אישור שעות עבודה הוא השלב שבו מנהל עובר על השעות שהעובדים שלו דיווחו ואומר: זה נכון, אפשר לשלם לפי זה. הוא קורה לפני שהנתונים מגיעים לשכר, ובשביל זה הוא קיים: לתפוס יציאה שנשכחה, שעה נוספת שאף אחד לא תכנן או חופשה שלא סומנה, כשעוד קל לתקן ולא בתלוש.
המדריך מיועד למנהלי צוותים, למנהלות משרד ולמי שמכין את השכר: למה לאשר בכלל, מי מאשר מה, באיזו תדירות, איך מתקנים בלי לאבד את הסדר, ומה מעבירים לשכר.
למה לאשר שעות עבודה
מי שמכין את השכר רואה מספרים. הוא לא יודע אם העובד באמת נשאר עד תשע בערב ביום שלישי, או שפשוט שכח להחתים יציאה. המנהל הישיר יודע, או יכול לברר בשיחה של דקה. בלי אישור, השעות עוברות לשכר כמו שהוקלדו, וכל טעות מגיעה לתלוש.
- טעויות נתפסות לפני התלוש. תיקון בתלוש של החודש הבא הוא הפרשים, הסברים ועובד שמרגיש שלא שילמו לו. תיקון באמצע החודש הוא שיחה קצרה.
- שעות נוספות בשליטה. המנהל רואה מי צובר שעות נוספות ושואל אם זה תוכנן, כשעוד אפשר לעצור. אחרי שהן נעשו, צריך לשלם עליהן.
- רישום שאפשר לסמוך עליו. מאז תיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר, המעסיק חייב לנהל רישום נוכחות לכל עובד. לפי סעיף 26ב לאותו חוק, כשיש מחלוקת על שעות העבודה והמעסיק לא הציג רישומי נוכחות, המעסיק הוא שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות האלה. רישום שנבדק ואושר בזמן הוא רישום שאפשר להציג בביטחון.
מה בדיוק צריך להופיע ברישום, במדריך חובת רישום נוכחות. זה מידע כללי. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
מי מאשר מה: העובד, המנהל והשכר
תהליך אישור טוב עובר בשלוש ידיים, וכל אחת בודקת את מה שהיא מכירה הכי טוב:
- העובד בודק ומשלים. עובר על הימים שלו, משלים כניסה או יציאה שחסרות, מסמן היעדרויות לפי הסוג ומוסיף הערה ליום חריג. אף אחד לא יודע טוב ממנו מה קרה ביום שלו.
- המנהל הישיר מאשר. עובר על הדיווחים של הצוות ומאשר אותם. הוא לא מחשב מחדש כל שורה, אלא מחפש את מה שבולט: יום בלי יציאה, יום ארוך מדי, שעות נוספות שלא תוכננו, שעות על פרויקט לא נכון, יום ריק בלי היעדרות.
- השכר בודק וסוגר. מנהלת המשרד או מי שמכין את השכר בודקים שהכול אושר, עוברים על הסיכומים ועל סוגי ההיעדרות, סוגרים את החודש ומעבירים לשכר. הם לא מאשרים שעות של עובדים שהם לא מכירים: את זה המנהל כבר עשה.
| מה מאשרים | מי בודק קודם | מי מאשר |
|---|---|---|
| כניסות ויציאות | העובד | המנהל הישיר |
| שעות נוספות | העובד | המנהל הישיר, ועדיף מראש |
| היעדרויות: חופשה, מחלה, מילואים | העובד | המנהל הישיר |
| שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה | העובד | מנהל הפרויקט, אם הוא לא המנהל הישיר |
| סיכומי החודש לפני השכר | מנהלת המשרד או מי שמכין את השכר | סוגרים את החודש ומעבירים לשכר |
ובעסק קטן?
בעסק של עשרה עובדים הבעלים הוא גם המנהל, והשכר נעשה לרוב אצל משרד חיצוני. התהליך זהה, רק עם פחות אנשים: העובדים בודקים את השעות שלהם, הבעלים מאשר, ולמשרד השכר מגיעים נתונים סגורים. מה שחשוב הוא שמישהו שמכיר את העבודה עבר על השעות לפני שהן הפכו לתלוש.
