דוח שעות עבודה חודשי מרכז את השעות של כל עובד בחודש: מתי נכנס, מתי יצא, כמה עבד בסך הכול ועל איזה לקוח, פרויקט ומשימה. ממנו משלמים שכר, מחייבים לקוחות ומתמחרים את העבודה הבאה.
מה צריך להופיע בדוח שעות עבודה
- שורה לכל יום עבודה, עם שעת כניסה, שעת יציאה וסך השעות ליום.
- שעות נוספות, בנפרד מהשעות הרגילות. מתי שעה נחשבת נוספת וכמה משלמים עליה, במדריך שעות נוספות לפי החוק.
- היעדרויות, כמו חופשה ומחלה, כל אחת בתאריך שלה.
- לקוח, פרויקט ומשימה, כשהעובדים מחלקים את היום בין כמה עבודות.
רוצים לבדוק יום אחד ביד, כמה שעות יצאו בין כניסה ליציאה אחרי הפסקה? מחשבון שעות העבודה נותן את התשובה בשניות.
שלושה דוחות שעות שכל עסק צריך
- דוח שעות לפי עובד. כניסות, יציאות וסך השעות לכל יום. כאן רואים מי שכח לדווח, מי עובד ימים ארוכים מדי ומי כבר צובר שעות נוספות.
- דוח שעות לפי לקוח ופרויקט. כמה שעות הלכו לכל לקוח, פרויקט ומשימה. כאן רואים אם הפרויקט עומד בתקציב, כמה לחייב את הלקוח ואיך לתמחר את ההצעה הבאה.
- דוח שעות חודשי לשכר. סיכום החודש, אחרי אישור מנהל, שעובר לחשב השכר. מה בודקים בו לפני שסוגרים את החודש, ברשימת הבדיקה לפני שכר ובמדריך דוח נוכחות חודשי. ומה קורה מסוף החודש ועד שהמשכורת, הפנסיה וטופס 102 יוצאים, בלוח זמנים שכר למעסיק.
דוח שעות עבודה חודשי
דוח שעות עבודה חודשי מסכם לכל עובד את כל החודש: כמה שעות עבד בכל יום, כמה שעות נוספות צבר, מתי נעדר, ועל איזה לקוח ופרויקט הלכו השעות. אפשר לקרוא אותו לפי עובד או לפי לקוח, וכל קריאה עונה על שאלה אחרת. כך זה נראה בפועל:
דוגמה: דוח שעות חודשי לפי עובד
נניח משרד הנדסה קטן עם שלושה עובדים, שבאותו חודש עובד על שני פרויקטים: בניין מגורים ושיפוץ משרדים. כך נראה החודש של מהנדס הביצוע:
- 176 שעות ב־20 ימי עבודה, מתוכן 10 שעות נוספות, רובן בשבוע של יציקת התקרה.
- יום מחלה אחד, ב־14 לחודש.
- 110 שעות בבניין המגורים ו־66 שעות בשיפוץ המשרדים.
לחשב השכר מספיקות שתי השורות הראשונות: שעות, שעות נוספות והיעדרויות. השורה השלישית כבר שייכת לחשבונית.
דוגמה: דוח שעות חודשי לפי לקוח
אותו חודש, מהצד של בניין המגורים:
- 260 שעות של כל הצוות: מהנדס הביצוע 110, ההנדסאית 100 והשרטט 50.
- לפי משימה: פיקוח באתר 140 שעות, תוכניות ושינויים 80, ישיבות עם היזם 40.
מכאן יודעים כמה לחייב. ורואים עוד משהו כששמים את החודש ליד מה שתוכנן בהצעת המחיר:
| משימה | תוכנן לחודש | בפועל |
|---|---|---|
| פיקוח באתר | 150 | 140 |
| תוכניות ושינויים | 70 | 80 |
| ישיבות עם היזם | 20 | 40 |
| סך הכול | 240 | 260 |
הפיקוח עמד בתכנון. התוכניות חרגו בעשר שעות, כי היזם ביקש שינויים. והישיבות לקחו פי שניים מהמתוכנן. 20 שעות בחודש אחד הן לא אסון, אבל בפרויקט של שנה הן מצטברות ליותר מ־200 שעות שאף אחד לא תמחר. כדאי לדבר על זה עם הלקוח עכשיו, ולתמחר את הישיבות נכון בפרויקט הבא.
ב־ProperTime שני הדוחות נבנים מאותם דיווחים. מפיקים דוח שעות לפי עובד, לקוח או פרויקט, בלי לבנות טבלה נפרדת לכל שאלה.
מי משתמש בדוח החודשי, ובשביל מה
אותו דוח עובר בכמה ידיים, וכל אחד מחפש בו משהו אחר:
- חשב השכר לוקח ממנו שעות, שעות נוספות והיעדרויות. מבחינתו, על איזה פרויקט עבדו לא משנה. מה עוד מערכת השכר צריכה לקבל מהנוכחות, במדריך מערכת נתוני שכר.
