בדיקת דוח נוכחות לפני שכר היא עשרים דקות שחוסכות שבוע של תיקונים אחרי התלוש. עובד שמקבל שעה פחות, או יום חופשה שלא נרשם, פונה למי שאישר את הדוח. כאן חמש בדיקות, לפי הסדר, לפני שמעבירים לחשב השכר.
המדריך מיועד למנהלי משרד, מנהלות כספים ומנהלים שמאשרים שעות. הדוח המלא, מה מופיע בו ואיך הוא נבנה, מפורט במדריך דוח נוכחות חודשי. כאן רק רשימת הבדיקה.
1. החתמות חסרות
מחפשים כניסה בלי יציאה, יציאה בלי כניסה, והחתמות כפולות. כל אחת מהן עוברת לשכר כשעה שגויה, או כיום שלא נספר.
- משלימים אצל העובד, לא במקומו: הוא יודע מתי יצא.
- מוסיפים שורה שמסבירה מה קרה.
- עובד ששוכח שוב ושוב הוא סימן לשגרה שצריך לשנות, לא רק לתקן.
איך מבררים את השעה ומי מאשר: עובד שכח להחתים.
2. ימים פתוחים וימים ארוכים מדי
יום פתוח הוא יום שנכנסו אליו ולא יצאו ממנו. בלי תיקון, השעות שלו לא יהיו נכונות. מסננים את הדוח לפי ימים חריגים בשני הכיוונים: ימים של 14 שעות ומעלה, וימים של שעה או שעתיים בלבד. בדרך כלל זו שכחה, ולפעמים החתמה על יום שהעובד לא היה בו. מי שמכיר את העבודה מזהה את זה במבט.
3. שעות נוספות
שעות נוספות הן המקום שבו הכי קל לטעות, כי כל שעה נספרת בתעריף אחר. בודקים שלושה דברים:
- מי צבר הרבה יותר שעות נוספות מהרגיל, ואם זה מוסכם ומאושר.
- ששעה נוספת לא נרשמה כשעה רגילה.
- שהשעות הנוספות מופרדות לפי תעריף, כפי שמערכת השכר מצפה לקבל אותן. שעות נוספות לפי החוק.
4. ימים ריקים בלי סיבה
יום עבודה בלי החתמה הוא לא תמיד שכחה. בודקים מול יומן החופשות ואישורי המחלה והמילואים, ונותנים לכל יום ריק סיבה: חופשה, מחלה, מילואים, או היעדרות. יום שאין לו הסבר הוא שאלה לעובד, ולא קובעים אותו בעצמם. היעדרות ללא הודעה מסבירה מה עושים כשהעובד באמת לא הגיע. בודקים גם עובדים שהתחילו או סיימו באמצע החודש, כדי שהימים שלפני ואחרי לא ייראו כהיעדרות.
5. שינויים בדיעבד שעוד לא אושרו
תיקון שמחכה לאישור מנהל הוא תיקון שלא נכנס לשכר, או נכנס בלי שאף אחד אישר אותו. מוודאים שכל שינוי בדיעבד מאושר, ושמה שנרשם במקור נשאר לצד התיקון. מי מאשר ומה חייב להישאר רשום: שינוי דיווח נוכחות בדיעבד.
אחרי הבדיקה
- סוגרים את החודש. אחרי העברה לשכר לא מתקנים בשקט. כל תיקון נוסף נרשם בדוח ומאושר: תיקון דוח נוכחות אחרי סגירת חודש.
- משווים אחרי הטעינה. סך השעות והשעות הנוספות במערכת השכר צריכים להתאים לדוח. מה צריך מהנוכחות כדי שהשכר ייצא נכון: מערכת נתוני שכר.
זה מידע כללי. לכללי השכר במקרה שלכם, התייעצו עם חשב שכר או עורך דין לדיני עבודה.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־ProperTime רוב הבדיקות האלה נעשות לאורך החודש, ולא ביום הסגירה:
- הדוח זמין בכל רגע. רואים החתמות חסרות וימים פתוחים כשעוד אפשר לתקן אותם בקלות.
- המנהלים מאשרים לאורך החודש. דיווחים יומיים והתראות מראים מה חסר, והמנהל מאשר תיקונים בדוח עצמו.
- נוכחות, היעדרויות ושעות נוספות באותו דוח, כך שאין צורך להצליב בין קבצים.
- קובץ מוכן לטעינה. בסוף החודש מופק קובץ בפורמט של מערכת השכר מהדיווחים שאושרו.
רוצים סגירת חודש בלי ערב של טלפונים? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.