מי מאשר כשהמנהל לא נמצא
מנהל בחופשה או במילואים לא יכול לעצור את השכר של כל הצוות. קובעים מראש מי מחליף אותו באישורים, וכותבים את זה בנוהל. כך החודש נסגר בזמן גם כשהמנהל לא במשרד.
אישור שבועי או חודשי?
רוב העסקים מתחילים מאישור חודשי: ביום האחרון של החודש המנהל עובר על כל הצוות, על כל הימים. זה נשמע יעיל, אבל בפועל זה נראה אחרת:
| אישור שבועי | אישור חודשי | |
|---|---|---|
| כמה עוברים בכל פעם | שבוע אחד של הצוות | חודש שלם של הצוות |
| כשחסרה יציאה | העובד עוד זוכר מתי יצא | משלימים מהזיכרון, כלומר מנחשים |
| שעות נוספות | רואים אותן בזמן, ועוצרים אם צריך | מגלים אותן אחרי שכבר נעשו |
| יום הסגירה | בדיקה אחרונה וקצרה | ערב של טלפונים לעובדים |
ההמלצה: מאשרים כל שבוע, סוגרים פעם בחודש. שבוע אחד בודקים באמת. חודש שלם מאשרים בלי להסתכל. ביום הסגירה רק מוודאים שכל השבועות אושרו, ומעבירים לשכר.
אישור חודשי מספיק לצוות קטן מאוד עם שעות קבועות, שבו כמעט אין חריגים. גם שם כדאי להעיף מבט באמצע החודש על השעות הנוספות. איך משלבים את הבדיקות האלה בשגרה קבועה לאורך החודש, במדריך דוח נוכחות חודשי.
תיקונים והערות: איך מתקנים בלי לאבד את הסדר
גם בצוות מסודר יהיו תיקונים. השאלה היא רק אם הם נעשים במקום אחד ומתועדים, או בהודעות בטלפון ובאקסל בצד. כמה כללים פשוטים:
- מתקנים ברישום עצמו. כל תיקון נעשה בדוח הנוכחות, ולא בקובץ נפרד. כך מה שאושר ומה שעובר לשכר הם אותו דבר.
- העובד מתקן, המנהל מאשר. העובד משלים את מה שחסר, והתיקון עובר לאישור המנהל כמו כל דיווח אחר.
- כל תיקון עם סיבה. הערה של שורה אחת מספיקה: “שכחתי להחתים, יצאתי ב־17:30”, “פגישה אצל לקוח, החתמתי מהנייד”. ההערה מקצרת את האישור, ובעוד חצי שנה עדיין ברור למה השעה השתנתה.
- המנהל לא מתקן בשקט. כשמשהו לא נראה נכון, הוא מדבר עם העובד לפני שהוא משנה. עובד שמגלה בתלוש שהשעות שלו השתנו בלי שאמרו לו, מאבד אמון ברישום.
- שינוי אחרי שהיום עבר. מי מאשר ומה חייב להישאר רשום, בשינוי דיווח נוכחות בדיעבד.
- אחרי הסגירה לא פותחים את החודש. טעות שמתגלה אחרי שהחודש עבר לשכר מתוקנת ברישום, מאושרת, והפרש השכר עובר לתלוש של החודש הבא.
התיקונים הנפוצים
- יציאה שנשכחה. הכי נפוץ, במיוחד בימי עבודה מהבית ובשטח. משלימים את השעה עם הערה.
- יום ריק. לא תמיד שכחה: לפעמים זו חופשה או מחלה שלא נרשמו. מסמנים את ההיעדרות לפי הסוג שלה.
- סוג היעדרות לא נכון. מחלה שסומנה כחופשה משנה גם את התלוש וגם את היתרות של העובד.
