מענה להודעות וואטסאפ ולשיחות מהעבודה אחרי שעות העבודה הוא עניין יומיומי, ובכל זאת בהרבה עסקים אין לגביו שום כלל. העובד עונה ללקוח בשבע בערב, המנהל שולח בקשה בעשר בלילה, ובסוף החודש אף אחד לא יודע אם זה היה שעות עבודה.
המדריך מיועד למעסיקים, למנהלי משרד ולמי שמכין את השכר: מתי מענה כזה נחשב שעות עבודה, מה משנה כשהמעסיק מצפה לתשובה, ואיך רושמים את הזמן כך שלא ייעלם.
התשובה הקצרה
חוק שעות עבודה ומנוחה מגדיר בסעיף 1 שעות עבודה כ”הזמן שבו עומד העובד לרשות העבודה”. החוק לא מזכיר וואטסאפ, אבל ההגדרה חלה גם עליו.
ככלל, מי שעובד בפועל אחרי שעות העבודה, כלומר עונה ללקוח, פותר בעיה או מטפל בבקשה של המנהל, עובד. הזמן הזה הוא שעות עבודה, בין אם העובד במשרד ובין אם על הספה בבית.
מתי זה שעות עבודה, ומתי לא
בפועל יש שלושה מצבים, וכדאי להפריד ביניהם:
- הודעה קצרה שלא דורשת טיפול. “קיבלתי”, אישור הגעה או אימוג’י. בדרך כלל זה לא זמן שמדווחים עליו.
- טיפול של ממש. שיחה עם לקוח, תשובה שדורשת בדיקה, שליחת מסמך, פתרון תקלה. זו עבודה, וכדאי לרשום אותה.
- ציפייה שהעובד יהיה זמין. כשהמעסיק מצפה שהעובד יענה מיד, בכל שעה, העובד לא באמת חופשי. זה מתקרב לכוננות, ויש עליה מדריך מלא: שעות כוננות.
מה שמכריע הוא לא כלי התקשורת אלא שלוש שאלות:
- מה ביקשו מהעובד? בקשה ישירה מהמנהל שונה מהודעה בקבוצה שאפשר להתעלם ממנה.
- כמה זמן זה לקח? חצי דקה או חצי שעה.
- האם המעסיק ידע וקיבל את העבודה? מעסיק שמקבל את התוצאה ולא עוצר את התופעה, יתקשה לטעון אחר כך שלא ידע.
אם יש מחלוקת, ההכרעה תלויה בנסיבות. לכן הכי פשוט למנוע אותה מראש, עם כלל ברור ורישום.
כשזה הופך לשעות נוספות
זמן שנחשב שעות עבודה והצטרף ליום עבודה מלא הוא ככלל שעות נוספות. לפי סעיף 16 בחוק, על שעות נוספות משלמים לפחות 125% על שתי השעות הראשונות ולפחות 150% מהשלישית, ובשעות המנוחה השבועית לפחות 150%, לפי סעיף 17.
דוגמה: מנהלת פרויקטים סיימה יום עבודה, ובערב ענתה ללקוח במשך עשרים וחמש דקות וסידרה איתו לוח זמנים. אם הזמן לא נרשם, הוא לא יגיע לשכר. עם כמה כאלה בחודש, מצטברות שעות שהיא עבדה ולא קיבלה עליהן שכר.
הכלל של שעות נוספות ללא אישור חל גם כאן: אישור מראש הוא כלי ניהול ולא תנאי לתשלום על זמן שהעובד עבד בפועל ושהמעסיק ידע עליו.
מה כדאי לקבוע בעסק
כלל קצר וכתוב חוסך את רוב הוויכוחים:
- מה דחוף? תקלה אצל לקוח או הודעה של מנהל, לעומת שאלה שמחכה לבוקר.
- למי פונים? אדם אחד או סבב, ולא כל הצוות בבת אחת.
- איך מדווחים? כל טיפול שנמשך יותר מכמה דקות נרשם עם משך הזמן.
- מי באמת בכוננות? מי שמצופה ממנו להיות זמין מוגדר ככונן, עם הסדר ותשלום.
אם העבודה אחרי השעות חוזרת שוב ושוב, כדאי לבדוק למה: עומס, חוסר בכוח אדם, או לקוחות שהתרגלו לקבל תשובה מיד. הדוח יראה את זה לפני שהעובדים יתעייפו. עוד על עבודה מחוץ למשרד: דיווח שעות עבודה מהבית.
איך רושמים את הזמן
לפי סעיף 25 בחוק, המעסיק חייב לנהל רישום של שעות העבודה והשעות הנוספות. ולפי סעיף 26ב בחוק הגנת השכר, כשיש מחלוקת על שעות נוספות והמעסיק לא מציג רישום, הוא זה שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בהן, עד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 בחודש. הודעות בוואטסאפ לא מחליפות רישום: הן מראות שהיה קשר, לא כמה זמן הוא נמשך. מה צריך להופיע ברישום: חובת רישום נוכחות.
איך זה נראה ב־ProperTime
- החתמה מהנייד: העובד מחתים כניסה כשהוא מתחיל לטפל בבקשה ויציאה כשהוא מסיים, מהאפליקציה בנייד, בלי לחזור למשרד.
- דיווח לפי לקוח ומשימה: אפשר לראות בסוף החודש כמה זמן נמשכו פניות אחרי שעות העבודה, ועבור איזה לקוח.
- אישור מנהל: המנהל עובר על הדיווחים ומאשר אותם, וכך הזמן מוסכם עוד לפני סגירת החודש.
- קובץ לשכר: השעות המאושרות, כולל השעות הנוספות, יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
כך גם הזמן שעבדו בערב נכנס למערכת הנוכחות בדיוק כמו כל שעה אחרת.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. הסכם קיבוצי, צו הרחבה בענף או חוזה העבודה יכולים לתת לעובד תנאים טובים יותר, ויש עובדים שהחוק לא חל עליהם. למקרה שלכם כדאי לבדוק במקור או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק שעות עבודה ומנוחה, סעיפים 1, 16, 17 ו־25; חוק הגנת השכר, סעיף 26ב.
רוצים שכל טיפול אחרי שעות העבודה יהיה רשום ומאושר? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.