הודעה לעובד על תנאי העסקה היא מסמך בכתב שכל מעסיק חייב למסור לעובד חדש, לא יאוחר מ־30 ימים מהיום שהתחיל לעבוד. כתובים בה הפרטים הבסיסיים של העבודה: מי המעסיק, מה התפקיד, כמה משלמים ומתי, כמה שעות עובדים ומה יום המנוחה השבועי. כך קובע חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה.
המדריך מיועד למעסיקים, למנהלי משרד ולמי שקולט עובדים חדשים: מתי מוסרים את ההודעה, מה חובה לכתוב בה, מה עושים כשתנאי העבודה משתנים, ולמה כדאי שהשעות שכתבתם בהודעה יפגשו את השעות שנרשמות בנוכחות כבר מהיום הראשון.
עד מתי מוסרים את ההודעה
- עובד בגיר: לא יאוחר מ־30 ימים מהיום שהתחיל לעבוד.
- נער, כלומר עובד שטרם מלאו לו 18: לא יאוחר משבעה ימים.
ההודעה ניתנת בכתב. חוזה עבודה בכתב שכתובים בו כל הפרטים שהחוק דורש נחשב הודעה, ולא צריך מסמך נוסף. חוזה שחסר בו אחד הפרטים לא מספיק, ואת החסר משלימים בכתב.
החוק נותן 30 ימים, אבל אין סיבה לחכות. הודעה שנמסרת ביום הראשון חוסכת אי־הבנות בחודש הראשון, בדיוק כשהעובד מקבל את התלוש הראשון ובודק אותו מול מה שסיכמתם.
מה חובה לכתוב בהודעה
לפי החוק, ההודעה מפרטת את תנאי העבודה בעניינים האלה:
- מי המעסיק ומי העובד.
- תאריך תחילת העבודה. אם החוזה לתקופה קצובה, כותבים גם את תקופת העבודה.
- תיאור עיקרי התפקיד.
- הממונה הישיר: השם שלו, או התפקיד שלו.
- השכר: סך כל התשלומים שהעובד מקבל כשכר עבודה, ומועדי התשלום. כשהשכר נקבע לפי דירוג בהסכם קיבוצי, כותבים את הדירוג ואת הדרגה של העובד.
- אורך יום העבודה הרגיל או שבוע העבודה הרגיל של העובד.
- יום המנוחה השבועי של העובד.
- תנאים סוציאליים: סוגי התשלומים של המעסיק ושל העובד, למשל לפנסיה, ולאילו גופים המעסיק מעביר אותם בפועל.
- הסכם קיבוצי: אם המעסיק, או ארגון מעסיקים שהוא חבר בו, צד להסכם קיבוצי שחל על העובד, כותבים את שם ארגון העובדים ואת הכתובת לפנייה אליו.
בנוסף, ההודעה מציינת שאין בה כדי לגרוע מאף זכות שיש לעובד. כלומר, היא מתעדת את מה שסוכם, ולא מחליפה את מה שהעובד זכאי לו לפי חוק, צו הרחבה או הסכם.
תקופת ניסיון לא מופיעה ברשימה, כי החוק לא קובע תקופת ניסיון. אם סיכמתם על תקופה כזאת, כדאי לכתוב אותה בהודעה, עם תאריך הסיום. מה מגיע לעובד בתקופה הזאת, ומה כותבים, במדריך לתקופת ניסיון בעבודה.
שעות, יום מנוחה ושכר: הפרטים שהשכר נשען עליהם
שלושה מהפרטים בהודעה הם בדיוק הנתונים שמהם מחשבים את השכר בכל חודש. כדאי לכתוב אותם כך שאפשר לבדוק אותם מול הנוכחות:
- שעות: מספר, ולא רק “משרה מלאה”. למשל, “8 שעות ביום, ראשון עד חמישי”. מהשעות האלה נגזר אחוז המשרה, ולפיהן בודקים בכל חודש אם העובד עבד יותר ממה שסוכם. מתי שעה כזאת היא שעה נוספת, קובע החוק. ברוב המגזר הפרטי שבוע עבודה מלא הוא 42 שעות.
- יום מנוחה: לפי חוק שעות עבודה ומנוחה, המנוחה השבועית היא 36 שעות רצופות לפחות. ליהודי היא כוללת את השבת, ולמי שאינו יהודי את השבת, את יום ראשון או את יום שישי, לפי מה שנהוג אצלו. עבודה ביום המנוחה מזכה בגמול של 150% לפחות מהשכר הרגיל, ולכן חשוב שיום המנוחה של כל עובד יהיה כתוב במפורש.
- שכר: משכורת חודשית או שכר לשעה, הסכום, ומתי משלמים. בשכר לשעה, התעריף לא נמוך משכר המינימום לשעה.
