טופס 101 הוא כרטיס העובד של רשות המסים: עובד חדש ממלא אותו תוך שבוע מהיום שהתחיל לעבוד, ואחר כך ממלא אותו מחדש בתחילת כל שנת מס. לפי מה שכתוב בו המעסיק מחשב כמה מס לנכות מהמשכורת וכמה נקודות זיכוי לתת. עובד בלי טופס 101 משלם מס בשיעור המרבי.
המדריך מיועד למעסיקים, למנהלי משרד ולמי שמכין את השכר: מתי העובד ממלא את הטופס, מה בודקים לפני שהוא עובר לשכר, מה שומרים, מה משתנה בכל שנה, ואיך עובד טופס 101 דיגיטלי.
מה זה טופס 101, ולמה המעסיק צריך אותו
השם המלא של הטופס הוא “כרטיס עובד ובקשה להקלה במס ולתיאום מס”, ובתקנות הוא נקרא טופס 0101. העובד כותב בו את מה שהמעסיק לא יכול לדעת לבד, ומשפיע על המס שלו:
- פרטים אישיים: שם, תעודת זהות, כתובת, מצב משפחתי וקופת חולים.
- ילדים: מספר הילדים ותאריכי הלידה שלהם.
- בן או בת הזוג: האם עובדים ויש להם הכנסה.
- הכנסות מהמעסיק: משכורת חודשית, משרה נוספת, משכורת חלקית או עבודה יומית.
- הכנסות אחרות: האם יש לעובד עוד משכורת, קצבה או מלגה.
- בקשה להקלה במס: למשל מגורים ביישוב מזכה, עלייה לארץ, שחרור משירות צבאי או סיום לימודים.
- בקשה לתיאום מס, כשיש לעובד יותר ממקור הכנסה אחד.
- הצהרה וחתימה של העובד.
מהפרטים האלה נגזרות נקודות הזיכוי של העובד, ולכן גם המס שמנוכה בכל חודש. בלי הטופס אין למעסיק על מה לבסס את החישוב.
מתי העובד ממלא את הטופס
תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה) קובעות שלושה מועדים:
- עובד חדש: תוך שבוע מהיום שהתחיל לעבוד, או ביום שקיבל משכורת בפעם הראשונה, המוקדם מביניהם.
- בכל שנה: ב־1 בינואר, בתחילת שנת המס.
- כשמשהו משתנה: העובד מודיע למעסיק תוך שבוע מיום השינוי.
החובה חלה על כל עובד, חוץ מעובד יומי ועובד זר. והחובה של המעסיק היא לדרוש את הטופס מכל עובד כזה, במועדים האלה.
עובד שמקבל משכורת גם ממקום עבודה נוסף מצהיר על כך אצל אחד המעסיקים בלבד. אצל המעסיק השני המשכורת היא “משרה נוספת”, ומנוכה ממנה מס בשיעור המרבי, אלא אם העובד עשה תיאום מס.
בפועל, הכי פשוט לבקש את הטופס ביום הראשון. התלוש הראשון מחושב לפיו, ועובד שהתלוש הראשון שלו יוצא עם מס מרבי לא יתחיל ברגל ימין.
מה בודקים לפני שהטופס עובר לשכר
טופס שהגיע הוא לא בהכרח טופס שאפשר לעבוד איתו. חמש בדיקות קצרות:
- כל הסעיפים מולאו. במיוחד הסעיף על הכנסות אחרות: עובד שלא מילא אותו מנוכה במס בשיעור המרבי, גם אם מילא את כל השאר.
- הטופס חתום, והתאריך שלו שייך לשנת המס הנוכחית.
- צילום תעודת הזהות והספח מצורף, והפרטים בטופס תואמים לו.
- כל בקשה להקלה מגובה במסמך. עובד שמבקש הקלה, למשל בגלל מגורים ביישוב מזכה, מצרף את האישור שהטופס דורש.
- תיאום מס: אם העובד ביקש תיאום, בודקים שצירף את המסמכים הנדרשים.
חסר משהו? מחזירים לעובד לתיקון לפני שסוגרים את שכר החודש, ולא אחרי. תיקון בדיעבד פירושו הפרשי מס בתלוש הבא, והסברים לעובד שלא הבין למה המשכורת שלו ירדה.
מה קורה כשאין טופס 101
לפי התקנות, כשהעובד לא מילא טופס 101, או לא מילא את הסעיף על הכנסות אחרות, המעסיק מנכה מהמשכורת מס בשיעור המרבי: שיעור המס הגבוה ביותר שבפקודת מס הכנסה. נקודות הזיכוי ניתנות לפי ההצהרה בכרטיס העובד, ולכן בלי טופס אין גם נקודות זיכוי.
ההבדל מורגש בנטו כבר בתלוש הראשון. עובדת חדשה במשרה מלאה, עם ילדים קטנים, שלא הגישה טופס 101 בזמן, תקבל משכורת נמוכה בהרבה ממה שציפתה. את המס שנוכה ביתר היא יכולה לקבל בחזרה, אבל זה לוקח זמן, ובינתיים העובדת מתחילה את העבודה מאוכזבת.
