לכל עובד כבר יש בכיס מכשיר שיכול לשמש שעון נוכחות. הטלפון הפרטי נראה כמו פתרון מובן מאליו לצוות שבשטח, ובכל זאת כמעט תמיד עולה אותה שאלה: מה אני רשאי לבקש מהעובד, ומה הוא ירגיש כשאבקש?
במדריך הזה: מה כדאי להסכים עם העובדים לפני שמתחילים, איך שומרים על הפרטיות שלהם, ואיך ההחתמה נרשמת ב־ProperTime.
מה נכון לבקש, ומה לא
הטלפון שייך לעובד. לכן הדרך הבטוחה, והנעימה יותר, היא להציע אותו ככלי נוח ולא להטיל אותו כחובה:
- מציעים, לא כופים. כותבים לעובדים שאפשר להחתים מהטלפון, ומסבירים למה זה נוח להם: אין צורך לעבור במשרד כדי להחתים.
- משאירים חלופה. מי שלא רוצה, מחתים מהמחשב או בשעון שבכניסה. אין סיבה ליצור ויכוח על מכשיר פרטי כשיש דרך אחרת לאותו רישום.
- מסכמים הוצאות. אם העובד משתמש בחבילת הגלישה שלו, כדאי לסכם מראש אם העסק משתתף, או מציע מכשיר של העסק.
- כותבים מה סוכם. פסקה אחת בכתב, שהעובד מאשר, חוסכת מחלוקת בעוד חצי שנה.
אלה כללי אצבע, לא ייעוץ משפטי. החובה לרשום נוכחות מוטלת על המעסיק (עוד על כך בחובת רישום הנוכחות), ולכן גם הבחירה איך לרשום צריכה להיות מוסכמת וברורה. לבדיקת המקרה שלכם, התייעצו עם עורך דין.
פרטיות: מה המעסיק רואה ומה לא
החשש של עובד מהחתמה מהטלפון הפרטי הוא פשוט: “האם הבוס רואה עכשיו את הטלפון שלי?”. התשובה צריכה להיות ברורה ופשוטה, ולכן כדאי לומר אותה לפני שהוא שואל.
- המעסיק לא רואה את הטלפון. הוא רואה רק את ההחתמה עצמה: שעה, ומיקום ההחתמה.
- החתמה היא פעולה של העובד. כניסה כשהוא מתחיל, יציאה כשהוא מסיים. מה שקורה אחרי היציאה לא נרשם.
- המיקום משמש לנוכחות. על ההבדל בין מיקום בהחתמה לבין מעקב רציף, ועל החוק שחל על זה, כתבנו במדריך מעקב מיקום עובדים.
מה כותבים לעובדים
חמש שורות קצרות, בשפה רגילה, לפני ההחתמה הראשונה:
- אפשר להחתים מהטלפון הפרטי, והאפליקציה היא של ProperTime.
- בכל החתמה נרשמים השעה והמיקום, ורק אז.
- המנהל הישיר ומי שמכין את השכר רואים את הדיווחים.
- מי שמעדיף יכול להחתים מהמחשב או בשעון הנוכחות.
- שאלות? פונים לאיש קשר אחד שמציינים בשם או בתפקיד.
יום אחד אצל הצוות בשטח
חברת תחזוקה עם שמונה טכנאים. עד היום כל אחד שלח הודעה בסוף היום עם השעות. עכשיו הטכנאי מתקין את האפליקציה בטלפון שלו, בבוקר, כשהוא מגיע ללקוח הראשון, לוחץ כניסה, ובסוף היום יציאה. המנהלת רואה בבוקר מי כבר התחיל, ובסוף החודש יש דוח אחד במקום שמונה שרשורי הודעות. טכנאי אחד מעדיף לא להשתמש בטלפון הפרטי, ומחתים מהמחשב בדפדפן. אצל המנהלת שניהם בדוח אחד.
החתמה מהטלפון עם ProperTime
- אפליקציה ל־Android ול־iOS, שהעובד מוריד לטלפון שלו. כל החתמה מהנייד נרשמת עם השעה והמיקום.
- דרכים נוספות לאותו דוח. מי שבמשרד מחתים בדפדפן או בשעון נוכחות, ומי שבשטח מהנייד.
- המנהל מאשר במהלך החודש, ולא מגלה פערים כשסוגרים שכר.
- קובץ מוכן לשכר בסוף החודש.
כל הפרטים על האפליקציה, צעד אחר צעד, במדריך שעון נוכחות סלולרי.
רוצים שהצוות בשטח יחתים מהטלפון שלו? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.