מערכת נוכחות לעמותה צריכה לענות על שתי שאלות שעסק רגיל כמעט לא שואל: מי כאן עובד ומי מתנדב, וכמה שעות הלכו לכל תוכנית. התשובה הראשונה קובעת מה נכנס לשכר. השנייה קובעת מה תכתבו בדוח למממן.
המדריך מיועד למנהלות כספים, לרכזים ולמנהלי עמותות וארגונים חברתיים: איך מסדרים את הרישום כך שהעובדים, העובדים במשרה חלקית והמתנדבים לא מתערבבים, ואיך כל שעת עבודה מגיעה לתוכנית הנכונה, ולדוח הנכון.
מה שונה בנוכחות בעמותה
בעמותה ממוצעת, באותו בוקר נכנסים למשרד אנשים בשלושה מעמדים שונים. מנהלת התוכניות עובדת במשרה מלאה. הרכז עובד שלושה ימים בשבוע. סטודנטית מדריכה קבוצה פעמיים בשבוע אחר הצהריים. ואיתם שלושה מתנדבים, שמגיעים כשהם יכולים.
גם הכסף מגיע מכמה מקורות. קרן אחת מממנת את תוכנית הנוער, משרד ממשלתי את הפעילות עם הקשישים, ותרומות מכסות את השאר. כל מממן רוצה לדעת מה עשו בכסף שלו, ובעמותה רוב הכסף הולך על שכר. כלומר, על שעות.
לכן הרישום בעמותה צריך לעשות שני דברים בבת אחת:
- להפריד בין האנשים: מי עובד, באיזה היקף משרה, ומי מתנדב.
- לחלק את הזמן: כמה שעות כל אחד נתן לכל תוכנית.
עובדים ומתנדבים: שני רישומים נפרדים
ככלל, עמותה שמעסיקה עובדים היא מעסיק לכל דבר. כל חובות המעסיק חלות עליה, וביניהן החובה לנהל רישום נוכחות, שנקבעה בתיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר. מה בדיוק צריך להופיע ברישום, במדריך חובת רישום נוכחות.
מתנדב הוא לא עובד: הוא נותן מזמנו ולא מקבל שכר. ואם מי שנקרא אצלכם מתנדב מקבל סכום קבוע כל חודש, או עובד במשמרות קבועות לפי הוראות כמו עובד, כדאי לבדוק אם הוא בעצם עובד. המבחנים במדריך יחסי עובד מעביד. לבדיקה של המקרה שלכם, פנו לכל זכות או לעורך דין.
מה זה אומר ברישום:
- שעות של עובדים נכנסות לדוח הנוכחות, המנהל מאשר אותן, והן עוברות לשכר.
- שעות של מתנדבים נרשמות בנפרד, ולא נכנסות לקובץ השכר אף פעם. איך מתעדים מתנדבים ובנות שירות לאומי בנפרד: נוכחות מתנדבים ובנות שירות.
- החזר הוצאות למתנדב, כמו נסיעות, כדאי לרשום כהחזר לפי קבלות, ולא כתשלום על שעות.
ולמה בכלל לרשום שעות של מתנדבים? כי יש מממנים ששואלים בדיוק את זה: כמה שעות התנדבות השקיעה התוכנית. וכי רכז שיודע מי מגיע ומתי, יכול לבנות את סידור הפעילות בלי לנחש.
משרה חלקית, סטודנטים ושעות משתנות
בעמותות יש הרבה משרות חלקיות: רכזת בחצי משרה, מדריך בשליש, עובדת סוציאלית ב־80%. היקף המשרה משפיע על השכר ועל זכויות כמו דמי הבראה, ולכן הוא צריך להיות רשום נכון לכל עובד. איך מחשבים אותו, במדריך חישוב אחוז משרה.
סטודנטים הם פתרון נפוץ להדרכה ולפעילות אחר הצהריים. הם עובדים לכל דבר, רק עם לוח זמנים שמשתנה מסמסטר לסמסטר ומתקופת מבחנים לחופשה. מה כדאי לדעת לפני שמעסיקים אותם: העסקת סטודנטים.
בשני המקרים, הכלל זהה: כל עובד מדווח כמה הוא עבד בפועל, גם כשאין לו שעות קבועות. אחרת, בסוף החודש מישהו משחזר מהזיכרון.
