד תובע שכר ואין רישום, המעסיק הוא שצריך להוכיח, וכך זה עובד גם בתביעת שעות נוספות: יומן מלא הוא ההגנה הטובה ביותר. זה נכון גם לבכירים: עובד שהוגדר במשרת אמון יכול לתבוע שעות נוספות, ואז היומן מראה כמה עבד בפועל (משרת אמון: על מי החוק לא חל, ולמה בכל זאת רושמים). אותו היגיון חל על הודעה לעובד על תנאי העסקה, שמוסרים לכל עובד חדש: בהודעה כתוב מה סוכם, וביומן רשום מה קרה בפועל. מה בדיוק צריך להופיע ברישום, עם הסעיפים בחוק: חובת רישום נוכחות: מה החוק דורש מהמעסיק. ומה מפקח העבודה בודק ביומן, וכמה עולה הפרה: ביקורת משרד העבודה ואכיפת דיני עבודה.
זה מידע כללי. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
בודקים את היומן כל שבוע, לא בסוף החודש
יומן נוכחות שווה משהו רק כשהוא שלם. ההרגל שעושה את ההבדל: לעבור על היומן פעם בשבוע ולחפש שלושה דברים:
- יום ריק – בלי כניסה, בלי יציאה ובלי היעדרות. או שהעובד שכח לדווח, או שהיעדרות לא סומנה.
- החתמה פתוחה – כניסה בלי יציאה, או יום של 14 שעות שנראה כמו שכחה.
- היעדרות בלי סוג – כל היעדרות מקבלת שם: חופשה, מחלה או מילואים. בשכר כל אחת מהן מחושבת אחרת.
כשמתקנים באותו שבוע, העובד עוד זוכר מתי יצא, והמנהל מאשר את התיקון. בסוף החודש כבר משחזרים מהזיכרון, וזה בדיוק ההפך מרישום שוטף.
יומן נייר או אקסל: איפה זה נתקע
בעסק קטן, דף על הקיר או קובץ אקסל משותף יכולים להספיק. הבעיות מתחילות כשיש יותר עובדים, יותר מקומות עבודה ויותר שעות להעביר לשכר:
- עובד שכח לרשום, וממלא את השעות בסוף השבוע מהזיכרון.
- מי שעובד בשטח, אצל לקוח או מהבית לא עובר ליד הדף.
- בסוף החודש מישהו מעתיק את כל השעות לקובץ השכר, וכל העתקה היא עוד מקום לטעות.
- כשעובד שואל על השעות שלו, מחפשים בין דפים וקבצים.
איך יודעים שהגיע הזמן לעבור? ריכזנו את הסימנים במאמר ניהול נוכחות באקסל: מתי זה מספיק ומתי עוברים למערכת. ומי שעדיין עובד על נייר יכול להדפיס דף שעות עבודה חודשי מוכן.
יומן נוכחות דיגיטלי: כל הדיווחים במקום אחד
ביומן נוכחות דיגיטלי העובד מדווח כניסה ויציאה ברגע שהוא מתחיל לעבוד, מהמקום שבו הוא נמצא:
- במשרד – מחתימים בשעון נוכחות בכניסה: טביעת אצבע, כרטיס עובד או טוקן.
- בשטח – מדווחים מהנייד באפליקציה ל־Android ול־iOS, והמערכת רושמת גם את מיקום הדיווח.
- מהבית – מדווחים מהמחשב.
כל הדיווחים נכנסים לאותו יומן. המנהל רואה מי הגיע ומתי כבר במהלך היום, מאשר דיווחים ובודק חריגים, ולא מגלה בסוף החודש שחסרות שעות.
איך זה עובד ב־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות עובדים שמנהלת את יומן הנוכחות מהדיווח ועד השכר:
- נוכחות, היעדרויות ומשימות ביומן אחד – כניסות ויציאות, היעדרויות ושעות לכל לקוח, פרויקט ומשימה.
- בקרה למנהלים – המנהלים מאשרים את הדיווחים, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות.
- קובץ מוכן לשכר – בסוף החודש מפיקים קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, כולל משמרות ותוספות שכר. לא מקלידים שעות מחדש.
- מאושרת לרשות החדשנות – ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
ההטמעה קלה: מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח, וצוות התמיכה זמין לכל שאלה. רוצים לעבור מיומן נייר או מאקסל ליומן נוכחות דיגיטלי? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.