מה שומרים, ואיפה
הטופס הוא הבסיס לכל ניכוי מס שעשיתם לעובד. לכן כדאי לשמור:
- את הטופס החתום של כל שנה, ולא רק את האחרון.
- את כל הנספחים: צילום תעודת הזהות, האישורים להקלות ומסמכי תיאום המס.
- הודעות על שינויים שהעובד מסר במהלך השנה, עם התאריך שבו הגיעו.
כשהכול שמור בתיק העובד, קל להסביר כל שורת מס בתלוש, לעובד ולכל מי שבודק. וכשעובד שואל למה המס שלו השתנה בחודש מסוים, התשובה נמצאת בטופס של אותו חודש.
מה משתנה בכל שנת מס
ב־1 בינואר העובד ממלא טופס חדש, גם אם נדמה לו שלא השתנה כלום. הסיבה: חלק מהפרטים משתנים עם הזמן גם בלי שהעובד עשה משהו.
- ילדים גדלים. נקודות הזיכוי בעבור ילדים תלויות בגיל הילד, ולכן תאריכי הלידה חשובים בכל שנה מחדש.
- הקלות מוגבלות בזמן. חלק מההקלות, למשל אחרי שחרור מהשירות או אחרי סיום לימודים, ניתנות לתקופה מסוימת בלבד.
- החיים משתנים. נישואין או גירושין, ילד שנולד, מעבר דירה, בן זוג שהתחיל או הפסיק לעבוד, משרה נוספת.
שינוי באמצע השנה לא מחכה לינואר: העובד מודיע עליו תוך שבוע. כדאי להזכיר את זה לעובדים, למשל בהודעה קצרה בתחילת השנה, יחד עם הבקשה לטופס החדש.
תזכורת לדצמבר: לשלוח לכל העובדים בקשה לטופס 101 לשנה החדשה, ולסמן מי החזיר. כך השכר של ינואר מחושב לפי טפסים מעודכנים.
טופס 101 דיגיטלי
טופס 101 לא חייב להיות על נייר. רבים מהמעסיקים עברו לטופס דיגיטלי: העובד ממלא את הטופס באתר או באפליקציה, מצרף צילום של המסמכים וחותם, והטופס נשמר במערכת, מוכן לשכר.
מה מרוויחים מזה:
- פחות טפסים חסרים. מערכת טובה לא מאפשרת להגיש טופס בלי סעיף חובה או בלי חתימה.
- עובד חדש ממלא מהבית, עוד לפני היום הראשון, או מהנייד ביום הראשון.
- הטופס השנתי מתחיל מהטופס הקודם. העובד מעדכן רק את מה שהשתנה.
- הכול במקום אחד: הטופס, הנספחים והטפסים של השנים הקודמות.
לפני שבוחרים מערכת לטופס דיגיטלי, בודקים שהיא עומדת בדרישות של רשות המסים לטופס 101 דיגיטלי. בנוסף, התקנות מאפשרות למעסיק שמנהל את חישובי השכר ואת המעקב אחרי המצב המשפחתי של העובדים במערכת ממוחשבת לבקש אישור מרשות המסים לפעול לפי הוראותיה, במקום כרטיס העובד הרגיל.
עובד חדש: מה עוד צריך ביום הראשון
טופס 101 קובע כמה מס לנכות. אבל כדי לחשב את המשכורת עצמה צריך עוד שני דברים: מה סוכם עם העובד, ומה הוא עבד בפועל. רשימה קצרה ליום הראשון:
- טופס 101, מלא וחתום, עם הנספחים.
- הודעה לעובד על תנאי העסקה, או חוזה שכולל את כל הפרטים: התפקיד, השכר, השעות ויום המנוחה. החוק נותן לכך 30 ימים, אבל עדיף ביום הראשון.
- פותחים לעובד נוכחות עם תאריך תחילת העבודה, ומסבירים לו איך מחתימים: באפליקציה בנייד, במחשב או בשעון נוכחות שבכניסה.
- מסבירים איך מדווחים היעדרות: חופשה, מחלה או מילואים.
כך בסוף החודש הראשון יש לכם את שלושת החלקים של התלוש: השעות מהנוכחות, התעריף מההודעה, ונקודות הזיכוי מטופס 101.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime עובד חדש מתחיל לדווח כבר מהיום הראשון, מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון הנוכחות. המנהלים מאשרים את הדיווחים לאורך החודש, וכל היעדרות נרשמת בסוג שלה.
בסוף החודש השעות וההיעדרויות שאושרו ממופות לקודי השכר שלכם ויוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. מערכת השכר מחברת אותן לנתוני המס של העובד, והתלוש הראשון נבנה על נתונים שכבר נבדקו. לבדיקה של התלוש עצמו: איך בודקים בתלוש את השורה התחתונה.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. את הטופס העדכני ואת ההנחיות המלאות מוצאים באתר רשות המסים, ובמקרים מיוחדים כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), התשנ״ג–1993, תקנות 2 ו־5.
רוצים שהשעות של כל עובד חדש יגיעו לשכר מוכנות כבר מהחודש הראשון? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.