דוח שעות ללקוח הוא הדף שמסביר את החשבונית: כמה שעות עבדתם בשבילו, על מה ומי עבד. כשמחייבים לפי שעות, הלקוח משלם על הזמן שלכם. לכן הוא רוצה לראות לאן הזמן הלך, ודוח טוב מראה לו את זה לפני שהוא שואל.
המדריך מיועד למשרדים שמחייבים לקוחות לפי שעה או לפי בנק שעות: רואי חשבון, עורכי דין, יועצים, משרדי הנדסה ואדריכלות, חברות תוכנה ו־IT, משרדי פרסום ועיצוב. מה להראות בדוח, איך עוברים מהדיווח של העובדים לחשבונית, ואיך בודקים את השעות לפני שהן יוצאות ללקוח.
מה הלקוח רוצה לראות בדוח השעות
לקוח שמקבל חשבונית על 42 שעות שואל שאלה אחת: על מה? דוח טוב עונה עליה בשורות ברורות:
- התקופה, הלקוח והפרויקט. איזה חודש, ואם יש ללקוח כמה פרויקטים, על איזה מהם עבדתם.
- שעות לפי משימה. “ישיבה עם ההנהלה”, “הכנת דוחות רבעוניים”, “תיקונים אחרי הערות” אומרים ללקוח הרבה יותר מ”ייעוץ, 42 שעות”.
- תאריכים. הלקוח זוכר שהייתה ישיבה ביום שלישי. כשהוא מוצא אותה בדוח באותו תאריך, הוא סומך גם על שאר השורות.
- מי עבד. בהרבה משרדים שעה של שותף ושעה של עובד מתחיל עולות אחרת. אם אצלכם זה כך, הדוח מראה את השעות של כל אחד, או לפחות של כל דרגה.
- סיכום מול מה שסוכם. סך השעות, התעריף והסכום. ואם יש ללקוח בנק שעות או תקרה: כמה נוצל החודש וכמה נשאר.
ומה הלקוח לא רוצה? מאתיים שורות של רבע שעה. הוא רוצה לעבור על הדוח בדקה. ברוב המקרים מספיקה שורה לכל משימה בכל יום, וסיכום לכל משימה בסוף.
מדיווח השעות לחשבונית
החשבונית מדויקת בדיוק כמו הדיווח שמאחוריה. שעה שהעובד שכח לרשום לא תגיע לחשבונית, ושעה שנרשמה על הלקוח הלא נכון תגיע ללקוח הלא נכון. הדרך משעת עבודה לשורה בחשבונית:
- העובדים מדווחים לפי לקוח, פרויקט ומשימה, באותו יום. מי שמשחזר בסוף החודש מה עשה ב־8 בו, מעגל ומנחש. ובעבודה לפי שעות, ניחוש עולה כסף: או שאתם מוותרים על שעות, או שהלקוח מקבל שעות שהוא לא מזהה.
- שעות לחיוב בנפרד משעות פנימיות. ישיבת צוות, הכנת הצעת מחיר או תיקון של טעות שלכם הם שעות עבודה, אבל הלקוח לא משלם עליהן. פרויקט פנימי או משימה נפרדת שומרים אותן מחוץ לדוח של הלקוח, והן עדיין רשומות.
- מנהל עובר על השעות ומאשר. על זה בפרק הבא.
- מפיקים דוח שעות לפי לקוח, מכפילים בתעריף ומצרפים לחשבונית.
דוגמה: משרד עם תעריפים של 350 ש״ח לשעה לשותף ו־220 ש״ח לשעה לעובד (התעריפים לדוגמה בלבד). החודש עבדו בשביל הלקוח 6 שעות של שותף ו־18 שעות של עובד:
| שעות | תעריף לשעה | סכום | |
|---|---|---|---|
| שותף | 6 | 350 ש״ח | 2,100 ש״ח |
| עובד | 18 | 220 ש״ח | 3,960 ש״ח |
| סה״כ | 24 | 6,060 ש״ח לפני מע״מ |
ללקוח עם בנק של 30 שעות בחודש, החשבון אחר אבל הדוח אותו דוח: 24 שעות נוצלו החודש, ו־6 נשארו. וכשלקוח מתקרב לתקרה באמצע החודש, ספרו לו עכשיו, לא בחשבונית.
