מערכת דיווח שעות פרויקטים (דיווח שעות לפי פרויקט) היא הדרך לדעת כמה כל פרויקט עלה לכם בפועל: כל עובד רושם כמה שעות עבד ועל איזה לקוח, פרויקט ומשימה, ואת השעות מכפילים בעלות של שעת עבודה. כמה הלקוח משלם, אתם יודעים מהצעת המחיר. כמה העבודה עלתה, מגלים רק מהשעות.
המדריך מיועד לבעלי משרדים ולמנהלי פרויקטים שמתמחרים עבודה ללקוחות: משרדי רואי חשבון, משרדי פרסום ועיצוב, משרדי הנדסה, חברות תוכנה ונותני שירות. איך מסדרים את הדיווח, איך מחשבים כמה עולה שעה, ואיך הופכים את השעות לבדיקה חודשית קצרה של הרווח בכל פרויקט.
למה השעות קובעות אם פרויקט הרוויח
בעסק שמוכר עבודה, השעות הן רוב העלות. אין מלאי ואין חומרי גלם: יש אנשים, והזמן שלהם. לכן שני פרויקטים באותו מחיר יכולים להיגמר אחרת לגמרי. באחד הצוות סיים בזמן שתכננתם. בשני היו שלושה סבבי תיקונים, ישיבה שהתארכה ושינוי ברגע האחרון, וכל אחד מהם הוסיף שעות.
בלי דיווח שעות לפי פרויקט, ההבדל הזה לא נראה. המשכורות יוצאות באותו סכום, החשבונית יוצאת לפי ההצעה, ושני הפרויקטים נראים רווחיים. בסוף השנה מגלים שהרווח קטן ממה שציפיתם, ואין דרך לדעת לאן הוא הלך.
כשהשעות רשומות לפי פרויקט, אפשר לענות על שלוש שאלות:
- כמה הפרויקט עלה בפועל, ולא כמה העריכו שיעלה.
- איזה לקוח רווחי, ואיזה לוקח יותר שעות ממה שהוא משלם.
- כמה לבקש בהצעה הבאה, לפי מה שפרויקטים דומים עלו באמת.
מערכת דיווח שעות פרויקטים: לקוח, פרויקט, משימה
שעה שנרשמה במקום הלא נכון לא אומרת כלום. המבנה הפשוט ביותר הוא שלוש רמות:
- לקוח: בשביל מי עובדים. למשל, רשת חנויות.
- פרויקט: העבודה שסוכמה עם הלקוח, בדרך כלל לפי הצעת מחיר. למשל, אתר חדש.
- משימה: שלב או סוג עבודה בתוך הפרויקט. למשל, אפיון, עיצוב, פיתוח, ישיבות עם הלקוח.
כך כל שעה נרשמת פעם אחת, ואפשר לסכם אותה בכל רמה: כמה עלה הלקוח השנה, כמה עלה הפרויקט, ואיזה שלב לקח הכי הרבה זמן.
דוגמה ליום אחד: עובדת במשרד עיצוב עובדת 8 שעות ומדווחת על שלושה פרויקטים:
- רשת חנויות, אתר חדש, עיצוב: 4 שעות.
- משרד רואי חשבון, חוברת שנתית, תיקונים: 3 שעות.
- פרויקט פנימי, ישיבת צוות: שעה.
בסוף היום כל שעה כבר יושבת אצל הלקוח הנכון, ובסוף החודש מסכמים את הימים ורואים כמה שעות הלכו על כל פרויקט. בעלות של 96 ש״ח לשעה (החישוב בהמשך), 4 השעות באתר עלו 384 ש״ח.
ארבעה כללים שעושים את ההבדל:
- משימות לפי שלבי העבודה. “עיצוב” ו”תיקונים אחרי הערות הלקוח” אומרים לכם הרבה יותר מ”עבודה שוטפת”.
- משימה נפרדת לתיקונים ולשינויים. כאן פרויקטים מאבדים הכי הרבה כסף, וזה המספר שתרצו להראות ללקוח כשאתם מבקשים תוספת.
- פרויקט פנימי לשעות שלא שייכות ללקוח. הדרכות, ישיבות צוות, הצעות מחיר לעבודות שעוד לא נסגרו. גם אלה שעות עבודה, וכדאי לדעת כמה יש מהן.
- מדווחים באותו יום, לא בסוף השבוע. מי שמשחזר ביום חמישי איפה עבר יום שני, מעגל ומנחש. הדיווח צריך להיות קל מספיק כדי שיקרה ברגע שמסיימים משימה.
ב־ProperTime מגדירים לקוחות, ולכל לקוח פרויקטים ומשימות. העובדים מדווחים במערכת דיווח שעות כמה שעות עבדו על כל משימה, מהאפליקציה ל־Android ול־iOS או מה־WEB, ומי ששכח לדווח מקבל תזכורת. מה עוד לבדוק בכלי שמסדר כך את העבודה: תוכנה לניהול משימות.
כמה עולה לכם שעת עבודה
כדי להפוך שעות לכסף, צריך מספר אחד לכל עובד: כמה עולה לכם שעה שלו. זה לא השכר לשעה שבתלוש. על הברוטו נוספים ביטוח לאומי של המעסיק, פנסיה, פיצויים ודמי הבראה, ומשלמים גם על ימי חופשה, חגים ומחלה שבהם העובד לא עבד.
החישוב הפשוט:
- לוקחים את עלות המעביד השנתית של העובד. איך מחשבים אותה, עם כל השיעורים, במדריך עלות מעביד.
