בחישוב משכורת לפי שעות, התלוש נכון רק אם השעות נכונות. ורוב הטעויות לא קורות בתעריף, אלא בדקות: 8:45 שהוקלד כ-8.45, הפסקה שירדה פעמיים, או עיגול שנראה תמים ומצטבר לשעתיים בחודש.
מערכת השכר מחשבת לפי מה שמזינים לה. שעה שנשכחה, שעה נוספת שנרשמה כשעה רגילה או יום מחלה שלא דווח, יגיעו לתלוש כמו שהם.
המדריך הזה מיועד למעסיקים, למנהלי משרד ולחשבי שכר שמשלמים לעובדים לפי שעה: איך מחשבים, איך הופכים דקות לשעות, מה עושים עם הפסקות ועיגול, ואיך השעות מגיעות למערכת השכר מדויקות. את החישוב של חודש שלם, עם שעות נוספות צעד אחר צעד, תמצאו במדריך למחשבון משכורת.
ProperTime היא מערכת נוכחות שדואגת שהשעות יגיעו למערכת השכר מדויקות ומוכנות. החישוב עצמו והתלושים נשארים במערכת השכר שלכם.
איך מחשבים משכורת לפי שעות
הבסיס פשוט: השעות הרגילות שהעובד עבד בחודש, כפול השכר שלו לשעה. אבל לפני הכפל צריך לדעת כמה שעות באמת היו בכל יום: מהכניסה עד היציאה, פחות הפסקות שלא נחשבות כשעות עבודה, ובשעות עשרוניות ולא בשעות ודקות. והשכר לשעה לא יכול להיות נמוך משכר המינימום לשעה, שמתעדכן בדרך כלל ב-1 באפריל.
לבסיס הזה מוסיפים:
- שעות נוספות, בתעריף גבוה יותר. על שתי השעות הנוספות הראשונות בכל יום משלמים לפחות 125% מהשכר הרגיל לשעה, ומהשעה הנוספת השלישית לפחות 150%. כל הפרטים על שעות נוספות לפי החוק. במשמרת לילה השעות הנוספות מתחילות כבר אחרי 7 שעות, ככה זה עובד.
- היעדרויות בתשלום, כמו חופשה או מחלה. כל סוג נרשם עם קוד השכר שלו, ומערכת השכר יודעת איך לחשב אותו.
- נסיעות, לצורך החזר נסיעות.
התוצאה היא השכר ברוטו. משם מערכת השכר ממשיכה לניכויים ולתלוש. בונוס, אם יש, נכנס לברוטו של החודש שבו משלמים אותו: מה מנכים מבונוס לעובד, ומתי הוא נכנס לפנסיה.
מדקות לשעות: 8:45 זה לא 8.45
שעון הנוכחות מראה שעות ודקות. מערכת השכר והמחשבון עובדים עם שעות עשרוניות. כדי לעבור מאחד לשני, מחלקים את הדקות ב-60:
- 15 דקות = 0.25 שעה
- 20 דקות = 0.33 שעה
- 30 דקות = 0.5 שעה
- 40 דקות = 0.67 שעה
- 45 דקות = 0.75 שעה
- 50 דקות = 0.83 שעה
כלומר 8:45 שעות עבודה הן 8.75 שעות. מי שמקליד 8.45 מוריד לעובד 18 דקות באותו יום, בלי לשים לב.
טיפ לאקסל: אם השעות רשומות בתא בפורמט שעה (8:45), מכפילים את התא ב-24 ומגדירים את התוצאה כמספר. כך מקבלים 8.75, ואפשר להכפיל בשכר לשעה.
רוצים לחשב בלי אקסל? במחשבון שעות עבודה מזינים כניסה, יציאה והפסקה, ומקבלים את השעות של כל יום ושל כל השבוע, כבר בשעות עשרוניות.