- שעות על הפרויקט הלא נכון. השעות נכונות, אבל נרשמו ללקוח אחר. זה לא משנה את השכר, אבל משנה את התמחור ואת החיוב של הלקוח.
שבוע אחד, מההחתמה ועד האישור
ביום שני מנהלת החשבונות יוצאת לפגישה אצל רואה החשבון ושוכחת להחתים יציאה. ביום שלישי בבוקר היא רואה שהיום פתוח, משלימה יציאה ב־15:30 ומוסיפה הערה: “יצאתי לפגישה, שכחתי להחתים”. ביום חמישי המנהל עובר על השבוע של הצוות, רואה את התיקון עם ההסבר ומאשר. לקח לו פחות מדקה, ובסוף החודש אף אחד לא צריך לנחש מה קרה ביום שני.
העברה לשכר: מה מקבל מי שמכין את השכר
כשכל השבועות אושרו, נשאר להעביר את החודש לשכר. מה צריך להגיע לכל עובד:
- ימי עבודה וסך השעות לחודש.
- שעות נוספות בנפרד, לפי התעריף.
- היעדרויות לפי סוג ותאריך: חופשה, מחלה, מילואים. לכל סוג יש קוד אחר בשכר.
- נסיעות, אם משלמים לעובדים החזר נסיעות.
ארבעה כללים שחוסכים את רוב הבירורים:
- רק נתונים מאושרים עוברים. דיווח שלא אושר מחכה למנהל, ולא נכנס לשכר “בינתיים”.
- תאריך סגירה קבוע. כולם יודעים עד מתי משלימים ועד מתי מאשרים. קובעים אותו מוקדם מספיק כדי שהמשכורת תצא בזמן: מועד תשלום משכורת לפי חוק.
- לא מקלידים מחדש. כל הקלדה של שעות מדוח אחד למערכת אחרת היא עוד מקום לטעות. עדיף קובץ שנטען ישירות למערכת השכר.
- בודקים אחרי הטעינה. משווים את סך השעות והשעות הנוספות במערכת השכר למה שאושר. פער קטן עכשיו חוסך בירור עם העובד אחרי התלוש.
לוח זמנים לדוגמה, לחודש שבו כל שבוע אושר בזמנו:
- ביום האחרון של החודש: העובדים משלימים את מה שחסר ומסמנים היעדרויות.
- ביום הראשון של החודש הבא: המנהלים מאשרים את השבוע האחרון.
- ביום השני: מי שמכין את השכר בודק את הסיכומים, סוגר את החודש ומעביר לשכר.
מה עוד בודקים בדוח לפני שהוא עובר לשכר, ואיך נראה חודש של עובד אחד אחרי שהכול אושר, במדריך דוח נוכחות חודשי.
אישור שעות עבודה ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות ProperTime האישור הוא חלק מהעבודה השוטפת, ולא משימה של סוף החודש:
- דיווח מכל מקום, לאותו מקום. העובדים מדווחים מה־WEB, מאפליקציית Android ו־iOS או משעון נוכחות פיזי, וכל הדיווחים נכנסים לאותו דוח. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום.
- המנהלים מאשרים לאורך החודש. מנהלים מאשרים דיווחים ובודקים חריגים, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות. כך יום חסר מתגלה כבר באותו שבוע.
- תזכורת למי ששכח לדווח. עובד ששכח לדווח מקבל תזכורת ומשלים את הדיווח בעצמו. לא צריך לרדוף אחרי אף אחד.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות יחד. המנהל מאשר באותו מקום כניסות ויציאות, היעדרויות ושעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה.
- קובץ שכר מהנתונים שאושרו. בסוף החודש ProperTime מפיקה מהדיווחים שאושרו קובץ מוכן לטעינה למערכת השכר שלכם: מיכפל, מלם, שיקלולית או חשבים. לא מקלידים שעות מחדש.
- מאושרת לרשות החדשנות. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
- קל להתחיל. ההטמעה קלה, התמיכה זמינה תמיד, ואנחנו מלווים אתכם בהתחלה.
רוצים שהשעות יגיעו לשכר כבר מאושרות? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.