שעון נוכחות כרטיס מגנטי הוא השעון שבכניסה, שבו כל עובד מעביר כרטיס אישי בחריץ והשעון רושם מתי נכנס ומתי יצא. בהרבה עסקים הוא תלוי על הקיר כבר שנים, וכולם מחתימים בו בלי לחשוב.
המדריך הזה הוא למי שכבר עובד עם שעון כזה, או מתלבט אם להמשיך איתו: איך השעון עובד, למה הוא לא קורא כרטיס ומה עושים, איך מטפלים בכרטיס שאבד ובהחתמה בשביל חבר, ובמה הוא שונה מכרטיס קרבה, מטביעת אצבע ומהחתמה בנייד.
איך עובד שעון נוכחות עם כרטיס מגנטי
לכל עובד יש כרטיס פלסטיק אישי, ובגב הכרטיס פס מגנטי שעליו שמור מספר. כך נראית החתמה:
- העובד מעביר את הכרטיס בחריץ, בתנועה אחת.
- השעון קורא את המספר שעל הפס.
- השעון רושם את ההחתמה: מספר הכרטיס, התאריך והשעה. ברוב השעונים העובד רואה אישור על המסך או שומע צפצוף.
- ההחתמה מגיעה לדוח של העובד. יש שעונים שמעבירים את ההחתמות למחשב דרך הרשת, ויש שמורידים מהם את הנתונים מדי פעם.
שימו לב: השעון לא מכיר את העובדים, הוא מכיר רק מספרים. לכן כל כרטיס מגדירים פעם אחת על שם עובד, ומאז כל החתמה שלו נרשמת אצלו. איך עושים את זה, ומה צריך להופיע ברישום החודשי, במדריך לכרטיס נוכחות לעובד.
השעון לא קורא את הכרטיס: הסיבות והפתרונות
שמונה בבוקר, תור בכניסה, ומישהו מעביר את הכרטיס בפעם הרביעית. כמעט תמיד זו אחת מהסיבות האלה. ואם השעון כולו לא מגיב, ראו מה עושים כששעון הנוכחות לא עובד:
- העביר מהר מדי או לאט מדי. מעבירים שוב בתנועה אחת אחידה, מתחילת החריץ ועד סופו.
- הכרטיס בכיוון הלא נכון. הפס צריך לעבור מול הקורא. מדבקה קטנה עם חץ על הכרטיס חוסכת את הניסיונות בבוקר.
- הפס נמחק. מגנט מוחק אותו: כיסוי טלפון עם סגירה מגנטית, תיק עם סוגר מגנטי, רמקול. כרטיס שנמחק לא חוזר לעבוד, ומחליפים אותו.
- הכרטיס נשרט או התכופף. ארנק בכיס האחורי ומפתחות באותו כיס עושים את שלהם. נרתיק פשוט שומר על הכרטיס.
- הקורא מלוכלך. אבק נאסף בחריץ, במיוחד במחסן, במפעל ובכניסה לאתר. מנקים לפי הוראות היצרן, ואם השעון עדיין מתקשה לקרוא, ייתכן שהקורא כבר שחוק.
- הכרטיס חדש ועוד לא הוגדר. השעון קורא אותו, אבל ההחתמה לא נרשמת אצל אף עובד. מגדירים אותו על שם העובד ובודקים החתמה ראשונה.
ומה עם ההחתמה שלא נקלטה? העובד מדווח על השעה, והמנהל מאשר את התיקון. כך עושים את זה נכון, במדריך עובד שכח להחתים.
כרטיס שאבד או נשכח בבית
כרטיס שנשאר בבית או הלך לאיבוד לא מחתים. אם אף אחד לא מטפל בזה, בסוף החודש מישהו משלים לעובד את השעות ביד, מהזיכרון. מה עושים:
- מבטלים את הכרטיס הישן מיד, כדי שאף אחד אחר לא יחתים איתו.
- מגדירים לעובד כרטיס חדש. השעות שכבר נרשמו נשארות: הן שייכות לעובד, לא לכרטיס.
- עד שהכרטיס מוכן, העובד מחתים באפליקציה בנייד או מהמחשב, או שהשעות נכנסות כתיקון באישור המנהל.
טיפ קטן: כמה כרטיסים ריקים במגירה במשרד חוסכים ימים של תיקונים. וכשכרטיסים הולכים לאיבוד שוב ושוב, כדאי לשקול דרך החתמה שאין בה כרטיס בכלל.