- מנהל הפרויקט משווה את השעות של כל משימה למה שתוכנן, ומחליט איפה לתגבר ואיפה לעצור.
- הנהלת החשבונות מוציאה לפיו חשבוניות ללקוחות שמשלמים לפי שעות.
- ההנהלה רואה אילו לקוחות לוקחים הכי הרבה זמן, ואם המחיר שהם משלמים מצדיק את זה.
מה בודקים לפני שהדוח החודשי יוצא ללקוח
- שעות בלי פרויקט. שעות שלא שויכו לאף לקוח הן שעות שלא תחייבו עליהן.
- שעות בפרויקט הלא נכון. עובד שרשם שעות על בניין המגורים ביום שעבד בשיפוץ. מנהל שמכיר את העבודה מזהה את זה מהר.
- שעות שחולקו לפי הערכה. “בערך חצי יום בבניין, חצי בשיפוץ” הופך לשתי שורות של ארבע שעות. בדוח זה נראה מדויק, אבל זה לא. שעות שנרשמות באותו יום, על המשימה עצמה, עומדות גם מול לקוח ששואל שאלות.
- משימה שחרגה. משימה שלקחה הרבה יותר מהמתוכנן צריכה להגיע ללקוח כשיחה, לא כהפתעה בחשבונית.
דוח שעות חודשי ללקוח: מה שולחים
ללקוח לא שולחים את כל הכניסות והיציאות של כל עובד. שולחים סיכום שהוא מבין ויכול לאשר:
- הפרויקט והחודש, כבר בשורה הראשונה.
- שעות לפי משימה, עם סך הכול בסוף. זה המספר שהלקוח משווה לחשבונית.
- שעות לפי תפקיד, אם בחוזה יש תעריף אחר למהנדס ולשרטט.
- הסבר קצר לכל חריגה, לפני שהלקוח שואל.
את הפירוט לפי עובד ויום שומרים אצלכם, מוכן אם הלקוח יבקש לראות.
דוח שעות באקסל
בצוות קטן אפשר להתחיל את דוח השעות באקסל: שורה לכל עובד בכל יום, עמודות לשעת כניסה, שעת יציאה, הפסקה ולקוח או פרויקט, ונוסחה שמחשבת את השעות של כל יום. טבלת ציר נותנת ממנה את הדוח לפי עובד ולפי פרויקט. הטבלה מתחילה להסתבך כשממלאים אותה בסוף השבוע מהזיכרון, וכל עובד בשטח שולח קובץ משלו.
איך בונים את הטבלה, עם הנוסחאות ותבנית חודשית להורדה, ומתי הגיע הזמן לעבור למערכת, במדריך ניהול נוכחות באקסל.
איך מפיקים דוח שעות עבודה ב־ProperTime
ב־ProperTime אף אחד לא מקליד דוח שעות. הוא נבנה מהדיווחים של העובדים, לאורך כל החודש:
- מדווחים מכל מקום. העובדים מחתימים כניסה ויציאה במערכת הנוכחות מה־WEB, מאפליקציית Android ו־iOS או משעון נוכחות (ביומטרי, כרטיס RFID או טוקן), והשעות נרשמות באותו יום, לא בסוף החודש מהזיכרון. המערכת מתעדת גם את מיקום הדיווח, כך שגם מי שעובד בשטח או מהבית נכנס לאותו דוח. איך מחתימים מהטלפון, במדריך דיווח נוכחות מהנייד.
- שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה. מגדירים מראש לקוחות, פרויקטים ומשימות, והעובדים מדווחים כמה שעות עבדו על כל משימה. כך השעות מגיעות לפרויקט הנכון, ורואים בזמן אמת כמה שעות הלכו לכל פרויקט. איך מסדרים את המשימות, במדריכים תוכנה לניהול משימות ו7 טיפים מעשיים לניהול משימות בעבודה.
- מנהלים מאשרים. כל מנהל עובר על הדיווחים של הצוות שלו, מאשר ובודק חריגים במהלך החודש, ולא רק בסופו. כך יציאה חסרה או יום בלי דיווח מתגלים באותו שבוע, ולא כשכבר סוגרים את החודש. איך עושים את זה, במדריך מעקב נוכחות והיעדרות.
- מהדוח ישר לשכר. בסוף החודש ProperTime מפיקה קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, בלי להעתיק שעות לאקסל.
חברות שמקבלות מענק מרשות החדשנות צריכות גם דוח שעות לפי עובד ופרויקט. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא המערכת הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
רוצים לראות את השעות של כל העובדים במקום אחד? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים במערכת דיווח השעות של ProperTime, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.