במשרד רואי חשבון או עורכי דין, “כמה שעות עבדת?” מקבלת שתי תשובות נכונות. עובדת שישבה במשרד תשע שעות, חייבה ללקוחות שש וחצי. שתיהן אמיתיות, ולכל אחת משתמשים למשהו אחר: את הראשונה לתלוש, את השנייה לחשבונית.
המדריך מיועד לשותפים ולמנהלי משרדים שרוצים לנהל את שני המספרים בלי לדווח פעמיים: למה כל אחד מהם משמש, איפה הם נפרדים, ואיך שומרים אותם מסודרים.
שני מספרים, שתי מטרות
שעות נוכחות הן כל הזמן שהעובד עבד אצלכם. מהן מחשבים שכר, שעות נוספות, חופשה ומחלה. על החובה לרשום אותן, במדריך חובת רישום נוכחות.
שעות חיוב הן החלק מהיום שהלקוח משלם עליו. מהן יוצאת החשבונית, ואותן הלקוח רוצה לראות בדוח. איך זה נראה, במדריך דוח שעות ללקוח.
ההבדל ביניהם הוא לא תקלה. זה הפער בין הזמן שהמשרד משלם עליו לזמן שהמשרד מחייב עליו:
| שעות נוכחות | שעות חיוב | |
|---|---|---|
| מי משלם | המשרד (שכר) | הלקוח (חשבונית) |
| מה נספר | כל היום, מכניסה ליציאה | עבודה על תיק של לקוח |
| מי מסתכל | חשבות שכר, בעלי המשרד | הלקוח והשותף שאחראי עליו |
| לאן זה הולך | תלוש, שעות נוספות, חופשה | חשבונית ודוח ללקוח |
מה נכנס לנוכחות ולא לחיוב
היום של עובד במשרד מקצועי לא מורכב רק מתיקים. בנוכחות נספרים גם:
- ישיבות צוות ועדכוני תיקים. שעה עם השותפים היא שעת עבודה, אבל לא שעה שמחייבים עליה לקוח.
- למידה והשתלמות. עורך דין שמתעדכן בפסיקה, רואה חשבון שלומד שינויי מס. איך רושמים הדרכה בשעות העבודה, במדריך נפרד.
- הצעות מחיר ופגישות היכרות. מי שמכין הצעה ללקוח פוטנציאלי עובד, ועדיין אין למי לשלוח חשבונית.
- תיקון טעויות של המשרד. שעה שלוקחת לתקן טעות פנימית לא עוברת ללקוח.
- נסיעות והמתנות. תלוי במה שסוכם עם הלקוח, ועדיף להחליט על זה מראש.
יום של תשע שעות נוכחות יכול להתפרק, למשל, לשש וחצי שעות חיוב, שעה של ישיבות ושעה וחצי של עבודה פנימית. מי שמסכם רק חיוב, משלם שכר על שעתיים וחצי שלא רשומות בשום מקום. ומי שמסכם רק נוכחות, לא יודע מה לכתוב בחשבונית.
למה לא מספיק דוח השעות ללקוח
הרבה משרדים כבר מדווחים שעות על תיקים, כי בלי זה אין חשבונית. אז נראה שנוכחות כבר “קיימת”. אבל דוח חיוב לא מחליף רישום נוכחות, מכמה סיבות:
- הוא לא מכסה את כל היום. שעות שלא חויבו לא נכנסות לדוח, ולעיתים לא רשומות באף מקום.
- הוא נכתב אחרי מעשה. רבים ממלאים אותו בסוף השבוע או החודש, מהזיכרון. מה שנרשם בשחזור לא מראה מתי העובד הגיע ומתי הלך.
- הוא מעוגל לצורכי חיוב. רבע שעה לשיחה, חצי שעה למייל. כך מחייבים לקוח, אבל כך לא מחשבים שכר.
לכן גם משרד שמדווח שעות לכל תיק מחזיק רישום של כניסה ויציאה לעובדים. לגבי מצבים מיוחדים, כמו שותפים או בעלי תפקידי אמון, לבדוק במקרה שלכם עם כל זכות או עם עורך דין.
איך מחברים את שני המספרים
הדרך הפשוטה לא דורשת מהעובדים לדווח פעמיים. שני שלבים קצרים:
- בכניסה וביציאה מחתימים נוכחות. שתי לחיצות, מהמחשב, מהנייד או משעון בכניסה למשרד. זה היום המלא.
- במהלך היום מחלקים את הזמן. כל פרק עבודה נרשם על לקוח, תיק ומשימה, ועבודה פנימית נרשמת על פרויקט פנימי כמו “ישיבות”, “הדרכה” או “הצעות מחיר”.
בסוף התקופה מקבלים שני דוחות מאותם נתונים: נוכחות לשכר, וחיוב ללקוחות. והפער ביניהם הוא נתון שימושי: כמה מהיום של כל אחד הולך ללקוחות, וכמה נשאר בפנים.
דוגמה: עובדת מחתימה כניסה ב־8:30 ויציאה ב־17:30, עם חצי שעה הפסקה, כלומר 8.5 שעות נוכחות. היא רשמה 6 שעות על שני לקוחות ו־2.5 שעות על “ישיבות והדרכה”. הפער בין 8.5 ל־6 הוא לא שעות שאבדו: הן רשומות, נכנסות לשכר, ומראות מה עוד קרה ביום.
ב־ProperTime שני הרישומים נמצאים באותה מערכת: העובדים מחתימים נוכחות מהאפליקציה ל־Android ול־iOS, מה־WEB או משעון נוכחות, ומדווחים שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה. המנהלים מאשרים את הדיווחים לאורך החודש, ומפיקים דוח נוכחות לשכר ודוח שעות ללקוח לחשבונית. ועל שעון נוכחות למשרד, במדריך שעון נוכחות למשרד.
גם משרדי אדריכלים ומהנדסים מחברים נוכחות לשעות לפי פרויקט ושלב תכנון. על כך בנוכחות במשרד אדריכלים ומהנדסים.
מה כדאי שהשותפים יסתכלו עליו
כששני המספרים באותה מערכת, אפשר לשאול שאלות שקודם אפשר היה רק לנחש:
- כמה אחוז מהנוכחות מחויב? ביום אחד זה לא אומר כלום, אבל בחודש או ברבעון רואים אם עובד חדש עדיין לומד, אם עובד ותיק שקוע בעבודה פנימית, או אם המשרד עמוס בלי שהחשבוניות מדביקות.
- כמה שעות הלכו על כל לקוח, ומה הוא שילם. שעות רבות על לקוח שמשלם סכום קבוע כדאי לראות בזמן. איך בודקים, במדריך דיווח שעות לפי פרויקט.
- שעות שנרשמו ולא חויבו. מי שמוותר על שעות מחליט על זה במודע, ולא מגלה אחרי חודש שהן נעלמו.
- שעות שעוד לא אושרו. דיווח שלא אושר לא יוצא ללקוח, וגם לא עובר לשכר. מי מאשר ומתי, במדריך אישור שעות עבודה.
רוצים שהשעות של הצוות יגיעו גם לשכר וגם ללקוחות מאותו דיווח? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.