דוגמה: הודעה לעובדת במשרה חלקית
עובדת חדשה מתחילה לעבוד בהנהלת חשבונות, שלושה ימים בשבוע. כך נראים הפרטים העיקריים בהודעה שלה:
| פרט | מה כתוב בהודעה |
|---|---|
| תחילת העבודה | 1 בנובמבר 2026, לתקופה לא קצובה |
| התפקיד | קליטת חשבוניות, התאמות בנק והכנת נתונים לשכר |
| ממונה ישירה | מנהלת הכספים |
| שכר | 50 ש״ח לשעה, משולם ב־5 בכל חודש עבור החודש הקודם |
| שעות | ראשון, שני ושלישי, 8 שעות ביום: 24 שעות בשבוע |
| יום מנוחה | שבת |
| תנאים סוציאליים | הפרשות של המעסיק ושל העובדת לקרן הפנסיה שבחרה |
מההודעה הזאת כבר יודעים הרבה: 24 שעות מתוך 42 הן כ־57% משרה, ויום רביעי הוא לא יום עבודה שלה. כשבסוף החודש בודקים את הנוכחות שלה, משווים אותה למה שכתוב כאן. וכשהיא תבקש אישור העסקה לבנק או לבעל דירה, תאריך התחילה, התפקיד והיקף המשרה כבר כתובים בהודעה.
כשתנאי העבודה משתנים
כשאחד מתנאי העבודה משתנה, המעסיק מוסר לעובד הודעה על השינוי בתוך 30 ימים, ולנער בתוך שבעה ימים. למשל:
- עובדת עוברת ממשרה מלאה לארבעה ימים בשבוע.
- עובד מקבל תפקיד חדש, או ממונה ישיר אחר.
- יום המנוחה השבועי של העובד משתנה.
לא צריך הודעה נפרדת על שינוי שנובע משינוי בחוק, למשל עדכון של שכר המינימום, ועל שינוי שמופיע בתלוש השכר.
כשהשעות משתנות, רושמים בדיוק מאיזה תאריך השינוי נכנס לתוקף. החודשים שלפני השינוי והחודשים שאחריו נכנסים לחישוב הזכויות כל אחד בהיקף שלו, כמו שמפורט במדריך לחישוב אחוז משרה.
מה קורה כשלא מוסרים הודעה
- עבירה: הפרה של חובת ההודעה, או של חובת ההודעה על שינוי, היא עבירה שהחוק קובע עליה קנס.
- פיצויים לעובד: בית הדין האזורי לעבודה יכול לפסוק לעובד פיצויים, גם בלי שנגרם לו נזק כספי, ולהורות למעסיק לתקן את ההפרה.
- חובת ההוכחה: כשעובד תובע, ויש מחלוקת על אחד מהפרטים שהיו צריכים להופיע בהודעה, למשל התעריף לשעה או מספר השעות שסוכם, והמעסיק לא מסר הודעה, חובת ההוכחה עוברת למעסיק. זה בתנאי שהעובד העיד על טענותיו.
גם ביומן הנוכחות ההיגיון דומה: מעסיק שלא רשם, הוא שצריך להוכיח. הודעה מסודרת ורישום נוכחות מלא הם שני הצדדים של אותו דבר: אחת אומרת מה סוכם, והשני מראה מה קרה בפועל.
היום הראשון של עובד חדש: הודעה ונוכחות
השעות של עובד חדש נספרות מהשעה הראשונה שלו, ולכן גם הרישום מתחיל ביום הראשון. רשימה קצרה ליום הזה:
- ההודעה על תנאי העסקה, או חוזה שכולל את כל הפרטים. העובד מקבל עותק, ועותק נשמר אצלכם. באותו יום העובד ממלא גם טופס 101, שלפיו מחשבים את המס בתלוש הראשון.
- פותחים לעובד נוכחות עם תאריך תחילת העבודה, אותו תאריך שכתוב בהודעה.
- מסבירים איך מחתימים: באפליקציה בנייד, במחשב או בשעון נוכחות שבכניסה.
- מסבירים איך מדווחים היעדרות: חופשה, מחלה או מילואים, כל אחת בסוג שלה.
- בודקים אחרי שבוע: האם השעות שנרשמו מתאימות למה שכתוב בהודעה? עובד שנשאר באופן קבוע אחרי השעות שסוכמו מקבל שכר על כל השעות שעבד, ולפעמים גם גמול שעות נוספות. ואם היקף העבודה בפועל השתנה, מעדכנים את ההודעה.
הבדיקה של השבוע הראשון היא הזולה ביותר שתעשו. טעות שמתגלה בשבוע הראשון מתקנים בשיחה קצרה. טעות שמתגלה אחרי חצי שנה כבר מגיעה לתלושים, ולפעמים לבית הדין.
הרשימה המלאה, כולל טופס 101, פנסיה והתלוש הראשון, במדריך לקליטת עובד חדש.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime עובד חדש מתחיל לדווח כבר מהיום הראשון:
- נוכחות מהיום הראשון: מוסיפים את העובד, והוא מחתים מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון הנוכחות, וכל יום עבודה נשמר בדוח עם השעות שלו.
- השעות מול מה שסוכם: סיכום השעות, כולל שעות נוספות, מחושב לפי ההגדרות של הארגון. המנהלים מאשרים את הדיווחים, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות, כך שפער בין ההודעה לנוכחות מתגלה במהלך החודש.
- סוגי היעדרות: מגדירים פעם אחת את סוגי ההיעדרות שאתם צריכים, וכל היעדרות נרשמת בסוג שלה, עם אישור מנהל.
- קובץ השכר: בסוף החודש השעות וההיעדרויות שאושרו ממופות לקודי השכר שלכם ויוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. כך התלוש הראשון של העובד החדש נבנה על נתונים שכבר נבדקו.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקורות או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), התשס״ב–2002 (נוסח מלא בוויקיטקסט), חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951, סעיפים 7 ו־17.
רוצים שכל עובד חדש ידווח נוכחות כבר מהיום הראשון? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.