שעות נוספות ללא אישור הן שעות שהעובד עבד מעבר ליום העבודה הרגיל, בלי שמישהו ביקש ממנו או אישר לו מראש. בסוף החודש הן מופיעות בדוח, ועולה השאלה: חייבים לשלם עליהן?
המדריך מיועד למעסיקים, למנהלי משרד ולמי שמכין את השכר: מה החוק אומר, מה משנה כשידעתם שהעובד נשאר, ואיך קובעים כללים פשוטים שימנעו את המחלוקת מראש.
התשובה הקצרה
חוק שעות עבודה ומנוחה קובע, בסעיף 16, שעל שעות נוספות משלמים לפחות 125% על שתי השעות הראשונות בכל יום, ולפחות 150% מהשעה השלישית. הסעיף לא מתנה את התשלום באישור מראש.
מה שקובע הוא אם העובד עבד. בסעיף 1 החוק מגדיר שעות עבודה כ”הזמן שבו עומד העובד לרשות העבודה”. לכן השאלה היא לא אם יש חתימה של מנהל, אלא אם העובד עבד בשבילכם בשעות האלה.
בפועל, כשיש מחלוקת, בודקים את העובדות:
- ידעתם? ראיתם שהעובד נשאר, או שהשעות הופיעו בדוח הנוכחות.
- קיבלתם את העבודה? המשימות שהוא סיים בשעות האלה הגיעו אליכם, ונעשה בהן שימוש.
- אמרתם לו לא לעבוד? הייתה הוראה ברורה, מראש, שאסור להישאר בלי אישור.
אם יש מחלוקת, בית הדין לעבודה מכריע לפי הנסיבות של כל מקרה. כל הכללים הבסיסיים, מתי מתחילות שעות נוספות וכמה מותר, במדריך שעות נוספות לפי החוק.
כשהמעסיק ידע
רוב המחלוקות על שעות נוספות ללא אישור לא מתחילות בעובד שהתחבא במשרד בלילה. הן מתחילות במצב מוכר:
דוגמה: בשבוע של סגירת החודש, מנהלת החשבונות במשרד נשארת כל ערב עד 19:00. המנהל רואה את האור דולק כשהוא יוצא, ובבוקר מוצא את הדוחות מוכנים. אף אחד לא ביקש ממנה להישאר, ואף אחד לא אמר לה ללכת הביתה.
במצב כזה קשה לטעון שהיא לא עמדה לרשות העבודה. המעסיק ידע, קיבל את העבודה ונהנה ממנה. אותה שאלה עולה כשעובד פותח את היום לפני תחילת המשמרת: עובד שמגיע מוקדם. וכשהעבודה נמשכת בערב מהטלפון: הודעות וואטסאפ ושיחות אחרי שעות העבודה.
ויש עוד סיבה שקשה לטעון “לא ידעתי”: לפי סעיף 25 בחוק, המעסיק חייב לנהל רישום של שעות העבודה והשעות הנוספות. אם בדוח הנוכחות רשום שהעובדת יצאה ב־19:00 שלושה שבועות ברצף, המידע היה אצלכם כל הזמן. מה החוק דורש לרשום: חובת רישום נוכחות.
והמצב ההפוך גרוע יותר. כשאין רישום בכלל והעובד תובע, לפי סעיף 26ב לחוק הגנת השכר המעסיק הוא זה שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות האלה, עד 15 שעות נוספות בשבוע או עד 60 שעות נוספות בחודש.
המסקנה: אם שעות נוספות קורות אצלכם בלי שתכננתם, הפתרון הוא לא להתעלם מהן. הפתרון הוא כללים ברורים מראש, ורישום שמראה בזמן מה קורה.
נוהל בכתב
נוהל שעות נוספות הוא דף אחד, לא חוברת. הוא אומר לעובדים מראש מה מותר, וחוסך שיחות לא נעימות בסוף החודש. מה כותבים בו:
- מי מאשר. המנהל הישיר, או מנהל מסוים לכל צוות.
- איך מבקשים. מראש, ובדרך אחת שכולם מכירים: הודעה או מייל למנהל, לפני שנשארים.
- מה עושים כשאין זמן לבקש. למשל תקלה אצל לקוח בסוף היום: העובד מסיים, ומדווח למנהל באותו יום או למחרת בבוקר.
- כמה מותר. תקרה לשבוע או לחודש, בתוך הגבולות של ההיתר הכללי להעסקה בשעות נוספות: עד 12 שעות עבודה ביום, ועד 16 שעות נוספות בשבוע.
- שכל שעה נרשמת. גם שעה שלא אושרה מראש. העובד מחתים יציאה כשהוא באמת יוצא.
את הנוהל מוסרים לכל עובד, ולעובד חדש כבר ביום הראשון, יחד עם ההודעה על תנאי העסקה, שבה כתוב כמה שעות הוא עובד. ככה כל אחד יודע מה סוכם ומה נחשב חריגה.
