נוכחות נהגים ושליחים היא אחת הבעיות המעצבנות בניהול שכר: היום מתחיל ברכב ולא ליד שעון, השעות משתנות מיום ליום, ובסוף החודש קשה לשחזר מי התחיל מתי ומי עבד כמה. כשהנהג מחתים מהטלפון, בנקודת האיסוף הראשונה, התשובה כבר נמצאת במערכת.
במדריך: מתי מחתימים, מה עושים עם הפסקות בדרך, איך נראות שעות נוספות וזמן נסיעה, ואיך כל זה נרשם ב־ProperTime.
למה נהגים ושליחים צריכים כלל משלהם
שליח לא עובר במשרד בבוקר. הוא אוסף חבילות ממחסן, עושה עשרים עצירות, מחכה בפקק, עוצר לאכול בצד הדרך ומסיים את היום בנקודה שונה מזו שהתחיל בה. כמו אצל נציגי מכירות בשטח, הדיווח מהזיכרון בסוף השבוע לא מדויק, ושני הצדדים זוכרים אחרת.
ההבדל הוא שאצל נהג הנסיעה היא העבודה. לכן השאלה היא פחות “האם הנסיעה נספרת” ויותר “מתי היום מתחיל ומתי הוא נגמר”.
ארבע החלטות לפני שמתחילים
- מתי מחתימים כניסה. בנקודת האיסוף הראשונה, במחסן, או ביציאה מהבית. לכתוב בנוהל, ושיהיה זהה לכל הנהגים.
- איך מדווחים הפסקות. הנהג מחתים התחלה וסיום של הפסקה, או שהמערכת מנכה הפסקה קבועה לפי אורך המשמרת. הפרטים במדריך להפסקות בעבודה.
- זמן נסיעה. הנסיעה בין האיסוף למסירה היא עבודה. הנסיעה מהבית לנקודה הראשונה ובחזרה היא שאלה נפרדת, כמו שמפורט במדריך על זמן נסיעה. כדאי לקבוע כלל ברור מראש.
- שעות נוספות. נהגים עוברים בקלות את השעות הרגילות של היום, ולכן כדאי לראות את זה תוך כדי החודש. כך כל צד יודע מראש איפה זה עומד. ההסבר במדריך לשעות נוספות.
זה מידע כללי. לבדיקת המקרה שלכם, התייעצו בכל־זכות או עם עורך דין. נהגים במשאיות ובתחבורה ציבורית כפופים גם לדינים נוספים של התחום, ולכן שווה לבדוק אותם.
יום של שליח, בשתי גרסאות
בלי דיווח מסודר. השליח כותב בסוף השבוע “בערך 7 עד 4”. המנהל מנסה להשוות לנתוני המשלוחים, ומתקשר לברר.
עם החתמה מהנייד. השליח מחתים כניסה מהטלפון כשהוא מגיע לנקודת האיסוף. בצהריים הוא מחתים הפסקה, ובסוף הסיבוב מחתים יציאה, איפה שהוא נמצא. המנהל רואה את היום בדוח עוד באותו יום, ומאשר.
איך זה נראה ב־ProperTime
- החתמה מהנייד. אפליקציה ל־Android ול־iOS. בכל החתמה נרשמות השעה והמיקום. פרטים בשעון נוכחות סלולרי.
- הפסקות. אפשר להחתים התחלה וסיום של הפסקה, ולא לשכוח כלום בדרך.
- שעות נוספות. המערכת מחשבת לפי ההחתמות, והמנהל רואה את הסיכום עוד במהלך החודש.
- אישור מנהל. עוברים על החריגים ומאשרים בזמן, כשעוד קל לתקן יום.
- נהגים ועובדי משרד באותו דוח. מי שבמשרד מחתים בשעון נוכחות או מהמחשב, ומי שבדרך מהנייד.
- קובץ לשכר. בסוף החודש הדיווחים המאושרים יוצאים בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
מה אומרים לנהגים
הנהגים ירצו לדעת מה נרשם ולמה. כדאי להסביר שהמיקום נרשם בכל החתמה, לצורך רישום נוכחות ושכר. איך מנסחים את ההודעה, ומה חשוב לדעת על מיקום, במדריך מעקב מיקום עובדים.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם?
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.