השעון לא מגיב, האצבע לא מזוהה, או שבבוקר מתברר שחצי צוות לא נרשם. הבעיה היא לא רק הטכנית: כל שעה שעוברת בלי רישום היא שעה שמישהו יצטרך לשחזר מהזיכרון בסוף החודש.
הדף הזה עונה על שלוש שאלות לפי הסדר: מה בודקים עכשיו, איך העובדים ממשיכים לדווח בינתיים, ואיך מתקנים את הדוח אחרי שהשעון חוזר.
מה בודקים בחמש הדקות הראשונות
מתחילים מהשאלה הכי פשוטה: זה אצל כולם או אצל עובד אחד?
- אצל כולם. השעון כבוי או בלי מסך? בדקו שקע וכבל חשמל. השעון דולק אבל ההחתמות לא מגיעות לדוח? בדקו את כבל הרשת ואת הנתב. לרוב זה כבל שנשלף או נתב שהופעל מחדש.
- אצל עובד אחד. בשעון אצבע, אצבע מלוכלכת, לחה או פצועה מפריעה לזיהוי. נסו אצבע אחרת, או כרטיס אם השעון תומך בכך. בכרטיס מגנטי, בדקו שהכרטיס לא שחוק: התקלות הנפוצות של שעון כרטיס מגנטי.
- בלי פתרון מהיר. לא מתעכבים על התיקון. פונים לתמיכה של הספק, ובינתיים עוברים לדיווח חלופי, כמו בסעיף הבא.
בינתיים: איך העובדים ממשיכים לדווח
העיקר שהרישום לא נעצר. מספיק שכל עובד יידע מה עושים עד שהשעון חוזר:
- העובד רושם בעצמו. שעת כניסה ושעת יציאה, בנייד או על דף בכניסה, ובסוף היום מעביר למנהל.
- המנהל מזין או מאשר בדוח כשהשעון חוזר. לא ממלאים אוטומטית “09:00 עד 17:00” לכולם: זה הופך רישום אמיתי לרישום מומצא.
- אומרים לצוות מה קרה. הודעה אחת: “השעון מושבת, רושמים בנייד עד הודעה חדשה”. כך אף אחד לא חושב שהחתמה נקלטה כשלא.
אחרי התקלה: משלימים את הדוח
כל יום שנפגע מהתקלה נסגר באותו אופן, כמו בכל שכחה להחתים:
- מזהים את הימים והעובדים. בדוח רואים ימים פתוחים או בלי החתמה.
- העובד משלים את השעה האמיתית ומוסיף שורה: “השעון לא עבד בבוקר, נכנסתי ב־8:10”.
- המנהל הישיר מאשר. אם שעה לא מסתדרת, שואלים לפני שמאשרים.
- מה שנרשם במקור נשאר. התיקון מוסיף, הוא לא מוחק. מה שומרים מכל תיקון, בשינוי דיווח נוכחות בדיעבד.
ככלל, משלמים על השעות שהעובד עבד בפועל, גם אם השעון לא קלט אותן. תקלה בציוד היא בעיה של המעסיק ולא סיבה להפחית משכר העובד. למקרה שלכם, בדקו בכל זכות או התייעצו עם עורך דין לדיני עבודה.
איך מקטינים את הסיכון מראש
- דרך החתמה שנייה. עובדים שיכולים להחתים גם מהנייד לא נתקעים כששעון אחד נפל.
- סקירה יומית או שבועית. תקלה שמתגלה מחר היא תיקון של דקה. תקלה שמתגלה ביום הסגירה היא בירור.
- נוהל כתוב. מה עושים כשהשעון מושבת, ועד מתי משלימים. אפשר לצרף אותו לנוהל נוכחות.
ב־ProperTime, תקלה בשעון לא עוצרת את הרישום
- שעון US10C ממשיך לקלוט כשהרשת נופלת. ההחתמות נשמרות בו, ונשלחות ל־ProperTime לבד כשהרשת חוזרת.
- גיבוי בכיס. העובד מחתים גם מהאפליקציה בנייד או מהמחשב, וההחתמות נכנסות לאותו דוח.
- תיקון בדוח עצמו. העובד משלים, המנהל מאשר.
רוצים רישום נוכחות שלא תלוי בנקודה אחת? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.