יום שני במשרד, יום שלישי בבית, יום רביעי בבית עד הצהריים ואחר כך אצל לקוח. עבור המנהל, השאלה בסוף החודש היא אחת: האם כל השעות האלה נרשמו, באותה צורה, ובלי שמישהו צריך לשחזר אותן מהזיכרון?
המדריך הזה הוא על עבודה היברידית מהצד של מי שמנהל את הנוכחות: איך מדווחים, מה נחשב יום עבודה, מה המנהל רואה ומה בודקים לפני השכר. את ההסבר המלא על ימי הבית, כולל נוהל עבודה מהבית ובדיקת סוף חודש, תמצאו במדריך דיווח שעות עבודה מהבית. מנהלים בחברת הייטק או בסטארטאפ יכולים להמשיך לנוכחות בחברת הייטק וסטארטאפ.
כלל אחד לכל הימים
הטעות הנפוצה בעבודה היברידית היא לנהל שני סוגי רישום: שעון נוכחות למשרד, והודעות וואטסאפ או טבלה לימי הבית. בסוף החודש מחברים, ומתחילים לנחש.
הדרך הפשוטה: רישום אחד לכל עובד, וכמה דרכים להחתים אליו.
- במשרד: מחתימים בשעון נוכחות בכניסה. בשעון טביעת האצבע US10C ההחתמות ממשיכות להיקלט גם כשהרשת נופלת, והן נשלחות ל־ProperTime לבד כשהיא חוזרת.
- בבית: מחתימים כניסה ויציאה מהמחשב, בדפדפן, בלי להתקין כלום.
- בדרך ואצל לקוחות: מחתימים מהאפליקציה בנייד (Android ו־iOS).
כך שבוע היברידי נראה בדוח כמו כל שבוע אחר: ימים, כניסות, יציאות והיעדרויות, ובלי מחברת נפרדת לימי הבית.
מה נחשב יום עבודה
חובת המעסיק לנהל רישום נוכחות חלה על כל עובד. היא נכנסה לתוקף ב־1 בפברואר 2009, עם תיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר, והחוק, ככלל, לא מבחין בין יום במשרד ליום בבית. מה שקובע הוא השעות שהעובד עבד בפועל.
בפועל, כדאי שלכל יום תהיה תשובה ברורה לשלוש שאלות:
- מתי התחיל ומתי נגמר היום? כניסה ויציאה, כמו בכל יום עבודה.
- היו הפסקות? יוצאים לאסוף ילד מהגן או לרופא? מחתימים יציאה וחוזרים עם החתמת כניסה. עוד על זה בהפסקות בעבודה.
- איפה עבדו? זה חשוב פחות לספירת השעות ויותר לדברים שתלויים במקום, כמו החזר הוצאות נסיעה, שמשולם בדרך כלל על ימים שבהם העובד הגיע למקום העבודה.
מי שמתחיל את היום בבית ונוסע אחר כך ללקוח? שאלת זמן הנסיעה מוסברת בהאם זמן נסיעה נחשב שעות עבודה.
זה מידע כללי. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי לבדוק בכל זכות או להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
מה המנהל רואה
למנהל של צוות היברידי יש שלושה דברים שחשוב לדעת, וכדאי שיהיו במקום אחד:
- מי עובד עכשיו. ההחתמות נכנסות בזמן אמת, מכל הערוצים, והמנהל רואה מי בעבודה ומי עוד לא. איך זה נראה בבוקר, במדריך נוכחות בזמן אמת.
- איך נראה השבוע של כל עובד. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום, ולכן הדוח מראה לא רק שעות אלא גם מאיפה דווחו. מה כדאי לומר לעובדים על זה מראש: מעקב מיקום עובדים.
- מה חסר. עובדים ששכחו לדווח מקבלים ב־ProperTime תזכורת, והמנהל מאשר תיקונים, כך שלא נשארים ימים ריקים עד סוף החודש.
נוהל קצר לצוות היברידי
אין צורך במסמך ארוך. חמש שורות שכולם מכירים מספיקות:
- אילו ימים במשרד ואילו בבית, ומי מאשר שינוי.
- כל יום מדווחים: במשרד בשעון, בבית מהמחשב או מהנייד.
- שכחתם? מתקנים באותו יום, והמנהל מאשר.
- שעות נוספות רק באישור מראש. בבית קל להמשיך “עוד חצי שעה”, ועל זה כדאי להסכים מראש. שעות גמישות? מה מסכמים ואיך סופרים.
- החזר נסיעות לפי ימי המשרד, ולכן מסמנים איפה עבדו.
בדיקה לפני השכר
לפני שמעבירים לשכר, עוברים בדוח החודשי של כל עובד עם שלוש שאלות:
- יש ימים ריקים? יום בית שלא דווח, או היעדרות שלא סומנה.
- יש כניסה בלי יציאה? בבית שוכחים להחתים יציאה יותר מאשר במשרד.
- ימי המשרד תואמים להחזר הנסיעות?
כך מקבלים קובץ נוכחות אחד שאפשר לטעון לשכר. מה עוד בודקים בדוח: דוח נוכחות חודשי.
נציגים במוקד שירות שחלקם בבית וחלקם במשרד? ראו נוכחות במוקד שירות.
נוכחות היברידית עם ProperTime
ב־ProperTime, מערכת נוכחות אינטרנטית, המשרד, הבית והשטח נרשמים באותו מקום:
- שעון נוכחות, מחשב ואפליקציה בנייד במערכת אחת.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות לכל עובד.
- אישור המנהל ותזכורת לעובדים שלא דיווחו.
- קובץ מוכן לשכר לטעינה למערכות שכר מובילות.
רוצים שהשבוע ההיברידי שלכם ייכנס לדוח אחד? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.