מערכת שכר (או בשמה המלא, מערכת נתוני שכר) היא תוכנה לחישוב משכורת, והיא מחשבת רק את מה שנכנס אליה: שעות, שעות נוספות, תוספות, היעדרויות וחופשות. את כל אלה היא מקבלת מהנוכחות. כשהנתונים מדויקים ומגיעים בזמן, סגירת החודש קצרה והתלוש נכון. כשלא, התיקונים מחכים לחודש הבא.
נתוני שכר בקצרה: נתוני הקלט הם מה שהעובדים עבדו (שעות, תוספות, היעדרויות, נסיעות), והפלט הוא תלוש, דיווחים לרשויות וקובץ לפנסיה. מי שמחזיק את הקלט הוא מערכת הנוכחות, ומי שמחשב ממנו משכורת היא מערכת השכר.
אם אתם חשבי שכר, מנהלי חשבונות או מנהלי משרד ומקבלים כל חודש שעות מכמה מקורות, הנה מה מערכת השכר עושה, מה כדאי לדרוש מהנוכחות כדי שהשעות יגיעו אליה מוכנות, מה לבדוק לפני שסוגרים את החודש, ואיך להעביר את הנתונים בלי להקליד.
מה עושה מערכת שכר ומה היא מקבלת מהנוכחות
מערכת שכר, או תוכנת שכר, נמצאת בארגון אצל חשב השכר, במחלקת השכר או אצל רואה החשבון. מערכות שכר מובילות בישראל הן, למשל, מיכפל, מלם, שיקלולית וחשבים.
מה מערכת השכר עושה כל חודש:
- מחשבת ברוטו. לפי התעריף השעתי או המשכורת החודשית, ולפי השעות שהעובד עבד בפועל, כולל שעות נוספות ותוספות.
- מחשבת ניכויים ונטו. מס הכנסה, ביטוח לאומי ומס בריאות, הפרשות לפנסיה, ומהם שכר הנטו.
- מפיקה תלושי שכר. תלוש לכל עובד, עם השעות, התוספות, ימי ההיעדרות ויתרות החופשה והמחלה.
- מכינה דיווחים. דיווחים חודשיים ושנתיים למס הכנסה, לביטוח לאומי ולקופות הפנסיה. הדיווח החודשי הוא טופס 102.
את המס, ההפרשות והתלוש מערכת השכר מחשבת לבד. את השעות, השעות הנוספות, ההיעדרויות והחופשות היא מקבלת מהנוכחות. כאן נכנסת מערכת הנוכחות: העובדים מדווחים בה, המנהלים מאשרים, ובסוף החודש הנתונים עוברים לתוכנת השכר. שעות שמגיעות חסרות או לא מסומנות יוצאות בתלוש לא נכון, גם בתוכנת השכר הטובה ביותר.
לכן כשבוחרים תוכנת תלושי שכר לארגון, כדאי לבדוק גם איך השעות יגיעו אליה: בקובץ מוכן מהנוכחות, או בהקלדה ידנית מדפים ומאקסלים. ומה לגבי התלוש עצמו, האם מותר לשלוח אותו לעובד במייל או באפליקציה? בתלוש שכר דיגיטלי.
נתוני שכר: מה לדרוש מהנוכחות לכל עובד
בכל חודש, לכל עובד:
- שעות עבודה, עם כניסה ויציאה לכל יום. זה הבסיס לכל חישוב משכורת לפי שעות.
- שעות נוספות, לפי ההגדרות של הארגון. שעה נוספת שנרשמה כשעה רגילה משנה את התלוש (ראו כמה משלמים על שעות נוספות לפי החוק).
- שעות לילה, שבת וערבי חג, ומשמרות, בנפרד משאר השעות. מהן נגזרות תוספות השכר.
- היעדרויות, כמו מחלה או מילואים, כל אחת עם קוד השכר שלה. כך מערכת השכר יודעת איך לחשב כל יום.
- ימי חופשה, מסומנים ביומן חופשה ולא משוחזרים מהזיכרון בסוף החודש.
- נסיעות, לצורך החזר נסיעות. ההחזר משולם לפי הימים שבהם העובד הגיע בפועל (ראו החזר הוצאות נסיעה לפי ימי עבודה).
תוספות שכר: השעות שמשנות את התעריף
שעה נוספת או שעה בשבת לא שוות בתלוש לשעה רגילה ביום שלישי בבוקר. שעות נוספות ועבודה בשבת משולמות בתעריף גבוה יותר, ובהרבה ארגונים גם שעות לילה וערבי חג מזכות בתוספת לפי הסכם העבודה. מערכת השכר יודעת לחשב את התוספת, אבל רק אם היא מקבלת את השעות האלה מסומנות.
