עובד בחופשה ענה למנהל בטלפון. עובד חולה פתח מייל ושלח מסמך. ככלל, מה שנעשה בפועל הוא עבודה, והוא נרשם כעבודה. ומה שלא נעשה נשאר חופשה או מחלה.
זו שאלה שמנהלים מכירים: “הוא רק ענה לשתי שיחות, צריך להוריד לו יום חופשה?” או “היא עבדה שעתיים מהבית, אבל היא חולה”. בלי תיעוד, כל אחד זוכר אחרת, ובתלוש מתגלה הפער. המדריך מיועד למעסיקים ולמי שמכין שכר: מה כדאי לדעת, ואיך מתעדים כך שהיתרות והשכר יהיו נכונים.
מה כדאי שהמעסיק ידע
החופשה השנתית נועדה למנוחה, ודמי המחלה נועדו לימים שבהם העובד לא מסוגל לעבוד. לכן, ככלל:
- עבודה בפועל היא עבודה. גם אם נעשתה מהבית, מהחוף או מהמיטה, ופחות מיום מלא. היא נרשמת כשעות עבודה ומשולמת.
- בחופשה, מה יורד מהיתרה סוגרים מראש. על השעות שעבד משלמים כעבודה. מה יורד מיתרת החופשה באותו יום מתאמים עם העובד ורושמים.
- במחלה, כל שעה במה שהיה. השעות שעבד נרשמות כעבודה, ושאר היום כמחלה, לפי אישור המחלה.
- הסכמה ותיעוד. כשהעובד נקרא לעבוד בזמן חופשה, כדאי שזה יהיה בהסכמה, מראש ובכתב, ולא ברגע האחרון.
הדרך הבטוחה ביותר היא לצמצם: לא לקרוא לעובד בחופשה או במחלה אלא במקרים חריגים. בעסקים שבהם זה קורה הרבה, כדאי להגדיר נוהל: מי רשאי לפנות, מתי, ואיך העובד מדווח על הזמן.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. למקרה מסוים, בדקו בכל זכות או מול עורך דין לדיני עבודה.
איך רושמים
עיקרון אחד: כל שעה ברישום של מה שקרה בה.
דוגמה: עובדת אישרה חופשה של שלושה ימים, מראשון עד שלישי. ביום שני היא נתנה למנהל שעה וחצי של שיחות ומייל, ובמקום לשלוח הודעה אחרי, דיווחה על השעות באותו יום.
- ראשון ושלישי: חופשה, כמתוכנן.
- שני: שעה וחצי של עבודה, עם הערה מה נעשה. הרישום והאישור נעשים באותו יום, כשהכול טרי.
- השכר והיתרה: על השעה וחצי משלמים כעבודה. מה יורד מיתרת החופשה ביום שני מתאמים עם העובדת, ומה שנקבע רושמים.
באותו אופן עם מחלה: עובד חולה עם אישור לשלושה ימים, שביקש לעבוד שעה ביום השני כי הלקוח לא יכול לחכות. השעה נרשמת כעבודה, ושאר היום כמחלה, לפי האישור. כדאי לעדכן את מי שמכין את השכר, כדי שלא יתפלאו על ההתאמה.
ארבעה דברים שכדאי לבדוק:
- הדיווח נעשה במועד. ככל שעובר זמן, קשה יותר לשחזר מה נעשה ומתי.
- המנהל מאשר. אישור בדוח עצמו מונע אי־הבנות בסוף החודש.
- ההערה ברורה. משפט אחד על מה נעשה מספיק, ואין צורך בפירוט.
- היתרות מתעדכנות. ימי חופשה וימי מחלה שנרשמו נכון נותנים יתרה נכונה, שקובעת גם את החופשה בשנה הבאה ואת פדיון החופשה בסיום העבודה.
על רישום חופשה שנקטעה במחלה, ראו עובד חלה בחופשה. לכללי הזכאות והתשלום: ימי מחלה לפי חוק וימי חופשה לפי חוק. מה צריך להופיע באישור מחלה.
איך זה נראה ב־ProperTime
- דיווח מכל מקום: העובד מדווח על שעות העבודה מהאפליקציה בנייד או מהמחשב, גם כשהוא מחוץ למשרד.
- יום אחד, שני סוגים: ביום אחד אפשר לראות גם היעדרות וגם שעות עבודה, כל אחד בסוג שלו. איך מגדירים, במדריך לניהול היעדרויות עובדים.
- אישור מנהל: המנהל רואה את הדיווח ומאשר אותו בדוח, כשהאירוע עוד טרי.
- קובץ השכר: בסוף החודש כל סוג יוצא עם קוד השכר שלו, בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026), במאגר החקיקה הלאומי של הכנסת: חוק חופשה שנתית, התשי״א–1951, חוק דמי מחלה, התשל״ו–1976.
רוצים שכל שעה תירשם במה שהיה בה? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.