הפסקות: מתי הן נספרות כשעות עבודה
ביום עבודה של 6 שעות ומעלה מגיעה לעובד הפסקה של 45 דקות לפחות, ומתוכן 30 דקות ברצף. בדרך כלל ההפסקה לא נחשבת כשעות עבודה, ולכן מורידים אותה מהיום.
יש מקרה אחד שבו ההפסקה כן נספרת: כשהמעסיק מבקש מהעובד להישאר במקום העבודה בזמן ההפסקה. אז היא חלק משעות העבודה, ומשלמים עליה. כל הכללים, כולל משמרות ארוכות והפסקות קצרות, במדריך להפסקות בעבודה לפי חוק.
שתי טעויות נפוצות:
- הפסקה שירדה פעמיים. העובד דיווח יציאה וכניסה סביב ההפסקה, ובנוסף מישהו הוריד ממנו 45 דקות קבועות. העובד מפסיד 45 דקות ביום.
- הפסקה שירדה כשהעובד נשאר באתר. מנהל עבודה שאמר לצוות לאכול ליד הציוד ולהישאר זמין, והשעות ירדו כרגיל. לפי הכלל, ההפסקה הזו נחשבת כשעות עבודה.
עיגול שעות: לדקה, לרבע שעה או בכלל לא
הכי פשוט והכי הוגן לחשב לפי הדקות המדויקות. מי שבכל זאת מעגל, כדאי שיקבע כלל אחד בכתב, זהה לכל העובדים, ויבדוק שהוא לא פועל תמיד לאותו כיוון.
עיגול נראה תמים כי מדובר בכמה דקות. עובד שמדווח יציאה ב-16:07 ונרשם ל-16:00 מאבד 7 דקות. 7 דקות ביום, 20 ימי עבודה בחודש: 140 דקות, יותר משעתיים. בשכר של 48 ₪ לשעה זה כ-112 ₪ בחודש לעובד אחד.
דוגמה: מיום עבודה אמיתי עד השכר
עובד ששכרו 48 ₪ לשעה נכנס לעבודה ב-07:40 ויצא ב-16:10. הוא לקח הפסקה של 45 דקות, ולא התבקש להישאר באתר בזמן ההפסקה.
- מהכניסה עד היציאה: 8 שעות ו-30 דקות.
- פחות הפסקה: 8:30 פחות 45 דקות = 7 שעות ו-45 דקות.
- לשעות עשרוניות: 45 דקות הן 0.75 שעה, כלומר 7.75 שעות.
- שכר היום: 7.75 × 48 ₪ = 372 ₪.
עכשיו אותו יום, כשמישהו הקליד 7.45 במקום 7.75: 7.45 × 48 ₪ = 357.60 ₪. חסרים לעובד 14.40 ₪. נשמע מעט, אבל אם זה קורה בכל יום, ב-20 ימי עבודה חסרים לו 288 ₪ בחודש.
ועוד מקרה מוכר: ביום אחר העובד שכח לדווח יציאה, ושתי השעות הנוספות של אותו יום לא נרשמו. ב-125%, כלומר 60 ₪ לשעה, חסרים לו 120 ₪ בתלוש. הוא מגלה את זה רק כשהתלוש מגיע, ומשם מתחילים בירורים מול המנהל ותיקון בחודש הבא.
כדי לתפוס טעויות כאלה לפני התלוש, עוברים על השעות לפני כל חישוב. החישוב של חודש שלם ומה לבדוק לפני שמחשבים משכורת.
משמרת לילה: השעות הנוספות מתחילות מוקדם יותר
משמרת לילה היא משמרת שלפחות שעתיים ממנה הן בין 22:00 ל-06:00. יום עבודה במשמרת כזו הוא 7 שעות לכל היותר, ולכן השעות הנוספות מתחילות כבר מהשעה השמינית: שתי השעות הנוספות הראשונות ב-125% לפחות, ומהשלישית ב-150% לפחות.