ושלחו את הדוח יחד עם החשבונית, לא אחרי שהלקוח ביקש. דוח שמגיע מראש נראה כמו שקיפות. דוח שמגיע אחרי שאלה נראה כמו התגוננות.
ב־ProperTime מגדירים לקוחות, ולכל לקוח פרויקטים ומשימות. העובדים מדווחים במערכת דיווח שעות כמה שעות עבדו על כל משימה, מהאפליקציה ל־Android ול־iOS או מה־WEB, ומי ששכח לדווח מקבל תזכורת. בסוף התקופה מפיקים דוח שעות לפי לקוח או לפי פרויקט. ואותן שעות מראות גם כמה הלקוח עלה לכם, לא רק כמה הוא משלם: איך בודקים את זה, במדריך דיווח שעות לפי פרויקט.
אישור מנהל לפני שהחשבונית יוצאת
העובד רואה את היום שלו. המנהל רואה את הלקוח. לכן מישהו שמכיר את התיק עובר על השעות לפני שהן הופכות לחשבונית. מה הוא בודק:
- הלקוח הנכון. שעה שנרשמה על לקוח אחר עם שם דומה, או על פרויקט שכבר נסגר.
- משימות שהלקוח יבין. “שונות” ו”עבודה שוטפת” לא מסבירים כלום. עדיף לתקן עכשיו מאשר לענות על זה בטלפון.
- חריגות. שמונה שעות על משימה שבדרך כלל לוקחת שתיים. אולי טעות הקלדה, ואולי באמת היה מסובך. כדאי לדעת לפני שהלקוח שואל, ולהחליט מראש אם לחייב על כל השעות.
- שעות שנרשמו בצד הלא נכון. שעה פנימית שנכנסה לחיוב, או להפך: עבודה בשביל הלקוח שנרשמה כפנימית ונעלמה מהחשבונית.
ומתי מאשרים? לאורך החודש, לא בסופו. מנהל שמאשר כל שבוע עוד זוכר מה היה ביום שלישי. מנהל שמאשר 300 שורות ביום האחרון של החודש, מאשר בלי לקרוא. מי מאשר מה, ואיך מתקנים בלי לאבד את הסדר, במדריך אישור שעות עבודה.
ב־ProperTime המנהלים מאשרים את הדיווחים לאורך החודש ורואים בכל רגע כמה שעות הלכו לכל פרויקט ולכל משימה. כך בנק שעות שעומד להיגמר נראה בזמן, וכשמגיע סוף החודש השעות כבר בדוקות.
כשהלקוח שואל על שעה
ויכוח על חשבונית שעות הוא בדרך כלל לא על הסכום, אלא על השאלה אם אפשר לסמוך על הדוח. שלושה דברים עוזרים:
- סכמו מראש מה נספר. בהצעה או בהסכם: האם נסיעות, שיחות קצרות ומיילים נספרים, ולאיזו יחידה מעגלים, רבע שעה או חצי שעה. על מה שנכתב מראש לא מתווכחים אחר כך.
- ענו מהדוח, לא מהזיכרון. כשכל שעה רשומה בתאריך, על משימה ועם שם העובד, התשובה לוקחת דקה.
- מחליטים על ויתור במשרד, לא מול הלקוח. אם יש שעות שלא מתאימות לחיוב, למשל עובד חדש שלמד את התיק, המנהל מוריד אותן לפני שהחשבונית יוצאת. ויתור שכתוב בדוח (“4 שעות לא חויבו”) נראה הרבה יותר טוב מוויתור שהלקוח היה צריך לבקש.
רוצים לשלוח ללקוחות דוח שעות שעונה על השאלות לפני שהם שואלים? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.