מערכת נוכחות אינטרנטית, שנקראת גם נוכחות ברשת, מאפשרת לעובדים להחתים כניסה ויציאה מהנייד, מהמחשב או משעון פיזי, ומרכזת את כל הדיווחים אצל המנהל במקום אחד. העובד מחתים מהמשרד, מהבית, אצל לקוח או בחו״ל, והמנהל רואה את הדיווחים מכל מקום. כל הנתונים מגובים בענן וזמינים תמיד.
ProperTime היא מערכת נוכחות עובדים אינטרנטית: נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד, וקובץ מוכן לשכר.
איך עובדת נוכחות ברשת (מערכת נוכחות אינטרנטית)
שעון נוכחות רגיל תלוי על הקיר ליד הכניסה, ומי שלא עובר שם לא מחתים. במערכת נוכחות אינטרנטית ההחתמה נמצאת איפה שהעובד נמצא:
- במחשב. העובד נכנס למערכת בדפדפן ומחתים כניסה ויציאה. לא צריך להתקין שום דבר ולא צריך חומרה.
- בנייד. העובד מחתים באפליקציה ל־Android ול־iOS, והמערכת רושמת גם את מיקום הדיווח. כל הפרטים במדריך דיווח נוכחות מהנייד.
- ובשעון שבכניסה, אם רוצים. שעון פיזי מתחבר לאותה מערכת, וההחתמות שלו נכנסות לאותו דוח.
כך המערכת לא מחליפה בהכרח את השעון שבמשרד. היא משלימה אותו, כדי שגם מי שלא מגיע למשרד ידווח בזמן.
שעון נוכחות אינטרנטי בענן: מה זה אומר בפועל
שעון נוכחות אינטרנטי, או מערכת נוכחות בענן, הוא שעון נוכחות שלא תלוי בקיר אחד. הדוחות לא יושבים במחשב אחד במשרד: הם מגובים בענן וזמינים בכל רגע. בפועל:
- רואים את הצוות מכל מקום. מנהלת המשרד בודקת מהבית מי הגיע הבוקר, ומנהל הסניף רואה את העובדים שלו בלי לנסוע למשרד הראשי.
- השעון שבכניסה מחובר לאותה מערכת. החתמה בשעון נכנסת לאותו דוח של העובד, בדיוק כמו החתמה מהנייד.
- החתמות לא הולכות לאיבוד כשהרשת נופלת. שעון טביעת האצבע US10C שומר את ההחתמות בזיכרון שלו, וכשהחיבור חוזר הן נכנסות ל־ProperTime.
- מחשב שהתקלקל לא לוקח איתו את הנתונים. דוחות הנוכחות מגובים בענן, לא בכונן של מחשב במשרד.
למה לעבור לנוכחות אינטרנטית
שעון נוכחות על הקיר עובד רק למי שמגיע למשרד. אבל חלק מהצוות עובד מהבית, חלק בפגישות אצל לקוחות וחלק עובר בין סניפים. ואז מתחיל הבלגן: הודעות בטלפון, טבלאות אקסל ודיווחים שנזכרים בהם רק בסוף החודש.
במערכת נוכחות אינטרנטית כל עובד מחתים כניסה ויציאה מאיפה שהוא נמצא. המנהל רואה תמונה מסודרת, ובסוף החודש השעות כבר מוכנות לשכר.
יום עבודה אחד, שלוש דרכים להחתים
- 08:00, במשרד. עובדת מניחה אצבע על השעון שבכניסה, וההחתמה נכנסת למערכת.
- 08:30, אצל לקוח. טכנאי שיצא מהבית ישר לעבודה מחתים כניסה מהנייד, והמיקום נרשם יחד עם השעה.
- 09:00, מהבית. מי שעובד היום מהבית פותח את המחשב ומחתים בדפדפן.
שלוש החתמות, שלושה מקומות, דוח אחד. המנהל רואה את כולן באותה מערכת, מאשר דיווחים ובודק חריגים כבר במהלך החודש, ולא מגלה פערים רק כשחשב השכר סוגר את החודש.
מה המנהל רואה במערכת
- מי עובד עכשיו ומי נעדר. תמונה אחת של כל הצוות, בלי להתקשר ולשאול.
- כמה שעות נצברו. לכל עובד, כבר במהלך החודש.
- חריגים ודיווחים לאישור. המנהל מאשר או מתקן במקום, ולא מחכה לסוף החודש.
- שעות על משימות. לפי לקוח, פרויקט ומשימה.