חשוב לזכור: נוהל אישור הוא כלי ניהול. הוא מונע שעות נוספות שלא תכננתם, ומראה שהכללים היו ברורים מראש. הוא לא מוחק שעה שהעובד כבר עבד, ולכן הוא עובד רק יחד עם רישום מדויק.
רישום ואישור
הנוהל עובד רק אם רואים את השעות בזמן, ולא בסוף החודש. שלושה הרגלים פשוטים:
- רושמים את השעות האמיתיות. כניסה ויציאה כמו שהיו, לא כמו שתוכננו. סעיף 25 דורש רישום של השעות שהעובד עבד בפועל. “לתקן” את הדוח לשעות המתוכננות לא מבטל את השעות. הוא רק מוחק את הרישום שהיה אמור להגן עליכם. ואם צריך לתקן דיווח אחרי שהיום עבר, ראו שינוי דיווח נוכחות בדיעבד.
- המנהל עובר על הדוח כל שבוע. מי צבר שעות נוספות, ואילו מהן לא אושרו מראש. שבוע אחרי, העובד עוד זוכר למה נשאר, ועוד אפשר לשנות משהו בחודש הזה.
- מדברים מיד. שעה נוספת שלא אושרה היא סימן: אולי יש עומס, אולי משימה התארכה, אולי העובד לא מכיר את הנוהל. שיחה קצרה באותו שבוע עדיפה על ויכוח על סכום בתלוש.
לפני שסוגרים את החודש, בודקים שהשעות הנוספות מופיעות בנפרד מהשעות הרגילות, ושהן עוברות לשכר בתעריף הנכון. שגרת הבדיקה המלאה: דוח נוכחות חודשי.
כשזה חוזר על עצמו
עובד אחד שנשאר פעם בחודש זה לא בעיה. עובד שנשאר כמעט כל יום, למרות שביקשתם שלא, זה כבר משהו שצריך לטפל בו.
- מבינים למה. יותר מדי משימות? דדליין שלא מתאים לשעות? הרגל? או שהוא רוצה את התוספת בתלוש? לכל סיבה יש פתרון אחר.
- מתאימים את העבודה. אם העומס אמיתי, מחלקים אחרת את המשימות, מזיזים דדליין, או מאשרים מראש שעות נוספות לתקופה מוגדרת.
- נותנים הוראה ברורה בכתב. “מהיום, שעות נוספות רק באישור מראש שלי”, עם תאריך. ושומרים אותה.
- בודקים כל שבוע. אחרי ההוראה, עוברים על הדוח של העובד בכל שבוע, ומדברים איתו מיד כשיש חריגה.
ויש גם צד של החוק: ההיתר הכללי מגביל את יום העבודה ל־12 שעות ואת השעות הנוספות ל־16 בשבוע, והאחריות לעמוד בגבולות היא של המעסיק. עובד שנשאר שוב ושוב בלי אישור יכול להביא אתכם לחריגה מההיתר. מה בודקים בביקורת ומה עולה הפרה: ביקורת משרד העבודה.
והצד השני, עובד שמסרב להישאר כשמבקשים: עובד מסרב לעבוד שעות נוספות.
אם העובד ממשיך בניגוד להוראה ברורה, זו כבר שאלה של משמעת. לפני כל צעד כזה כדאי להתייעץ עם עורך דין לדיני עבודה.
איך זה נראה ב־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות שבה השעות הנוספות נראות במהלך החודש, ולא רק כשהתלוש כבר יצא:
- רישום מכל מקום. העובדים מחתימים מהנייד, מהמחשב או משעון נוכחות פיזי, וכל ההחתמות נכנסות לאותה מערכת. גם עובד שנשאר במשרד אחרי כולם, וגם עובד שסוגר משימה מהבית.
- שעות נוספות בנפרד. דוח השעות מציג את השעות הנוספות בנפרד מהשעות הרגילות, כך שרואים מי כבר צובר שעות נוספות.
- אישור מנהל. המנהלים מאשרים דיווחים ובודקים חריגים לאורך החודש, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות.
- קובץ לשכר. בסוף החודש השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, עם תעריפי השעות הנוספות.
כך כל שעה נוספת עוברת דרך מנהל לפני שהיא מגיעה לתלוש, והשיחה עם העובד קורית באותו שבוע, לא אחרי חודש.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. ההכרעה במחלוקת על שעות נוספות תלויה בפרטים של כל מקרה. הסכם קיבוצי, צו הרחבה בענף או חוזה העבודה יכולים לתת לעובד תנאים טובים יותר, ויש עובדים שהחוק לא חל עליהם (ראו על מי החוק לא חל). את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקור או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק שעות עבודה ומנוחה, סעיפים 1, 16 ו־25; חוק הגנת השכר, סעיף 26ב; ההיתר הכללי להעסקה בשעות נוספות (ילקוט הפרסומים 7732, 19 במרץ 2018).
רוצים לראות כל שעה נוספת לפני שהיא מגיעה לתלוש? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.