נוכחות עובדי בנייה היא הרישום של מתי כל עובד התחיל ומתי סיים, וגם איפה עבד באותו יום. כשהצוות עובד באתר אחד, זה פשוט. כשהוא עובר בין שלושה אתרים בשבוע, דף הנוכחות הנייר מגיע למשרד באיחור, חצי מהשורות בכתב יד שאי אפשר לקרוא, ובסוף החודש מישהו יושב ומנחש.
במדריך הזה: איך מחתימים עובדים שעוברים בין אתרים, איך יודעים כמה שעות הלכו לכל פרויקט, ואיך מגיעים לדוח חודשי אחד שאפשר להעביר לשכר.
מה מקלקל נוכחות באתרי בנייה
שלוש בעיות חוזרות אצל קבלנים עם כמה אתרים:
- הדפים נמצאים בשטח, והשכר במשרד. מנהל העבודה אוסף חתימות על דף, מצלם אותו או מביא אותו ביום שישי. חשב השכר מקליד מחדש, וכל טעות הקלדה היא ויכוח עם עובד.
- עובד אחד, כמה אתרים. בוקר באתר בהרצליה, צהריים בפתח תקווה. בדף של כל אתר רשום חלק מהיום, ואף אחד לא רואה את היום המלא.
- אין תמונה של עלות לכל אתר. אתם יודעים כמה שילמתם בשכר, אבל לא כמה מזה הלך לכל פרויקט. ובלי זה קשה לדעת איזה אתר באמת רווחי.
מה צריך לרשום
לכל עובד שעובד בין אתרים מספיקים שלושה דברים, וכדאי שיירשמו באותו יום:
- התחלת היום וסופו. שעת כניסה ושעת יציאה, מהרגע שהעבודה מתחילה.
- באיזה אתר עבד. ואם עבד בשניים, כמה שעות בכל אחד.
- מי אישר. מנהל העבודה או מנהל הפרויקט רואה את הדיווח ומאשר, לפני שהשכר נסגר.
הכלל שחוסך הכי הרבה כאבי ראש: מדווחים בזמן, לא בסוף השבוע. מי שמשחזר ביום חמישי איפה עבד ביום שני, מעגל ומנחש.
החתמה מהטלפון, באתר שבו אתם נמצאים
העובד מחתים כניסה באפליקציית ProperTime ל־Android או ל־iOS ברגע שהוא מתחיל לעבוד: בדרך, ברכב או בשער האתר. בהחתמה נרשמים השעה והמיקום, ובסוף היום הוא מחתים יציאה. מי שמעדיף יכול להחתים גם מה־WEB, ובאתר קבוע אפשר להתקין שעון נוכחות. כל ההחתמות נכנסות לאותו דוח.
רישום המיקום בהחתמה הוא צעד מצומצם, שונה ממעקב רציף אחרי העובד. מה כדאי לומר לעובדים לפני שמתחילים, כתבנו במדריך מעקב מיקום עובדים.
שעות לפי אתר: כל אתר הוא פרויקט
ב־ProperTime מגדירים לקוחות, ולכל לקוח פרויקטים ומשימות. בחברת בנייה אפשר לראות כל אתר כפרויקט: “בניין רחוב הדקל”, “שיפוץ קומה 3”. העובד מדווח כמה שעות עבד בכל אחד, והמנהל מאשר.
דוגמה ליום אחד: רתך מחתים כניסה ב־6:45 ויציאה ב־15:15. הוא מדווח 5 שעות באתר א׳ ו־3.5 שעות באתר ב׳. ביום אחד יש רישום נוכחות רציף אחד, ושעות שיושבות אצל הפרויקט הנכון.
בסוף החודש מפיקים דוח שעות לפי פרויקט ורואים כמה שעות עבודה הלכו לכל אתר. את השעות מכפילים בעלות של שעת עבודה, ומשווים למה שתכננתם בהצעת המחיר. איך עושים את זה צעד אחר צעד: דיווח שעות לפי פרויקט. ואם אתם רוצים לחשב את עלות השעה, עלות מעביד מראה את החישוב.
דוח חודשי אחד לשכר
בסוף החודש מנהלי העבודה כבר אישרו את הדיווחים, ואתם מפיקים דוח נוכחות חודשי אחד לכל העובדים, מכל האתרים. בלי איסוף דפים, בלי הקלדה מחדש. מכאן הנתונים עוברים למערכות שכר מובילות.
מה קורה באתר עצמו
נוכחות עונה על שאלה אחת: כמה שעות כל עובד עבד. אבל מנהל עבודה צריך גם לדעת מי באתר היום, אילו קבלני משנה הגיעו וכמה עובדים הביא כל אחד. את זה רושמים ביומן העבודה, ולא בדוח הנוכחות. במצבת כוח אדם באתר בנייה מסבירים בקיפר, מערכת יומן עבודה לקבלנים, מה רושמים בכל בוקר ואיך בודקים מולה את חשבון קבלן המשנה.
נוכחות עובדי בנייה עם ProperTime
- החתמה מהטלפון לעובדים שעוברים בין אתרים, ושעון נוכחות לאתר קבוע.
- שעות לפי פרויקט: כל אתר הוא פרויקט, והדוח מראה כמה שעות הלכו לכל אחד.
- המנהל רואה ומאשר במהלך החודש, ולא מגלה פערים כשחשב השכר סוגר.
- דוח אחד לשכר, לטעינה למערכות שכר מובילות.
רוצים לנסות על הצוות והאתרים שלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.