נוכחות מתנדבים ובנות שירות בעמותה צריכה להיות מתועדת, אבל לא באותו מקום ולא באותה דרך כמו נוכחות של עובדים. מי שמקבל משכורת נרשם לשכר. מי שמתנדב או משרת בשירות לאומי נרשם כדי שתדעו מי איפה ומתי, ותוכלו להראות את זה למי ששואל.
המדריך מיועד למנהלות כספים, לרכזי מתנדבים ולמנהלי עמותות: איך מסדרים את הרישום כך שהעובדים, המתנדבים ובנות השירות לא מתערבבים. מדריך הבסיס לנוכחות בעמותה, כולל חלוקת שעות לתוכניות ולמענקים: מערכת נוכחות לעמותה.
שלוש קבוצות, שלושה כללי רישום
בבוקר רגיל בעמותה נכנסים למשרד אנשים בשלושה מעמדים:
- עובדים: מקבלים שכר, והמעסיק חייב לנהל להם רישום נוכחות. השעות שלהם עוברות אחרי אישור לשכר.
- מתנדבים: נותנים מזמנם בלי שכר. אין חובת רישום, אבל יש סיבה טובה לרשום.
- בנות ובני שירות לאומי-אזרחי: משרתים אצלכם במסגרת גוף מפעיל. הגוף הזה מתאם את השירות, ובדרך כלל מצפה מהעמותה לדווח על ההגעה.
הכלל המשותף: שלוש קבוצות, שלושה רישומים נפרדים. אחרת, בסוף החודש מישהו מוצא שעות של מתנדבת בקובץ השכר, או עובד שנספר כמתנדב.
למה לרשום נוכחות למי שאינם עובדים
- דוח למממן: יש מממנים ששואלים כמה שעות התנדבות השקיעה התוכנית. תשובה מדויקת עדיפה על הערכה.
- דוח לגוף המפעיל: עבור בנות שירות, הגוף המפעיל בדרך כלל מבקש לדעת באילו ימים ובאילו שעות הגיעו.
- סידור פעילות: רכזת שיודעת שמחר מגיעים ארבעה מתנדבים ושתי בנות שירות, מחלקת את העבודה מראש ולא באותו בוקר.
- סדר ושקט: כשיש רישום, אין ויכוח על ״לא הייתי שם באותו יום״.
עובד, מתנדב או משהו באמצע
ככלל, מתנדב לא מקבל שכר על עבודתו. אם מי שנקרא אצלכם מתנדב מקבל סכום קבוע כל חודש, או עובד במשמרות קבועות לפי הוראות כמו עובד, כדאי לבדוק אם הוא בעצם עובד. המבחנים במדריך יחסי עובד מעביד. לבדיקה של המקרה שלכם, פנו לכל זכות או לעורך דין.
לגבי החזר הוצאות, כמו נסיעות או ארוחה: רושמים אותו כהחזר לפי קבלות, ולא כתשלום על שעות.
איך מסדרים את הרישום
- מגדירים קבוצות. עובדים, מתנדבים, שירות לאומי. כל אדם שייך לקבוצה אחת.
- מחליטים מה רושמים. למתנדבים בדרך כלל מספיקים יום, כניסה ויציאה. לבנות שירות כדאי לרשום גם היעדרויות, כמו מחלה וחופשה, כי הגוף המפעיל עשוי לשאול עליהן.
- מפרידים בדוחות. דוח אחד לשכר, דוח נפרד לשעות התנדבות, ודוח נפרד לשירות הלאומי.
- שואלים את הגוף המפעיל מה הוא צריך. הדרישות משתנות בין גופים, וכדאי לדעת אותן בתחילת השנה ולא בסוף.
- בודקים בסוף כל חודש. אין ימים ריקים, ואין אדם בקבוצה הלא נכונה.
ב־ProperTime: כולם במערכת אחת, כל אחד בנפרד
ב־ProperTime מכניסים את כל האנשים לאותה מערכת, וכל אחד מקבל את הרישום שלו. כולם מחתימים כניסה ויציאה, מהאפליקציה ל־Android ול־iOS, מה־WEB או בשעון נוכחות בכניסה. המנהל מפיק דוח נוכחות לפי עובד, ובוחר את מי לכלול: רק עובדים לשכר, רק מתנדבים לדוח ההתנדבות, רק בנות שירות לגוף המפעיל.
כך הדוח לגוף המפעיל, הדוח למממן ודוח השכר יוצאים מאותו מקום, בלי לשחזר מגליון ובלי לערבב.
רוצים לראות איך זה נראה בעמותה שלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.