שעות לכל תוכנית ולכל מענק
עובדת אחת יכולה לעבוד באותו שבוע על שלוש תוכניות, שכל אחת ממומנת מכסף של גורם אחר. אם השכר שלה רשום רק כ”שכר”, אין דרך להראות לכל מממן מה החלק שלו. אם השעות שלה רשומות לפי תוכנית, הדוח כבר כתוב.
המבנה שעובד בעמותה הוא אותו מבנה של דיווח שעות לפי פרויקט, רק עם מילים אחרות:
- מממן: הקרן, המשרד הממשלתי או התורם.
- תוכנית: הפעילות שהמענק מכסה. למשל, תוכנית נוער בשכונה.
- משימה: סוג העבודה בתוכנית. למשל, הדרכת קבוצות, שיחות עם הורים, דיווח וניהול.
דוגמה לשבוע אחד: רכזת שעובדת 30 שעות בשבוע מדווחת:
- קרן א׳, תוכנית נוער, הדרכת קבוצות: 16 שעות.
- משרד ממשלתי, פעילות קשישים, ביקורי בית: 10 שעות.
- ניהול העמותה, ישיבת צוות: 4 שעות.
בסוף החודש מסכמים, ורואים שבערך חצי מהזמן שלה הלך לתוכנית הנוער. את השעות מכפילים בעלות של שעת עבודה שלה, ומקבלים כמה מהשכר שייך לכל מענק. איך מחשבים עלות לשעה, כולל הפרשות המעסיק: עלות מעביד.
שלושה דברים שכדאי לסגור מראש:
- לשאול כל מממן מה הוא רוצה לראות. יש מי שמסתפק בסיכום שעות לתוכנית, ויש מי שמבקש פירוט לפי עובד וחודש. כשיודעים את זה בתחילת השנה, בונים את הפרויקטים בהתאם.
- פרויקט נפרד לניהול ולתקורה. ישיבות צוות, הכנת בקשות למענקים וגיוס כספים הם עבודה אמיתית, אבל לא שייכים לאף תוכנית. כדאי לדעת כמה זמן הם לוקחים.
- לדווח לפי מה שקרה, לא לפי התקציב. אם התקציב אומר “חצי משרה לתוכנית” אבל העובדת נתנה החודש 60%, הדוח צריך להראות 60%. מממן שבודק, רוצה לראות שעות אמיתיות.
הבדיקה לפני הדוח למממן
הדוח למממן הוא בדרך כלל רבעוני או שנתי, אבל את השעות כדאי לבדוק כל חודש, כשעוד זוכרים מה קרה:
- כל העובדים דיווחו. אין ימים ריקים, והשעות לפי תוכנית מסתדרות עם שעות הנוכחות.
- המנהלים אישרו. דוח שמנהל התוכנית ראה ואישר, קל יותר להגן עליו.
- אין שעות מתנדבים בדוח השכר, ואין שעות עובדים בדוח ההתנדבות.
- כל תוכנית בתוך המסגרת. תוכנית שכבר צרכה את רוב השעות שתוקצבו לה באמצע השנה, צריכה שיחה עכשיו: עם המממן, או על חלוקה אחרת של העבודה בצוות.
ככה, כשמגיע מועד הדוח, לא צריך לשבת שבוע ולשחזר. מפיקים דוח שעות לפי פרויקט לתקופה, ומצרפים.
ב־ProperTime: נוכחות ושעות לתוכניות במקום אחד
ב־ProperTime מגדירים כל מממן, תוכנית ופעילות כלקוח, פרויקט ומשימה. העובדים מחתימים כניסה ויציאה ומדווחים כמה שעות עבדו על כל תוכנית, מהאפליקציה ל־Android ול־iOS, מה־WEB או בשעון נוכחות בכניסה. מי ששכח לדווח מקבל תזכורת.
המנהלים מאשרים את הדיווחים לאורך החודש, ומפיקים דוח שעות לפי עובד או לפי פרויקט, שאפשר לצרף לדוח למממן. ובסוף החודש יוצא מאותן שעות קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. עמותה קטנה, עם צוות של עשרה אנשים ומשרד אחד? מה חשוב לבדוק כשבוחרים מערכת: מערכת נוכחות לעסק קטן.
רוצים שהדוח הבא למממן ייצא מהמערכת, ולא מגיליון? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.