כאן נכנסות רוב הטעויות שקשה לראות:
- משמרת שחוצה חצות. משמרת של 22:00 עד 06:00 מתחילה ביום אחד ונגמרת ביום אחר. אם היא נרשמת כשני חצאים, או שהשעות שאחרי חצות לא מסומנות כשעות לילה או שבת, התוספת יוצאת לא נכונה. ובלילה גם השעות הנוספות מתחילות מוקדם יותר, כבר אחרי 7 שעות (ראו משמרת לילה לפי חוק).
- שעות נוספות שנבלעות. עובד שנשאר שעתיים אחרי סוף היום, אבל השעות נרשמו כשעות רגילות. ההפרש בתעריף לא מגיע לתלוש.
- שבת או חג שלא סומנו. יום עבודה בשבת שנרשם כיום רגיל משולם כיום רגיל. וחג שנרשם כחופשה מוריד לעובד יום חופשה שלא ניצל (ראו דמי חגים).
לכן חשוב שהנוכחות תפריד בין סוגי השעות כבר בזמן הדיווח, ולא שמישהו ינסה לשחזר את זה בסוף החודש מתוך דף נייר.
קודי היעדרות: לכל יום חסר יש קוד
יום מחלה, יום חופשה ויום מילואים לא מחושבים אותו דבר. מערכת השכר מזהה כל סוג היעדרות לפי קוד השכר שלו, ומחשבת את היום לפיו. היעדרות שהגיעה בלי קוד, או עם הקוד של סוג אחר, מגיעה לתלוש עם סכום לא נכון. על ימי מילואים המעסיק גם מקבל החזר מהביטוח הלאומי, ולכן כדאי לרשום אותם בדיוק. איך, במדריך למעסיק של עובד במילואים.
מה כדאי לדרוש מהנוכחות:
- סוגי היעדרות לפי הארגון שלכם. מחלה, חופשה, מילואים, בדיקות וכל סוג אחר שאתם צריכים, וכל עובד רואה רק את הסוגים שרלוונטיים לו.
- דיווח לפי סוג, כבר ביום ההיעדרות. העובד מדווח “מחלה” או “מילואים”, ולא “לא הייתי”.
- התאמה לקודים של מערכת השכר. כל סוג היעדרות ממופה מראש לקוד השכר שלו, כך שבסוף החודש לא מתרגמים ידנית.
ניהול היעדרויות ב־ProperTime: איך מגדירים סוגי היעדרות ואיך הם מגיעים לקובץ השכר.
איפה זה נתקע בסוף החודש
בהרבה ארגונים השעות מגיעות מכמה מקומות: דף נוכחות על נייר, הודעה בוואטסאפ, קובץ אקסל של מנהל העבודה. חלק מהמנהלים מאשרים באיחור, וחשב השכר מחכה. אחר כך מישהו מעתיק הכול ידנית למערכת השכר, ושם נכנסות טעויות ההקלדה. הטעות מתגלה כשהעובד מקבל את התלוש, ועוברת לתיקון בחודש הבא.
מסירה חודשית לשכר: סדר קבוע חוסך מרדפים
הטעויות הגדולות בשכר לא נולדות מחישוב. הן נולדות ברגע המסירה, כשאין מי שאחראי ואין תאריך. מה כדאי לקבוע:
- יום סגירה קבוע. תאריך שכולם מכירים, למשל היום השלישי בחודש העוקב. עד אז העובדים משלימים דיווחים והמנהלים מאשרים.
- אחראי אחד לכל מחלקה. מי שמאשר את הנוכחות של הצוות, ולא חשב השכר שמנחש מה קרה.
- מסירה אחת, קובץ אחד. לא “עוד שעתיים של עובד אחד” בוואטסאפ אחרי שהקובץ כבר נשלח.
- רישום תיקונים. שעה שנוספה או נמחקה אחרי הסגירה נרשמת עם סיבה ותאריך, כדי שבחודש הבא יהיה ברור מה שונה ולמה.
- השוואה קצרה אחרי התלושים. סך השעות בנוכחות מול סך השעות בתלושים, לפני שהעובדים מגלים פער בעצמם.
מה צריך להופיע בדוח השעות שעובר לשכר, ואיך מפיקים אותו בלי להקליד, במדריך דוח שעות עבודה חודשי.
בקרת שכר: מה לבדוק לפני סגירת החודש
בקרת שכר מתחילה בנוכחות, ועדיף לעקוב אחריה במהלך החודש ולא רק בסופו. לפני שמעבירים את השעות לשכר, כדאי לעבור על הרשימה הזו. כל שורה בה חוסכת תיקון בתלוש:
- כל העובדים דיווחו את כל ימי העבודה? עובד שחסרים לו ימים יקבל תלוש חסר.