דוגמה: עובד ששכרו 48 ₪ לשעה עובד במשמרת לילה מ-22:00 עד 07:00, עם הפסקה של 45 דקות.
- מהכניסה עד היציאה: 9 שעות.
- פחות הפסקה: 8 שעות ו-15 דקות, כלומר 8.25 שעות.
- 7 שעות רגילות: 7 × 48 ₪ = 336 ₪.
- 1.25 שעות נוספות ב-125%: 1.25 × 60 ₪ = 75 ₪.
- שכר המשמרת: 411 ₪.
הטעות הנפוצה היא לספור משמרת לילה כמו משמרת בוקר. אז השעה השמינית נרשמת כשעה רגילה, ולעובד חסרים לפחות 12 ₪ על כל משמרת. ב-20 משמרות לילה בחודש, זה לפחות 240 ₪.
תוספת על שעות הלילה עצמן, אם יש, נקבעת בהסכם העבודה. כדי שמערכת השכר תחשב אותה, ומשמרת שחוצה חצות תיספר כמשמרת אחת, שעות הלילה צריכות להגיע אליה מסומנות. איך מעבירים לשכר שעות לילה, שבת ומשמרות.
במערכת דיווח השעות של ProperTime עובד המשמרת מדווח מהשעון, מהנייד או מהמחשב, והמנהל רואה את משמרות הלילה יחד עם כל שאר השעות ומאשר אותן לפני שהן עוברות לשכר.
טעויות נפוצות בחישוב שכר שעתי
- דקות שהוקלדו כשברים. 8:45 שהפך ל-8.45, ו-18 דקות נעלמו.
- הפסקה שירדה פעמיים, או הפסקה שירדה כשהעובד התבקש להישאר במקום העבודה.
- עיגול שתמיד יורד. כמה דקות ביום שמצטברות לשעתיים בחודש.
- שעות על נייר, בוואטסאפ או באקסל. מישהו מעתיק אותן ידנית למערכת השכר, ושם נכנסות טעויות ההקלדה.
- שעה נוספת שנרשמה כשעה רגילה. ההפרש בתעריף לא מגיע לתלוש.
- משמרת לילה שנספרה כמו יום רגיל. השעה השמינית נרשמה כשעה רגילה, ולא כשעה נוספת.
- היעדרות בלי קוד שכר. מערכת השכר לא יודעת איך לחשב את היום.
- מגלים בסוף החודש. יום חסר מתגלה רק כשחשב השכר כבר סוגר את החודש, ואין זמן לברר.
כדי שהחישוב ייצא נכון, מערכת השכר צריכה לקבל כל חודש נתוני נוכחות מלאים לכל עובד. הרשימה המלאה: מה מערכת השכר צריכה לקבל מהנוכחות.
רואים את השעות במהלך החודש
העובדים מדווחים נוכחות והיעדרויות מהמחשב, מהאפליקציה בנייד או משעון נוכחות פיזי. עובד בשטח מדווח מהנייד, ולא צריך לעבור במשרד. כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת, והמנהל רואה אותם כבר במהלך החודש. יום חסר או יום ארוך מדי מתגלה מיד, ולא כשחשב השכר כבר סוגר את החודש.
סוגרים חודש עם קובץ מוכן לשכר
מנהלים מאשרים את הדיווחים ובודקים חריגים. אחר כך ProperTime מפיקה קובץ בפורמט של מערכת השכר שלכם, מוכן לטעינה למיכפל, מלם, שיקלולית או חשבים. הקובץ כולל את סיכום שעות העבודה, כולל תעריפי שעות נוספות, לפי ההגדרות של הארגון שלכם. לא מקלידים שעות מחדש, ולא נכנסות טעויות הקלדה.
כל הפרטים על ממשק נוכחות לשכר: מה נכלל בקובץ ואיך הוא נטען למערכת השכר שלכם.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.