ניהול נוכחות בכמה סניפים: תמונה אחת, מנהל לכל סניף, דוח אחד בסוף החודש

בסניף אחד הבעלים רואה הכל. בשלושה סניפים הוא כבר לא שם כל הזמן: ברמלה העובדת לא הגיעה, בחיפה שכחו להחתים יציאה, ובתל אביב המנהלת שולחת בוואטסאפ צילום של דף נייר. בסוף החודש מישהו יושב ומנסה לחבר שלוש טבלאות לדוח אחד.

המדריך הזה הוא לבעלים ולמנהלי משרד של חנויות, מרפאות, מסעדות וכל עסק עם כמה סניפים: איך מסדרים נוכחות כך שיש תמונה אחת, אחראי אחד בכל מקום, ודוח אחד לשכר. על מערכת נוכחות בכלל, ראו מערכת נוכחות. יש חנות אחת בלבד? נוכחות בחנות. ומה עם שישי? עבודה ביום שישי.

מה משתבש כשכל סניף מנהל לבד

• שלוש שיטות. בסניף אחד פנקס, בשני אקסל, בשלישי שעון. אי אפשר להשוות, ואף אחד לא מסתכל על הכל.
• הבעלים לא יודע. כדי לשאול “מי בעבודה עכשיו בכל הסניפים” הוא מתקשר לשלושה מנהלים.
• סוף החודש מתארך. מי שאוסף טבלאות ומקליד אותן מחדש טועה, ותיקון של שעות אחרי שהחודש נסגר הוא תמיד איטי ולא נעים.
• העובד שעבר סניף. משמרת בסניף אחר נרשמת אצל מנהל אחד, ומנהל שני לא יודע עליה.

שלושה דברים שמסדרים

1. החתמה אחת, מערכת אחת

כל סניף יכול להחתים בדרך שמתאימה לו, העיקר שהכל נכנס לאותו מקום. ב־ProperTime העובדים מחתימים בשעון נוכחות פיזי (טביעת אצבע, כרטיס או טוקן), מהמחשב או מהאפליקציה בנייד, ובהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום. סניף עם כניסה קבועה מתאים לשעון על הקיר. עובד שמחליף בסניף אחר מחתים מהנייד. הכל נכנס לאותה מערכת.

2. אחראי אחד בכל סניף

מי שיודע אם העובד באמת היה במשמרת הוא מנהל הסניף, לא הבעלים. לכן כדאי שהוא יעבור על הדיווחים של הצוות שלו ויאשר אותם, עוד במהלך החודש. ב־ProperTime מנהלים מאשרים דיווחים לאורך החודש, כך שהחתמה חסרה או יציאה שנשכחה מתוקנות בשבוע שבו זכרו אותן. איך זה עובד: אישור שעות עבודה.

כדאי לסכם בכתב שלושה כללים לכל המנהלים: עד איזה יום בשבוע מאשרים, מה עושים כשעובד שכח להחתים, ומי מחליט במחלוקת.

3. דוח אחד לשכר

בסוף החודש הבעלים או מנהל החשבונות לא צריכים לרדוף אחרי שלושה מנהלים. השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, כולל ההיעדרויות. מה בודקים לפני שמעבירים: דוח נוכחות חודשי.

מה הבעלים בודק בכל בוקר

שתי דקות, בלי טלפונים:

1. מי בעבודה. פותחים את המערכת ורואים מי הגיע. איך נראה הבוקר הזה: נוכחות בזמן אמת.
2. סניף עם חור. אם בסניף חסרים עובדים שאין להם היעדרות רשומה, מתקשרים למנהל הסניף, לא לעובד.
3. התראות. המנהלים מקבלים דיווחים יומיים והתראות, ועובדים ששכחו לדווח מקבלים תזכורת.

סידור משמרות בין סניפים

כשיש כמה סניפים, הסידור נבנה לכל סניף לחוד, וכל החלפה בין סניפים צריכה להופיע בסידור של שני הסניפים. סידור שנבדק מול מה שקרה בפועל הוא סידור שאפשר ללמוד ממנו: סידור משמרות מסביר איך בונים אותו ומה החוק קובע.

איך מתחילים בלי לעצור את העבודה

1. מתחילים בסניף אחד, שבועיים עד חודש.
2. מוסיפים את שאר הסניפים כשמנהל הסניף כבר רגיל לאשר דיווחים.
3. מסכמים עם המנהלים את שלושת הכללים למעלה.

רוצים לראות את כל הסניפים במקום אחד? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.