- אין ימים עם כניסה בלי יציאה? יציאה שנשכחה היא יום שלא נספר, או יום של 20 שעות.
- שעות נוספות מופיעות בנפרד משעות רגילות?
- שעות לילה, שבת וערבי חג מסומנות? במיוחד משמרות שחוצות חצות.
- לכל היעדרות יש סוג וקוד שכר?
- החופשות תואמות את יומן החופשה? יום חופשה שאושר צריך להופיע גם בדיווח.
- בחודש של מעבר שעון, בסוף מרץ ובסוף אוקטובר: משמרות הלילה בלילה של המעבר נספרו לפי השעות שעבדו בפועל? במעבר לשעון חורף הלילה ארוך בשעה, ובמעבר לשעון קיץ הוא קצר בשעה.
- נסיעות דווחו? ימי עבודה מהבית וימי היעדרות לא נספרים בהחזר הנסיעות.
- המנהלים אישרו את הדיווחים? מנהל שמכיר את העבודה מזהה מהר יום ארוך מדי או דיווח חסר.
רשימה קצרה יותר, של חמש בדיקות על דוח הנוכחות עצמו, בבדיקת דוח נוכחות לפני שכר.
ואחרי שהתלושים יוצאים, כדאי להשוות אותם לדוח הנוכחות של אותו חודש. מה לבדוק בתלוש השכר: טעויות נפוצות בשעות, בשעות הנוספות ובצבירת החופשה, ומה עושים כשמוצאים טעות.
נתוני שכר מוכנים: מה ProperTime מכינה למערכת השכר
כדי שתוכנה לחישוב משכורת תחשב נכון, השעות צריכות להגיע אליה מסודרות. ProperTime מכינה לה את הנתונים: שעות עבודה לכל עובד, שעות נוספות, שעות לילה ושבת, היעדרויות עם קודי השכר שלכם, ימי חופשה ונסיעות. הכול מאושר על ידי המנהלים, ומחכה בקובץ אחד בפורמט של מערכת השכר שלכם.
איך ProperTime מעבירה את הנתונים למערכת השכר
ProperTime היא מערכת נוכחות שמרכזת את כל הדיווחים במקום אחד ומעבירה אותם למערכת השכר בשלושה שלבים:
- אוספים דיווחים. העובדים מדווחים נוכחות מהמחשב, מהאפליקציה בנייד או משעון נוכחות פיזי, והיעדרויות מהמחשב או מהאפליקציה. כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת.
- מאשרים ובודקים. מנהלים מאשרים דיווחים ובודקים חריגים לפני סגירת החודש, בדוח נוכחות חודשי.
- מפיקים קובץ שכר. ProperTime מפיקה קובץ בפורמט של מערכת השכר שלכם, מוכן לטעינה למיכפל, מלם, שיקלולית או חשבים. הקובץ כולל את שעות העבודה והשעות הנוספות, משמרות ותוספות שכר, היעדרויות ויומן חופשה ממופים לקודי השכר שלכם, ונסיעות. לא צריך להקליד שעות מחדש.
ממשיכים לעבוד עם מערכת השכר שלכם. חישוב השכר והתלושים נשארים בה.
מה לבדוק לפני שבוחרים מערכת נוכחות שמזינה את השכר
- קובץ מוכן בפורמט של מערכת השכר שלכם. שאלו לאיזו מערכת שכר הקובץ מתאים ומה נכלל בו.
- תוספות וקודי היעדרות בקובץ. בדקו שהקובץ מעביר גם משמרות ותוספות שכר, ושההיעדרויות מגיעות עם קודי השכר שלכם.
- דיווח מכל ערוץ. עובד בשטח לא יעבור בשעון במשרד. צריך דיווח מהנייד, מהמחשב או משעון פיזי, לפי מה שמתאים לכל עובד.
- אישור מנהלים לפני הסגירה. מנהל שמכיר את העבודה מזהה מהר יום ארוך מדי או דיווח חסר. אישור לפני סגירת החודש חוסך תיקונים בתלוש.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות במערכת אחת. כשהכול במקום אחד, לא צריך להצליב קבצים לפני שמעבירים לשכר.
- הטמעה קלה ותמיכה זמינה. החודש הראשון הוא הקובע. בדקו שיש מי שילווה אתכם עד שקובץ השכר הראשון נטען.
כל הפרטים על ממשק נוכחות לשכר: מה נכלל בקובץ ואיך הוא נטען למערכת השכר שלכם.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.