נוכחות במוסך ובעסק שירות היא הרישום של מתי כל עובד התחיל ומתי סיים, וגם על מה עבד באמצע. בעסק כזה היום לא עובר על דבר אחד. מכונאי מטפל בשלושה רכבים, טכנאי מזגנים עובר בין ארבעה לקוחות, ואף אחד מהם לא יושב ליד שולחן שאפשר לשים עליו דף נוכחות.
במדריך הזה: איך מחתימים עובדים שנעים בין עבודות, איך רושמים שעות לכל עבודה ולכל לקוח, ואיך מנהלים נוכחות ושעות באותו דוח, בלי להקליד שום דבר פעמיים.
מה מקלקל נוכחות במוסך ובעסק שירות
שלוש בעיות חוזרות אצל מוסכים, טכנאים ובעלי מקצוע שיוצאים אל הלקוח:
- הדף תלוי בקיר, והיום קורה בשטח. מי שיצא ללקוח בשבע בבוקר לא עבר ליד הדף. בסוף החודש משלימים שעות מהזיכרון.
- עבודה אחת, כמה אנשים. עבודה שלקחה יום מלא יכולה לכלול שני מכונאים וחצי יום של מי שהחליף אותם. בלי רישום, אף אחד לא יודע כמה זמן היא באמת לקחה.
- השכר ידוע, והעבודה לא. אתם יודעים כמה שילמתם בשכר, אבל לא כמה זמן הלך על כל לקוח. ובלי זה קשה לדעת אם המחיר שנתתם היה נכון.
שני דברים לרשום, לא אחד
נוכחות ושעות לפי עבודה עונות על שאלות שונות:
- נוכחות: מתי העובד התחיל לעבוד ומתי סיים. זה הבסיס לשכר.
- שעות לפי לקוח ועבודה: על מה הוא עבד בזמן הזה. זה הבסיס לחיוב ולבדיקה אם העבודה הרוויחה.
עסק שרושם רק את הראשון יודע כמה עולים לו העובדים, אבל לא על מה הכסף הלך. עסק שרושם רק את השני לא יכול לסגור שכר. הדרך הנוחה היא לרשום את שניהם באותו מקום, כשהשעות לפי עבודה מתחלקות מתוך יום הנוכחות.
החתמה בכניסה לעבודה, ולא רק בכניסה למוסך
עובדי המוסך מחתימים בשעון נוכחות בכניסה, למשל שעון טביעת אצבע בקיר המשרד. טכנאי שיוצא ללקוח מחתים כניסה מאפליקציית ProperTime ל־Android או ל־iOS ברגע שהוא מתחיל לעבוד: ליד הרכב, בדרך או אצל הלקוח. בהחתמה נרשמים השעה והמיקום, ובסוף היום הוא מחתים יציאה. כל ההחתמות, מהשעון ומהטלפון, נכנסות לאותו דוח.
מה כדאי לומר לעובדים לפני שמתחילים להחתים עם מיקום, כתבנו במדריך מעקב מיקום עובדים.
שעות לפי לקוח ועבודה
ב־ProperTime מגדירים לקוחות, ולכל לקוח פרויקטים ומשימות. במוסך אפשר להגדיר כך לקוח וטיפול, ובעסק שירות לקוח והתקנה או תיקון. העובד מדווח כמה שעות עבד על כל אחד, והמנהל מאשר.
דוגמה ליום אחד: מכונאי מחתים כניסה ב־7:30 ויציאה ב־16:30, ומדווח:
- טיפול 60 אלף ק״מ, לקוח א׳: 3 שעות.
- החלפת בלמים, לקוח ב׳: 2.5 שעות.
- אבחון תקלה, לקוח ג׳: 2.5 שעות.
- ניקיון והכנת המוסך: שעה.
ביום אחד יש רישום נוכחות רציף אחד, וכל שעה יושבת אצל העבודה הנכונה. בסוף החודש רואים כמה שעות לקח כל סוג עבודה, ואם מחיר השעה שאתם גובים מכסה אותן.
כללים שעושים את ההבדל:
- משימה לכל סוג עבודה. “החלפת בלמים” ו”אבחון תקלה” אומרים לכם יותר מ”עבודה במוסך”.
- פרויקט פנימי לשעות שלא שייכות ללקוח. ניקיון, סידור מחסן, הדרכות. גם אלה שעות עבודה, וכדאי לדעת כמה יש מהן.
- מדווחים כשמסיימים עבודה, לא בסוף השבוע. מי שמשחזר ביום חמישי מה עשה ביום שני, מעגל ומנחש.
איך הופכים את השעות לעלות ולרווח של כל עבודה: דיווח שעות לפי פרויקט.
חיוב לפי שעות: דוח שעות ללקוח
לקוחות עסקיים, כמו חברות שהצי שלהן אצלכם בטיפול, מבקשים לפעמים לראות על מה חויבו. כשהשעות רשומות לפי לקוח, הדוח כבר מוכן. מה להראות ללקוח ואיך לבדוק את השעות לפני שהן יוצאות בחשבונית: דוח שעות ללקוח.
דוח אחד לשכר ולחיוב
בסוף החודש המנהל אישר את הדיווחים, ומפיקים:
- דוח נוכחות חודשי לכל העובדים, מהשעון ומהטלפון, לטעינה למערכות שכר מובילות.
- דוח שעות לפי עובד, לקוח או פרויקט, לחיוב ולבדיקה אילו עבודות מרוויחות.
אותן שעות, בלי להקליד מחדש. עסק קטן שרוצה לדעת מה עוד צריך: מערכת נוכחות לעסק קטן. וצוותים שעוברים בין אתרי בנייה: נוכחות עובדי בנייה.
נוכחות במוסך ובעסק שירות עם ProperTime
- החתמה מהטלפון לטכנאים שבשטח, ושעון נוכחות למוסך.
- שעות לפי לקוח ועבודה, באותה מערכת של הנוכחות.
- המנהל רואה ומאשר במהלך החודש, ולא מגלה פערים כשסוגרים שכר.
- דוח אחד לשכר, ודוח שעות לחיוב.
רוצים לנסות על הצוות והלקוחות שלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.