תוכנה לניהול משימות צריכה לענות במבט אחד על שתי שאלות: מי עובד על מה, וכמה זמן זה לוקח. במשרד רואי חשבון או במשרד פרסום, כל שעה על לקוח היא שעה שאפשר לחייב עליה, אבל רק אם רשמו אותה. וגם במשימות פנימיות, בשיווק, במשאבי אנוש או בכספים, כדאי לדעת לאן הולך הזמן.
ב־ProperTime מסדרים את העבודה לפי לקוח, פרויקט ומשימה, והעובדים מדווחים במערכת דיווח שעות כמה שעות עבדו על כל משימה, מהאפליקציה או מה־WEB. המנהל מאשר את הדיווחים ורואה בזמן אמת כמה שעות הלכו לכל פרויקט, באותה מערכת שבה מנהלים נוכחות והיעדרויות.
מה לבדוק כשבוחרים תוכנה לניהול משימות
רשימת משימות יש בכל טלפון. מה שעסק צריך זה לדעת כמה כל משימה עלתה לו. לפני שבוחרים תוכנה, בדקו חמישה דברים:
- סדר ברור. לקוח, פרויקט ומשימה. כך כל שעה נרשמת במקום הנכון, ואפשר לסכם אותה לפי כל אחד מהם.
- דיווח בזמן העבודה. אפליקציה בנייד וממשק WEB, כדי שהעובד ידווח כשהוא מסיים משימה, ולא ינסה לשחזר את כל השבוע ביום חמישי.
- אישור של המנהל. המנהל עובר על הדיווחים ומאשר אותם לאורך החודש, ולא מגלה טעויות כשכבר מאוחר לתקן.
- תמונה בזמן אמת. כמה שעות הלכו לכל פרויקט, לפי עובד ולפי משימה, בכל רגע ולא רק בסוף החודש.
- חיבור לנוכחות ולשכר. כשהשעות למשימות בטבלה אחת והנוכחות במערכת אחרת, מישהו צריך להצליב ביניהן. עדיף שהכול יישב במקום אחד, ושבסוף החודש ייצא ממנו קובץ לשכר.
איך זה עובד ב־ProperTime
- מגדירים את המבנה. פותחים לקוחות, ולכל לקוח פרויקטים ומשימות.
- העובדים מדווחים. כל עובד מדווח כמה שעות עבד על כל משימה, מהאפליקציה ל־Android ול־iOS או מה־WEB. המערכת מתעדת גם את מיקום הדיווח.
- המנהל מאשר. המנהל עובר על הדיווחים ומאשר אותם לאורך החודש, כך שהחודש לא נסגר עם הפתעות.
- רואים לאן הלכו השעות. דוח שעות עבודה חודשי מראה בזמן אמת כמה שעות הלכו לכל פרויקט ולכל משימה, ובסוף החודש יוצא קובץ מוכן לשכר.
איך תוכנה לניהול משימות חוסכת זמן וכסף
חוסכים כסף. העובדים מדווחים תוך כדי עבודה, מהנייד או מהמחשב, ולא משחזרים שעות מהזיכרון בסוף החודש. כך פחות שעות הולכות לאיבוד, ורואים מוקדם איזה פרויקט לוקח יותר שעות ממה שתכננתם. איך הופכים את השעות לעלות של כל פרויקט ומשווים אותה להצעת המחיר, במדריך דיווח שעות לפי פרויקט. ואם קיבלתם מענק מרשות החדשנות: ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, ובסוף החודש המערכת מפיקה את דוח השעות שהרשות דורשת, מפורט לפי פרויקט ומשימה. כך עוזרים למנוע פסילת שעות ושומרים על כספי המענק.
חוסכים זמן. המנהלים מאשרים דיווחים לאורך החודש, ולכן דוח השעות מוכן כשסוגרים את החודש. משם יוצא קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, בלי להעתיק שעות לאקסל ובלי להקליד אותן מחדש.
הכול במערכת אחת. כניסות ויציאות, היעדרויות ושעות למשימות נרשמים באותו מקום: מהאפליקציה, מה־WEB או משעון נוכחות. לא מצליבים טבלאות בסוף החודש. ככה עובדת מערכת נוכחות שמחברת הכול. ההטמעה קלה, וצוות התמיכה זמין לכל שאלה.
למי זה מתאים
- משרדים שמחייבים לקוחות לפי שעות. רואי חשבון, משרדי פרסום ונותני שירות. כל שעה שנרשמה על לקוח היא שעה שאפשר לחייב עליה, ודוח השעות מוכן כשהלקוח שואל.
- חברות עם מענק מרשות החדשנות. השעות על כל פרויקט צריכות להיות מדווחות במערכת מאושרת, ו־ProperTime היא המערכת הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
- צוותים בשטח. עובדים שזזים בין לקוחות מדווחים מהנייד ברגע שסיימו, והמנהל רואה את הדיווח עם המיקום.
רוצים לעשות סדר במשימות עצמן, עוד לפני שבוחרים תוכנה? קראו את 7 טיפים מעשיים לניהול משימות בעבודה.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.