השלמת שעות אחרי היעדרות או איחור היא בקשה שכל מנהל משרד מכיר: “אני אשאר מחר שעה, אני אשלים”. בקצרה: ככלל, אפשר להשלים שעות שחסרו אם המעסיק מסכים, וההשלמה נרשמת בנוכחות כמו כל שעת עבודה. ההסכמה צריכה להיות ברורה, והרישום מדויק.
המדריך מיועד למעסיקים ולמנהלי משרד: על מה מסכימים, איך מונעים בלגן, ואיך זה נראה בדוח.
האם עובד יכול להשלים שעות?
ההשלמה היא הסדר בין העובד למעסיק, לא זכות של העובד. המעסיק יכול להסכים, ויכול לסרב. מה שחשוב הוא שאותו כלל חל על כולם.
על איחורים שלא הושלמו, בדרך כלל מנכים רק את הדקות שחסרו. כשהעובד משלים את הזמן בהסכמה, אין דקות חסרות, ואין על מה לנכות. אותו עיקרון נכון גם להיעדרות של שעה או חצי יום.
כשמדובר ביום שלם שבו העובד לא הגיע, ובמיוחד בלי הודעה, זה כבר עניין אחר: היעדרות ללא הודעה. וכשמדובר בימי מחלה או חופשה, אין מה להשלים, כי הם מוגדרים בנפרד.
מה כדאי להסכים עם העובד
לפני שמאשרים, ארבעה דברים שכדאי לקבוע, ועדיף בהודעה כתובה קצרה:
- כמה שעות חסרות. מספר מדויק, מתוך רישום הנוכחות, לא “בערך שעה”.
- מתי משלימים. באיזה יום ובאיזו שעה, ובתוך כמה זמן. כדאי להגביל לאותו שבוע או לאותו חודש, כדי שהחשבון ייסגר לפני התלוש.
- מי מאשר. המנהל הישיר, ובאיזו דרך: הודעה במערכת או מייל.
- מה עם יום ארוך. השלמה ביום שבו העובד כבר עבד יום מלא עלולה לייצר שעות נוספות. שעות נוספות נספרות ככלל לפי כל יום, ולא לפי סכום השבוע. עדיף לקבוע מראש איפה משלימים.
אם יש אצלכם שעות עבודה גמישות, חלק מהשאלות כבר פתורות: המסגרת היומית והשבועית מוגדרת, והעובד מזיז את היום בתוכה.
איך זה נראה בדוח הנוכחות
הכלל הפשוט: כל יום נרשם כפי שהיה. לא “מתקנים” את יום האיחור כדי שייראה מלא, ולא מוסיפים את שעות ההשלמה ליום אחר.
דוגמה (המספרים להמחשה): עובדת התחילה ביום שלישי בשעה 10:00 במקום 08:00, וחסרו לה שעתיים. ביום רביעי היא יצאה בשעה 18:00 במקום 16:00.
| יום | כניסה | יציאה | שעות |
|---|---|---|---|
| שלישי | 10:00 | 16:00 | 6 |
| רביעי | 08:00 | 18:00 | 10 |
בדוח החודשי רואים את שני הימים כפי שהיו, וסך השעות לשבוע יוצא מלא. מי שמסתכל על הדוח מבין מה קרה בלי שאלות.
שימו לב ליום הארוך: 10 שעות ביום אחד חורגות מיום עבודה רגיל. בדוגמה הזאת כדאי לבדוק מול יועץ השכר איך נספרות השעות הנוספות, ולכן עדיף היה לתכנן את ההשלמה ביום שלא חורג.
אם העובד השלים ושכח להחתים, אין רישום, ואי אפשר להוכיח את ההשלמה. איך מתקנים בלי לנחש, ומה חייב להישאר רשום: שינוי דיווח נוכחות בדיעבד ועובד שכח להחתים.
נוהל השלמת שעות: שלושה משפטים
מספיק נוהל קצר, שנמסר לכולם:
- השלמה אפשרית באישור המנהל, מראש, ובתוך אותו חודש.
- ההשלמה נרשמת בנוכחות באותו יום שבו נעשתה, כמו כל יום עבודה.
- שעות שלא הושלמו בזמן נחשבות שעות חסרות.
כשהכלל כתוב וחל על כולם, אין צורך להתווכח על כל מקרה, והמנהל לא נראה כמי שמעדיף עובד אחד על אחר. במעקב הנוכחות וההיעדרות השוטף אפשר לראות מי עדיין חייב שעות לפני סוף החודש.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־ProperTime העובדים מדווחים כניסה ויציאה מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או משעון נוכחות, גם ביום ההשלמה. המנהל מאשר את הדיווחים, והדוח החודשי מראה את שעות כל יום ואת סך השעות של העובד, כך שרואים אם החסר הושלם לפני שהכול נכנס לתלוש. בסוף החודש השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן למערכת השכר.
זה מידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. למקרה שלכם כדאי לבדוק מול יועץ השכר או עורך דין לדיני עבודה.
רוצים לראות בדוח אחד את החסר ואת ההשלמה? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.