מעקב נוכחות והיעדרות הוא לדעת בכל יום מי עבד, מי חסר ולמה. כשבודקים רק בסוף החודש, כל טעות מתגלה מאוחר: יום בלי דיווח, יציאה שלא נרשמה, מחלה שאף אחד לא עדכן. ואז מתחילים הטלפונים וההודעות, ומנסים לשחזר מה קרה לפני שלושה שבועות.
למה זה חשוב לתלוש השכר
תלוש השכר מפרט את ימי העבודה ושעות העבודה, השעות הנוספות, ימי החופשה וימי המחלה. כל אחד מהנתונים האלה מתחיל ברישום הנוכחות וההיעדרות של העובד. רישום חסר הופך לתלוש לא מדויק, לתיקון בחודש הבא ולעובד שמתקשר לשאול.
וזו לא רק שאלה של דיוק: החוק מחייב את המעסיק לנהל רישום נוכחות, ובו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד בנפרד.
מה רואים כשהמעקב שוטף
במערכת נוכחות הנוכחות וההיעדרות נרשמות באותו מקום, והמנהל רואה אותן לאורך כל החודש. כך מתקנים כל טעות באותו שבוע, ולסוף החודש נשארת רק בדיקה אחרונה.
- מי עבד ומתי. העובדים מדווחים כניסה ויציאה מהאפליקציה בנייד (Android ו־iOS), מהמחשב או משעון נוכחות פיזי. כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת, כולל המיקום שממנו העובד דיווח.
- מי חסר ולמה. יום בלי דיווח בולט כבר באותו שבוע, ומשייכים לו סיבה כשעוד זוכרים מה קרה. עוד על זה במדריך ניהול היעדרויות עובדים.
- מי בעבודה עכשיו. ההחתמות נכנסות בזמן אמת, ולכן אפשר לבדוק כבר בבוקר מי הגיע ומי חסר. כך נראית נוכחות בזמן אמת.
- מה צריך לתקן. המנהל מקבל דיווחים יומיים והתראות ומאשר את הדיווחים, כך שטעות מתוקנת כשכולם עוד זוכרים מה קרה.
- על מה עבדו. אותו דיווח מראה גם כמה שעות הלכו לכל לקוח, פרויקט ומשימה. כך הנוכחות ודיווח השעות לפי פרויקט נמצאים באותה מערכת. ואם קיבלתם מענק מרשות החדשנות, ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, ובסוף החודש מפיקה את הדו״ח שהרשות דורשת.
עובד שכח לדווח? המערכת מזכירה לו
רוב החורים בדוח מתחילים בשכחה פשוטה. עובד יצא בלחץ ולא החתים יציאה, או נסע מהבית ישר לפגישה אצל לקוח ולא דיווח כניסה. בלי מערכת, המנהל מגלה את זה בעצמו ומתחיל לרדוף: טלפון, הודעה בוואטסאפ, ועוד הודעה בסוף השבוע.
ב־ProperTime עובדים ששכחו לדווח מקבלים תזכורת, כך שלא צריך לרדוף אחריהם. העובד משלים את הדיווח בעצמו, והמנהל רק מאשר. הימים הריקים נסגרים לאורך החודש, והמנהל מתפנה לעבודה עצמה.
בדיקה שבועית של ההיעדרויות
התזכורות סוגרות את רוב הדיווחים החסרים. מה שנשאר הוא ההיעדרויות: יום ריק יכול להיות שכחה, אבל גם מחלה, חופשה או מילואים שאף אחד לא רשם. פעם בשבוע, למשל ביום חמישי, פותחים את השבוע של הצוות ועוברים על שלושה דברים:
- אין ימים ריקים. לכל יום יש נוכחות או היעדרות. יום בלי אף אחד מהם הוא שאלה פתוחה, וכדאי לשאול אותה עכשיו. ואם עובד פשוט לא הגיע ולא הודיע, מה עושים בהיעדרות ללא הודעה מפורט במדריך נפרד.
- כל היעדרות בסוג הנכון. מילואים שנרשמו כחופשה יגיעו לשכר בקוד הלא נכון, ויורידו לעובד ימי חופשה שלא ניצל. וגם יום שבו העובד טיפל בבן זוג או בהורה חולים צריך סוג משלו, ולא “מחלה” כללי.
- המסמכים הגיעו. אם נהוג אצלכם לבקש אישור מחלה או אישור מילואים, זה הזמן לוודא שהוא אצלכם.
אחרי זה מאשרים את השבוע. כשעושים את זה כל שבוע, סוף החודש מגיע כמעט נקי. ואם עובד נכנס שוב ושוב אחרי שעת ההתחלה, כך מזהים דפוס איחורים ומטפלים בו. איך הבדיקה השבועית משתלבת בשאר ההרגלים של מנהל בעסק קטן, תמצאו בטיפים לניהול עובדים.
דוגמה: אותו חודש, פעמיים
צוות של 15 עובדים, 22 ימי עבודה.
בדיקה רק בסוף החודש: ב־28 לחודש מנהל העבודה פותח את הדוח ומוצא שלוש בעיות: יציאה חסרה ב־6, יום בלי דיווח ב־12 ודיווח כפול ב־19. הוא מתקשר לעובדים, ואף אחד כבר לא זוכר בדיוק. התלוש יוצא לא מדויק, והתיקון עובר לחודש הבא.
אותו חודש, עם מעקב שוטף: ב־7 לחודש, בבוקר, המנהל רואה בדיווח היומי שלעובד חסרה יציאה מאתמול. העובד מדווח את היציאה שחסרה, והמנהל מאשר. ב־12 עובד אחר שוכח לדווח ומקבל תזכורת, כך שאף אחד לא צריך להתקשר אליו. את הדיווח הכפול מה־19 המנהל תופס בבדיקה השבועית ומתקן באותו שבוע, כשכולם עוד זוכרים מה קרה. ב־28 נשארת רק בדיקה אחרונה.
סוף החודש בלי הפתעות
כשבודקים לאורך החודש, בסופו נשאר רק לעבור על דוח הנוכחות החודשי ולהפיק קובץ מוכן למערכת השכר, עם השעות וההיעדרויות של כל עובד.
שני חששות לפני שמתחילים
“אאבד שליטה.” קורה ההפך. היום הנתונים מפוזרים בין דפים, הודעות וקבצים. במערכת המנהל רואה כל דיווח ומאשר אותו, ומחליט מה תקין.
“העובדים לא יתרגלו.” כל עובד מדווח בדרך שנוחה לו: מהנייד שכבר בכיס, מהמחשב או מהשעון בכניסה. ההטמעה קלה, והתמיכה האנושית שלנו זמינה לאורך כל הדרך.
רוצים לראות את המעקב על העובדים שלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.