רופאה מקבלת מ־08:00 עד 13:00, חוזרת למרפאה ב־16:00 עד 19:00, ובליל שבת עונה לטלפון מכוננות. את כל זה צריך להכניס לתלוש, ובסוף החודש מישהו יושב עם דף ידני ומנסה לשחזר. במרפאות ובקליניקות זה לא מקרה חריג, זה סידור העבודה הרגיל.
המדריך הזה הוא לבעלי מרפאות וקליניקות ולמי שמנהל את המשרד: איך רושמים נוכחות כשהיום מפוצל, יש כוננות, והצוות מתחלק בין חדרים וסניפים, כך שהשעות של כל עובד מדויקות לפני השכר.
למה מרפאה לא עובדת כמו משרד
במשרד כולם נכנסים ב־9 ויוצאים ב־18. במרפאה:
- קבלת קהל בגלים. בוקר, הפסקה, אחר הצהריים. חלק מהצוות נשאר, וחלק הולך הביתה באמצע.
- כמה תפקידים, כמה לוחות זמנים. רופאים, מטפלים, אחיות, מזכירות. לכל אחד שעות אחרות.
- תזוזות של הרגע האחרון. עובדת שמחליפה חולה, מטפל שעובד פעם בשבוע בסניף השני, ערב שמתארך כי המטופל האחרון הגיע באיחור.
- טלפונים בלילה. כוננות, ייעוץ, קריאה דחופה.
כל אחד מאלה משנה את מספר השעות בתלוש. ורישום שעות העבודה הוא חובה של המעסיק, לא של העובד.
יום מפוצל: שני חלקים, יום אחד
מי שעובד בבוקר וחוזר אחר הצהריים עובד יום אחד. ככלל, שני החלקים נספרים יחד, ההפסקה ביניהם לא נספרת כשעות עבודה כל עוד העובד חופשי לצאת, ושעות נוספות מתחילות כשסך היום עובר את יום העבודה הרגיל.
כך נראה יום של מזכירה במרפאה: 08:00 עד 12:00 ו־15:30 עד 19:30, שמונה שעות עבודה, לא שני חצאי יום. ארבע החתמות, ואף אחת לא יכולה לחסור. החתמה שנשכחה ב־12:00 הופכת את היום בדוח ליום של 11.5 שעות.
הכללים המלאים, כולל כמה זמן מותר בין החלקים ומה עם נסיעה שנייה, במדריך משמרת מפוצלת לפי חוק.
כוננות וקריאות
רופאים, טכנאים ואנשי צוות רפואי עובדים לא מעט בכוננות. שתי שאלות מכריעות:
- האם הכוננות עצמה היא שעות עבודה? ככלל, כוננות שבה העובד חייב להישאר במרפאה היא שעות עבודה. כוננות מהבית, כשהוא חופשי, בדרך כלל לא.
- מה עם הקריאה? הזמן שבו עבד בפועל, מהבית או במרפאה, הוא שעות עבודה, ואם הוא עובר את יום העבודה הרגיל, אלה שעות נוספות.
את התשלום על עצם הכוננות קובעים הסכם קיבוצי, צו הרחבה או חוזה העבודה. כדי שיהיה על מה לבסס חישוב, רושמים בנפרד את ימי הכוננות ואת הקריאות עצמן, כל קריאה עם כניסה ויציאה. הפירוט במדריך שעות כוננות.
כמה חדרים או כמה סניפים
מרפאה עם שני סניפים מייצרת את אותה בעיה כמו כל עסק מרובה סניפים: מי באמת הגיע, מי החליף את מי, ומי מאשר. הפתרון הפשוט הוא אחראי אחד בכל סניף, שמאשר את הדיווחים של הצוות שלו, ודוח אחד לשכר. איך מארגנים את זה, במדריך ניהול נוכחות בכמה סניפים.
מה שחשוב במרפאה: מטפל שעבר בין סניפים באמצע השבוע צריך להיות רשום במקום אחד, כדי ששעותיו יתחברו לסך אחד, וסידור העבודה יהיה מול העיניים כשבונים אותו: סידור משמרות.
מה לבדוק לפני שמעבירים לשכר
בסוף החודש, בדוח של כל עובד:
- ארבע החתמות ביום מפוצל. יום עם שתי החתמות בלבד הוא כנראה יום שבו שכחו לרשום את ההפסקה.
- קריאות עם כניסה ויציאה. כוננות בלי רישום קריאות לא מראה כמה שעות עבדו בפועל.
- שעות בשבת ובחג. מסומנות, כי יש להן תעריף אחר.
- שעות אחרי סגירה. הטיפול האחרון נגמר ב־19:20, לא ב־19:00. מי שרשום לפי סידור העבודה ולא לפי ההחתמה מפסיד את העשרים דקות.
השגרה המלאה במדריך בדיקת דוח נוכחות לפני שכר.
איך זה נראה ב־ProperTime
- החתמה מכל מקום. רופא שיוצא ישר מהבית לקריאה, מזכירה בדלפק ומטפל בחדר: מחתימים מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או משעון נוכחות פיזי בכניסה. הכל נכנס לאותו דוח.
- תזכורת למי ששכח. עובד ששכח לדווח מקבל תזכורת ומשלים בעצמו, לפני שהיום נראה בדוח ארוך משהיה.
- אישור מנהל. מנהל כל סניף מאשר את הדיווחים של הצוות שלו במהלך החודש.
- קובץ לשכר. בסוף החודש השעות המאושרות של כל עובד, כולל חלקי יום, קריאות ושעות נוספות, יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. הסכם קיבוצי, צו הרחבה בענף או חוזה העבודה יכולים לקבוע תנאים אחרים, ויש תפקידים שהחוק לא חל עליהם. לגבי המקרה שלכם כדאי לבדוק באתר כל זכות או מול עורך דין לדיני עבודה.
רוצים שכל עובד במרפאה יהיה רשום, מאושר ומוכן לשכר? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.