כמה זמן שומרים רישומי נוכחות ושכר? ככלל, לפחות שבע שנים: זו תקופת ההתיישנות של תביעה כספית, וזו גם התקופה שבה מס הכנסה דורש לשמור את ספרי העסק. מה שנמחק לפני כן הוא בדיוק מה שיחסר לכם ביום שעובד לשעבר יתבע, או ביום שמפקח יבקש לראות.
המדריך מיועד לבעלי עסקים, למנהלי משרד ולמי שמכין את השכר: מה כדאי לשמור, כמה זמן, ואיך שומרים בלי להחזיק חדר של קלסרים.
מה שומרים
שלושה סוגי מסמכים נוצרים בכל חודש לכל עובד, וכל אחד מהם עונה על שאלה אחרת:
- רישום הנוכחות (פנקס שעות העבודה): מתי העובד נכנס ויצא, מנוחה שבועית, שעות נוספות והגמול עליהן. לפי תקנות שעות עבודה ומנוחה מופיעים בו גם הפרטים המזהים של העובד, תאריך תחילת העבודה ותאריך סיומה. הוא עונה על השאלה “כמה העובד עבד”.
- תלושי השכר ופנקס השכר: חוק הגנת השכר מחייב לנהל פנקס שכר ולמסור לכל עובד תלוש בכתב. הם עונים על השאלה “כמה שילמתם ועל מה”.
- טופס 101 (כרטיס העובד): הפרטים שלפיהם מחשבים את המס, ובו המעסיק רושם גם את השכר ששילם ואת המס שניכה. הוא עונה על השאלה “למה נוכה המס הזה”. מה בודקים בטופס 101 ומתי ממלאים אותו.
ליד אלה כדאי לשמור גם את מה שמסביר אותם: ההודעה לעובד על תנאי העסקה, אישורי מחלה ומילואים, בקשות חופשה שאושרו, ותיקונים בנוכחות עם מי שאישר אותם ומתי.
כמה זמן
שני כללים קובעים את התשובה, ושניהם מגיעים לאותו מספר בערך.
תביעות: שבע שנים. לפי חוק ההתיישנות, תביעה כספית מתיישנת אחרי שבע שנים, והן נספרות מהיום שבו נולדה עילת התביעה. כלומר, עובד שתובע שכר או שעות נוספות יכול לתבוע על שבע השנים שלפני התביעה, גם אם עזב מזמן. ובתביעה כזו, מעסיק שלא מציג רישומי נוכחות הוא שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות שבמחלוקת. מה החוק דורש ברישום הנוכחות.
מס הכנסה: שבע שנים מתום שנת המס. לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), מערכת החשבונות של העסק נשמרת שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא שייכת, או שש שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה, המאוחר מביניהם. השכר הוא חלק מההוצאות של העסק, ולכן כדאי לשמור את מסמכי השכר והמס של העובדים לאותה תקופה.
בפועל: הכלל הפשוט הוא לשמור כל מסמך לפחות שבע שנים מסוף השנה שאליה הוא שייך. למשל, את רישום הנוכחות והתלוש של מרץ 2026 שומרים לפחות עד סוף 2033. אם הדוח השנתי של 2026 יוגש מאוחר, התקופה מתארכת בהתאם.
ועוד דבר אחד: עזיבה של עובד לא מקצרת את התקופה. תיק של עובד שעזב נשמר בדיוק כמו תיק של עובד פעיל. ועובד, גם כזה שעזב, יכול לבקש את דוח הנוכחות שלו: מה מוסרים ומתי, בעובד מבקש דוח נוכחות.
נייר או דיגיטל
החוק לא מחייב לשמור על נייר, וברוב המקרים הדיגיטל אפילו פשוט יותר:
- רישום נוכחות: חוק שעות עבודה ומנוחה מכיר ברישום באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים. ברישום כזה העובד לא צריך לחתום כל יום. ברישום ידני על נייר, העובד חותם כל יום ואחראי מטעם המעסיק מאשר.
- מסמכים ממוחשבים: לפי הוראות ניהול הפנקסים, מסמך ממוחשב שנחתם בחתימה אלקטרונית נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק מספרי העסק.
- סריקת נייר: מותר לסרוק מסמכי נייר, אבל לבער את המקור רק לפי הכללים של רשות המסים לסריקה ולארכיון דיגיטלי. עד שבדקתם שאתם עומדים בהם, שומרים גם את הנייר.
מה ההבדל ביום־יום? קלסר נוכחות של שבע שנים, לעסק עם עשרה עובדים, הוא מאות דפים עם חתימות יומיות. כשמשהו חסר, מגלים את זה רק כשמחפשים אותו. ברישום דיגיטלי כל יום נשמר עם השעה שבה דווח, ואת החודש של עובד מסוים מוצאים בכמה לחיצות.
גם צילומי מצלמות הם מידע על עובדים, ויש להם כללים משלהם: למה הם נשמרים, מי רואה אותם ולמה לא משתמשים בהם לבדיקת שעות. הפרטים במדריך מצלמות במקום העבודה.
כך זה עובד ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime הרישום נבנה כל יום, לא משוחזר בסוף החודש:
- כל עובד מדווח בעצמו, מהנייד, מהמחשב או משעון נוכחות פיזי.
- נוכחות והיעדרויות באותה מערכת, לכל עובד בנפרד, וכל היעדרות בסוג שלה.
- המנהל מאשר את דיווח השעות לאורך החודש, כך שהרישום נבדק כשהוא עוד טרי.
- דוח שעות לפי עובד, לקוח או פרויקט, וקובץ מוכן לשכר בסוף החודש.
כך, כשמישהו שואל כמה עובד עבד בחודש מסוים לפני שלוש שנים, התשובה היא דוח, לא חיפוש בארגזים. ואם מפקח מגיע לביקורת, הרישום מוכן. מה בודקים בביקורת של משרד העבודה, ומה מכינים כשמבקשים את הדוח.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק ההתיישנות, התשי״ח–1958, סעיפים 5 ו־6, הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג–1973, סעיף 25, חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951, סעיף 25, תקנות שעות עבודה ומנוחה, התשט״ו–1955, תקנה 5, חוק הגנת השכר, התשי״ח–1958, סעיפים 24 ו־26ב, תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), התשנ״ג–1993, תקנות 2 ו־12.
זה מידע כללי. לבדיקת המקרה שלכם, היעזרו באתר כל זכות או התייעצו עם עורך דין לדיני עבודה או רואה חשבון.
רוצים רישום נוכחות שנשמר מעצמו, יום אחרי יום? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.