- מחלקים בשעות שהעובד עבד בפועל בשנה, בלי החופשה, החגים וימי המחלה.
דוגמה: במדריך עלות מעביד, עובדת עם ברוטו של 12,000 ש״ח בחודש עולה למעסיק כ־173,236 ש״ח בשנה. נניח שהיא עבדה בפועל 1,800 שעות בשנה. שעת עבודה שלה עולה לכם כ־96 ש״ח (173,236 חלקי 1,800).
שלושה דברים שכדאי לזכור:
- לא כל שעה היא שעה על לקוח. ישיבות צוות, הדרכות והכנת הצעות מחיר הן חלק מהעבודה, אבל לא נכנסות לאף פרויקט. אם רק 1,400 מתוך 1,800 השעות של העובדת נרשמו על פרויקטים של לקוחות, כל שעה כזו צריכה לכסות כ־124 ש״ח, ולא 96.
- המספר הזה מכסה את העובד בלבד. שכירות, ציוד ותוכנות הם עוד הוצאה. אפשר להוסיף אותם כאחוז קבוע על עלות השעה.
- לא חייבים מספר נפרד לכל עובד. בעסק קטן אפשר להתחיל משתיים או שלוש דרגות: עובד מתחיל, עובד ותיק ושותף.
משווים להצעת המחיר
הצעת מחיר היא בעצם הערכה של שעות. גם אם כתוב בה סכום אחד, מאחוריו עמד חישוב: כמה שעות זה ייקח, כפול כמה עולה שעה, ועוד רווח. דיווח שעות לפי פרויקט בודק את ההערכה הזו מול מה שקרה בפועל.
דוגמה: הצעת מחיר של 18,000 ש״ח לפרויקט שהוערך ב־120 שעות, בעלות של 96 ש״ח לשעה. בפועל דווחו על הפרויקט 165 שעות.
| לפי ההצעה | בפועל | |
|---|---|---|
| שעות | 120 | 165 |
| עלות השעות | 11,520 ש״ח | 15,840 ש״ח |
| רווח | 6,480 ש״ח | 2,160 ש״ח |
45 שעות נוספות מחקו שני שלישים מהרווח. עכשיו השאלה החשובה: לאן הלכו השעות? כשהן רשומות לפי משימה, התשובה בדוח. אולי האפיון לקח כפול, אולי היו ארבעה סבבי תיקונים במקום אחד. את זה אפשר לתקן בפרויקט הבא: לתמחר את האפיון אחרת, לכתוב בהצעה כמה סבבי תיקונים כלולים, או לבקש תוספת על שינויים שהלקוח ביקש.
ויש לקוחות שמשלמים לפי שעה ולא לפי הצעה. שם השעות הן החשבונית עצמה: מה להראות ללקוח ואיך לבדוק את השעות לפני שהן יוצאות, במדריך דוח שעות ללקוח.
ואל תחכו לסוף הפרויקט. פרויקט שכבר השתמש בחצי מהשעות כשרק שליש מהעבודה מאחוריו, צריך שיחה עם הלקוח עכשיו, לא בחשבונית האחרונה. ב־ProperTime המנהל מאשר את הדיווחים לאורך החודש ורואה בזמן אמת כמה שעות הלכו לכל פרויקט ולכל משימה, כך שחריגה מתגלה כשעוד אפשר לעשות משהו.
הבדיקה החודשית
לא צריך מערכת תמחור מסובכת. מספיקה חצי שעה פעם בחודש, אחרי שהמנהלים אישרו את הדיווחים:
- מוודאים שהשעות שלמות. כל העובדים דיווחו, אין ימים ריקים, והשעות על פרויקטים מסתדרות עם שעות הנוכחות. שעה שלא דווחה לא תופיע באף פרויקט.
- מפיקים דוח שעות לפי פרויקט. לכל פרויקט פתוח: כמה שעות הלכו החודש, וכמה מתחילת הפרויקט.
- מכפילים בעלות לשעה ומשווים להצעת המחיר.
- מסמנים חריגות. פרויקט שעבר את השעות שתוכננו, או שמתקרב אליהן מהר מהצפוי.
- מחליטים מה עושים. שיחה עם הלקוח, תוספת על שינויים, חלוקה אחרת של העבודה בצוות, או לקח לתמחור של ההצעה הבאה.
ופעם ברבעון, סכמו את השעות לפי לקוח. לפעמים הלקוח הגדול ביותר הוא לא הרווחי ביותר.
הנתונים האלה שימושיים גם לצוות עצמו: מי שרואה לאן הלכו השעות יכול לתכנן את השבוע הבא טוב יותר. שיטות פשוטות לכך: ניהול זמן בעבודה.
הבדיקה הזו קלה כשכל הנתונים כבר במקום אחד. ב־ProperTime הנוכחות, ההיעדרויות והשעות לפרויקטים נרשמות באותה מערכת, המנהלים מאשרים לאורך החודש, ומפיקים דוח שעות לפי עובד, לקוח או פרויקט. ובסוף החודש יוצא מאותן שעות קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. מה עוד כדאי לבדוק בדוח לפני שסוגרים את החודש: דוח שעות עבודה.
קיבלתם מענק מרשות החדשנות? שם השעות על כל פרויקט צריכות להיות מדווחות במערכת מאושרת. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא המערכת הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
ובעמותה, שבה כל תוכנית ממומנת מקרן או ממשרד אחר, אותו מבנה מראה לכל מממן כמה שעות הלכו לתוכנית שלו: מערכת נוכחות לעמותה.
רוצים לדעת כמה שעות הולכות לכל פרויקט, כבר מהחודש הבא? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.