איך משפרים את הנוכחות ברשת: 5 הרגלים שעושים את ההבדל
מערכת טובה היא חצי מהעבודה. החצי השני הוא איך הצוות משתמש בה. חמישה הרגלים שחוסכים את הבלגן של סוף החודש:
- מחליטים מי מחתים איפה. עובדי המשרד בשעון שבכניסה, אנשי השטח בנייד, מי שעובד מהבית במחשב. כשכולם יודעים מה הדרך שלהם, אף אחד לא “שוכח” להחתים.
- מחתימים בזמן, לא בסוף היום. החתמה ברגע שמתחילים לעבוד מדויקת יותר מכל השלמה בדיעבד. לטכנאי בשטח, הנייד שבכיס הוא השעון.
- מאשרים כל שבוע, לא כל חודש. מנהל שמאשר דיווחים פעם בשבוע תופס החתמה חסרה כשהעובד עוד זוכר מה עשה באותו יום. בסוף החודש כבר אף אחד לא זוכר.
- מטפלים בחריגים כשהם קורים. הדיווחים היומיים וההתראות מציפים חריגים, והמנהל מאשר או מתקן במקום.
- מדווחים גם על מה עבדו. שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה מראות לא רק כמה עבדו, אלא גם על מה.
כך, כשמגיע סוף החודש, השעות כבר מאושרות והקובץ לשכר מוכן.
רישום נוכחות ברשת: מה אומר החוק
החוק מחייב כל מעסיק לנהל רישום נוכחות שוטף לכל עובד ומכיר ברישום דיגיטלי. מה בדיוק צריך לרשום ומה קורה כשאין רישום, במדריך חובת רישום נוכחות.
החתמה מהנייד או מהמחשב נשמרת במערכת עם השעה, ומהנייד גם עם המיקום. כך נבנה לכל עובד רישום שוטף, יום אחרי יום: כניסות, יציאות והיעדרויות, והמנהל מאשר אותו כבר במהלך החודש. ואם יום אחד מתעוררת מחלוקת על שעות, יש רישום מסודר להציג. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
מה מקבלים ב־ProperTime
- דיווח מכל מקום. מממשק WEB, מאפליקציית Android ו־iOS או משעון נוכחות פיזי (ביומטרי, RFID וטוקנים), כולל תיעוד מיקום הדיווח.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד. מעבר לכניסה ויציאה, מנהלים באותה מערכת את ההיעדרויות ומדווחים שעות על משימות ופרויקטים, לפי לקוח ← פרויקט ← משימה.
- השליטה אצל המנהל. אישורי מנהלים על דיווחים, דיווחים יומיים והתראות, כדי שהתמונה תהיה ברורה.
- קובץ מוכן לשכר. ProperTime מייצרת קובץ שכר מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, בלי להעתיק שעות ידנית.
- מאושרת לרשות החדשנות. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי), והיא מערכת הנוכחות הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
- הטמעה קלה ותמיכה אנושית. מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח, וצוות התמיכה זמין לכל שאלה.
החתמה מהנייד, שעון בכניסה, או שניהם?
- רוב העובדים בשטח, אצל לקוחות או בבית? שעון נוכחות אינטרנטי בנייד ובמחשב מספיק כדי להתחיל.
- רוב העובדים נכנסים כל בוקר מאותה דלת? כדאי להוסיף שעון בכניסה. עם ProperTime אנחנו מספקים את שעון טביעת האצבע דגם US10C, שמזהה עובדים גם בכרטיס או בתג קרבה.
- גם וגם? זה המצב הנפוץ. מי שבמשרד מחתים בשעון, מי שבחוץ מהנייד או מהמחשב, וכל ההחתמות נכנסות לאותו דוח ולאותו קובץ שכר.
כדי שכל עובד ידע איך מחתימים בכל מצב, כתבו את זה בנוהל נוכחות קצר, שכל הצוות מקבל. עוברים ממערכת אחרת? הצעדים, ומה לעשות באמצע השנה, בהחלפת מערכת נוכחות.
למי זה מתאים
- עסקים עם עובדים בשטח, אצל לקוחות או בכמה סניפים.
- צוותים שעובדים חלק מהשבוע מהבית (ראו דיווח שעות עבודה מהבית).
- משרדים שמדווחים שעות לפי לקוח ופרויקט.
- חברות עם מענק מרשות החדשנות, שצריכות דיווח שעות במערכת מאושרת.
איך מתחילים
משאירים פרטים, ואנחנו מקימים לכם ניסיון של 14 ימים. מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.