החתמה בשביל חבר
“אני תקוע בפקק, תחתים לי?” בשעון כרטיסים זה לוקח שנייה: הכרטיס עובר מיד ליד, והשעון לא יודע מי עומד מולו. התוצאה היא תשלום על שעות שלא עבדו, ורישום נוכחות שלא משקף את מה שקרה באמת. ורישום הנוכחות הוא חובה של המעסיק: הוא צריך להראות את השעות שהעובד באמת עבד.
מה עוזר:
- כלל ברור מראש. כל עובד מחתים רק בעצמו, וכולם יודעים מה קורה אם לא. את זה כותבים בנוהל הנוכחות של העסק.
- מבט על החריגות. שני עובדים שמחתימים בהפרש של שנייה, כל בוקר, שווים שיחה.
- דרך נוחה לדווח על איחור. עובד שיודע שאפשר לדווח על איחור ולתקן אותו באישור המנהל, לא צריך חבר שיחתים לו. על השיחה עם עובד שמאחר, במדריך לאיחורים בעבודה.
- זיהוי שלא עובר מיד ליד. כרטיס אפשר להעביר, אצבע לא. בשעון טביעת אצבע רק העובד עצמו מחתים. לפני שמכניסים שעון כזה, מסבירים לעובדים מה הוא שומר, מבקשים הסכמה ונותנים חלופה, כמו שהסברנו בפרק על טביעת אצבע ופרטיות העובדים.
כרטיס מגנטי, כרטיס קרבה, טביעת אצבע או נייד
אם אתם מתלבטים אם להמשיך עם הכרטיס המגנטי, הנה ההבדלים שחשובים ביום־יום:
- כרטיס קרבה (RFID). אותו הרגל, כרטיס או תג אישי, רק מקרבים לשעון במקום להעביר. אין חריץ ואין פס מגנטי, אז רוב התקלות שתיארנו למעלה פשוט נעלמות. מה שנשאר: גם כרטיס קרבה אפשר לשכוח בבית או להעביר לחבר. וחשוב לדעת: שעון קרבה לא קורא כרטיסים מגנטיים, ולכן במעבר מחליפים את הכרטיסים.
- טביעת אצבע. אין מה לשכוח ואין מה להעביר. כל עובד רושם את טביעת האצבע שלו פעם אחת, ומאז מחתים באצבע. עוד על כך במדריך לשעון נוכחות ביומטרי.
- אפליקציה בנייד. העובד מחתים בטלפון, ל־Android או ל־iOS, והמיקום נרשם עם ההחתמה. מתאים למי שמתחיל את היום באתר, אצל לקוח או בבית, ולא בכניסה למשרד. הטלפון ממילא בכיס, אז אין כרטיס לשכוח. איך זה עובד בפועל, במדריך לדיווח נוכחות מהנייד.
- מהמחשב. לעובדי משרד ולמי שעובד מהבית: לוחצים “כניסה” ו”יציאה” בדפדפן.
ההשוואה המלאה, עם כל הסוגים ולמי כל אחד מתאים, נמצאת במדריך לסוגי שעוני נוכחות.
מעבר מכרטיס מגנטי, בלי לשנות הרגלים
לא צריך להחליף הכול ביום אחד. שעון הנוכחות US10C שאנחנו מספקים עם ProperTime מזהה כרטיס או תג קרבה, וגם טביעת אצבע. כך נראה המעבר:
- כרטיס קרבה לכל עובד. מחליפים את הכרטיסים המגנטיים בכרטיסים או בתגי קרבה, ומגדירים כל אחד על שם העובד. התמיכה של ProperTime תעזור לכם בהגדרה הראשונה.
- מי שרוצה, עובר לאצבע. באותו שעון רושמים גם טביעות אצבע. חלק מהעובדים מחתימים באצבע, והשאר ממשיכים עם הכרטיס.
- אנשי השטח מחתימים בנייד. באפליקציה, עם המיקום, בלי לעבור במשרד.
- הכול בדוח אחד. החתמות מהשעון, מהנייד ומהמחשב נכנסות לאותו דוח נוכחות. וגם כשהרשת במשרד נופלת, השעון שומר עד 50,000 החתמות ומעביר אותן כשהיא חוזרת.
השעון הישן כבר מייצר יותר תיקונים ממה שהוא חוסך? בדקו את 5 הסימנים שהגיע הזמן להחליף שעון נוכחות.
מהכרטיס לשכר, בלי הקלדה
בשעון הנוכחות של ProperTime כל ההחתמות, משעון בכניסה, מהאפליקציה ומהמחשב, נכנסות לאותה מערכת נוכחות, יחד עם ההיעדרויות והמשימות. המנהל מאשר תיקונים במהלך החודש, ובסופו מפיקים קובץ מוכן למערכת השכר.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.