נוכחות מדריכי חוגים ומורים פרטיים היא שאלה של יום שבנוי מחתיכות. מדריכת יוגה מלמדת בשבע בבוקר, חוזרת הביתה, ומגיעה שוב לשיעור בשש בערב. מורה לפסנתר עובר בין שלושה בתים באותו אחר צהריים. ותלמיד אחד מבטל חמש דקות לפני. בסוף החודש מישהו צריך לדעת כמה שעות כל אחד עבד, וביומן ובוואטסאפ זה לא תמיד מתחבר.
המדריך מיועד לבעלים של סטודיו, חוג, מרכז העשרה או רשת מורים פרטיים: איך רושמים שעות לצוות שעתי עם שיעורים מפוצלים ומקומות עבודה שונים, ואיך מגיעים לדוח שאפשר לשלם לפיו.
למה קשה לרשום שעות לשיעורים
בחוגים ובשיעורים פרטיים אין “משרד” ואין שעת התחלה אחת. מה שמסבך את הרישום:
- שעות מפוצלות. שיעור בבוקר, הפסקה ארוכה, ושיעור בערב. הרישום חייב לתפוס כל מקטע לחוד.
- עבודה אצל הלקוח. מורה פרטי מלמד בבית של התלמיד, ומדריך חוג עובד בגן או בבית ספר של מישהו אחר.
- שכר לפי שעה. רוב המדריכים והמורים הם עובדים שעתיים, ולכן כל שיעור שלא נרשם הוא כסף שלא מגיע להם.
- ביטולים של הרגע האחרון. שיעור שלא התקיים עדיין “תפס” מקום ביומן.
- שעות נלוות. הכנה, הגעה לשיעור והמתנה בין שיעורים הן שאלה שצריך להכריע בה מראש.
שעות מפוצלות: כל מקטע נרשם לחוד
כשהיום מורכב משני מקטעים או שלושה, הדרך הפשוטה היא שהמדריך מחתים כניסה בתחילת כל מקטע ויציאה בסופו. הדוח מציג את כולם באותו יום, והשעות מסתכמות לפי העבודה בפועל ולא לפי טווח השעות הכולל.
כך נמנעים משתי טעויות נפוצות: לספור את ההפסקה באמצע היום כזמן עבודה, או לשכוח את המקטע השני. איך נספרות שעות, הפסקה ונסיעות במשמרת מפוצלת מוסבר במדריך משמרת מפוצלת. תבנית דומה של שעות מפוצלות מתוארת גם במדריך לנוכחות במרפאה ובקליניקה.
שיעורים אצל לקוחות: דיווח מהנייד
מי שמלמד בבית של תלמיד או במוסד של אחרים לא עובר ליד שעון נוכחות. הפתרון הוא דיווח מהאפליקציה בנייד (Android ו־iOS): המדריך לוחץ כניסה כשהשיעור מתחיל ויציאה כשהוא נגמר, ממקום השיעור.
אם המדריכים עובדים עבור כמה לקוחות או מוסדות, אפשר לשייך את השעות ללקוח, כך שבסוף החודש רואים כמה שעות הלכו לכל מקום. הפרטים במדריך דיווח שעות לפי פרויקט. ואם יש מדריכים שעובדים מחוץ למשרד לאורך היום, אפשר להשוות לנוכחות נציגים בשטח, שם מתמודדים עם אותה שאלה.
ביטולים: מה נרשם ומה משלמים
ככלל, שעה שנרשמת בדוח היא שעה שעבדו. שיעור שבוטל ולא התקיים לא נרשם כשעות עבודה, והשאלה אם משלמים עליו תלויה בהסכם שבין המעסיק לעובד ובנוהל שנקבע מראש.
מה שכדאי לעשות בפועל:
- לקבוע נוהל ביטולים אחד. עד מתי מבטלים בלי עלות, ומה קורה אחרי.
- לרשום מה קרה. אם המדריך הגיע ובסוף השיעור בוטל, הוא מדווח את הזמן שהיה שם.
- לדבר בשפה אחת עם כולם. כשהנוהל כתוב, אין ויכוח בסוף החודש.
זה מידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. לגבי המקרה שלכם, בדקו ב”כל זכות” או מול עורך דין לדיני עבודה.
מדריכים שעתיים: השכר נגזר מהדוח
אצל עובד שעתי השכר הוא שעות כפול תעריף, ולכן הדוח הוא בעצם התלוש בעתיד. מה מגיע לעובד שעתי ואיך זה שונה ממשכורת חודשית: עובד שעתי.
כשהשעות נרשמות בזמן אמת ולא מוזנות בסוף החודש, אין צורך לשחזר שיעורים מהזיכרון, ואין “כמה זה היה? שעה וחצי?” על כל שיעור.
מי מלמד עכשיו
בסטודיו או בבית ספר לחוגים, הרכז צריך לדעת אם המדריך הגיע. כשהכניסות נרשמות בזמן אמת, רואים מי כבר בשיעור ומי עוד לא, בלי להתקשר. פרטים במדריך לנוכחות בזמן אמת. כך מזהים בזמן אם מדריך לא הגיע, ומספיקים לאתר מחליף.
איך זה נראה ב־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות שמתאימה גם לצוות שכל אחד בו במקום אחר:
- דיווח מהנייד. המדריכים מדווחים כניסה ויציאה מהאפליקציה, ממקום השיעור.
- כמה מקטעים ביום. כל מקטע נרשם בנפרד ומופיע בדוח.
- מי מלמד עכשיו. הרכז רואה בזמן אמת מי החתים כניסה.
- אישור מנהל. הבעלים או הרכז עוברים על הדיווחים ומאשרים אותם לפני הסגירה.
- קובץ לשכר. בסוף החודש השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן למערכת השכר.
רוצים לראות איך זה עובד אצל מדריכים עם שעות מפוצלות? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.