מחשבון שעות עבודה סוכם לכל יום את הזמן מהכניסה עד היציאה, מוריד את ההפסקה ומחבר את הימים לסה״כ שבועי. במחשבון למעלה מזינים שעת כניסה, שעת יציאה ודקות הפסקה, ומקבלים את השעות בשעות ודקות וגם בשעות עשרוניות, הצורה שמערכת השכר והאקסל עובדים איתה.
המדריך מיועד למנהלי משרד, למנהלי חשבונות ולמעסיקים שסוכמים שעות של עובדים, וגם לעובדים שרוצים לבדוק את השעות שלהם לפני שהתלוש מגיע. נעבור על החישוב צעד אחר צעד, על המעבר מדקות לשעות עשרוניות, על הפסקות, ועל שבוע עבודה שלם.
איך מחשבים שעות עבודה מכניסה ויציאה
שלושה שלבים, לכל יום בנפרד:
- יציאה פחות כניסה. עובד שנכנס ב-07:40 ויצא ב-16:10 היה בעבודה 8 שעות ו-30 דקות.
- פחות הפסקה. אם לקח הפסקה של 45 דקות שלא נחשבת כשעות עבודה, נשארות 7 שעות ו-45 דקות.
- לשעות עשרוניות. 45 דקות הן 0.75 שעה, כלומר 7.75 שעות.
חיסור בלי לטעות: מחסרים שעות משעות ודקות מדקות. כשדקות היציאה קטנות מדקות הכניסה, כמו ב-16:10 פחות 07:40, הופכים שעה אחת ל-60 דקות: 16:10 הן 15:70, ו-15:70 פחות 07:40 הן 8:30.
משמרת שעוברת את חצות: מוסיפים 24 שעות לשעת היציאה. משמרת מ-22:00 עד 06:00 היא 30:00 פחות 22:00, כלומר 8 שעות לפני הפסקה. גם המחשבון למעלה מבין יציאה מוקדמת משעת הכניסה כיציאה למחרת.
באקסל: רושמים כניסה בעמודה A, יציאה בעמודה B ודקות הפסקה בעמודה C. הנוסחה =MOD(B2-A2,1)*24-C2/60 נותנת את שעות היום בשעות עשרוניות, גם במשמרת לילה. מגדירים את תא התוצאה כמספר, ולא כשעה.
מדקות לשעות עשרוניות
שעון הנוכחות מראה שעות ודקות. מערכת השכר, האקסל וכל חישוב של שכר לשעה עובדים עם שעות עשרוניות. כדי לעבור מאחד לשני, מחלקים את הדקות ב-60:
| דקות | שעות עשרוניות |
|---|---|
| 5 | 0.08 |
| 10 | 0.17 |
| 15 | 0.25 |
| 20 | 0.33 |
| 30 | 0.5 |
| 35 | 0.58 |
| 40 | 0.67 |
| 45 | 0.75 |
| 50 | 0.83 |
הטעות הנפוצה ביותר: 7:45 שמוקלד כ-7.45. ההפרש הוא 0.3 שעה, כלומר 18 דקות שנעלמות מהעובד באותו יום. אם זה קורה כמה פעמים בחודש, ההפרש כבר מורגש בתלוש.
ועוד טיפ: כשסוכמים שבוע או חודש, מחברים קודם את השעות והדקות, ורק בסוף הופכים לשעות עשרוניות. עיגול של כל יום לשתי ספרות אחרי הנקודה יכול להזיז את הסה״כ בכמה דקות.
הפסקות: מתי מורידים אותן ומתי לא
ביום עבודה של 6 שעות ומעלה מגיעה לעובד הפסקה של 45 דקות לפחות, ומתוכן 30 דקות ברצף. בדרך כלל ההפסקה הזו לא נחשבת כשעות עבודה, ולכן מורידים אותה מהיום. בשדה ״הפסקה״ במחשבון מזינים רק הפסקה כזו.
שני מקרים שבהם ההפסקה כן נספרת, ולא מורידים אותה:
- העובד התבקש להישאר. כשהנוכחות של העובד הכרחית לעבודה או לציוד, וביקשתם ממנו להישאר במקום העבודה בזמן ההפסקה, ההפסקה נחשבת כשעות עבודה.
- הפסקה קצרה ומוסכמת. כמה דקות לקפה שסוכמו עם המעסיק הן חלק משעות העבודה.
ושימו לב לכפילות: עובד שהחתים יציאה וכניסה סביב ההפסקה כבר לא נספר בזמן הזה. אם מורידים ממנו בנוסף 45 דקות קבועות, הוא מפסיד 45 דקות ביום. כל הכללים, כולל משמרות ארוכות, במדריך להפסקות בעבודה לפי חוק.
דוגמה: שבוע עבודה שלם
זה השבוע שכבר מוזן במחשבון למעלה. משרד שעובד חמישה ימים בשבוע, ויום חמישי הוא היום הקצר:
| יום | כניסה | יציאה | הפסקה | שעות | עשרוני |
|---|---|---|---|---|---|
| ראשון | 08:00 | 17:00 | 45 דקות | 8:15 | 8.25 |
| שני | 07:40 | 16:10 | 45 דקות | 7:45 | 7.75 |
| שלישי | 08:00 | 18:30 | 45 דקות | 9:45 | 9.75 |
| רביעי | 08:15 | 17:15 | שעה | 8:00 | 8.00 |
| חמישי | 08:00 | 15:20 | 45 דקות | 6:35 | 6.58 |
| סה״כ | 40:20 | 40.33 |
40 שעות ו-20 דקות, פחות מ-42 השעות של שבוע עבודה. אז אין שעות נוספות? לא בהכרח. בשבוע של חמישה ימים יום העבודה הרגיל הוא 8.6 שעות, וביום הקצר 7.6 שעות. ביום שלישי העובד עבד 9.75 שעות, כלומר 1.15 שעות נוספות (שעה ו-9 דקות), שמשולמות ב-125% לפחות. כל הכללים במדריך לשעות נוספות לפי החוק.
מכאן אפשר לעבור לשכר: את השעות הרגילות מכפילים בשכר לשעה, ואת השעות הנוספות בתעריף שלהן. מחשבון משכורת ברוטו לפי שעות עושה את זה בשבילכם, והמדריך לחישוב משכורת לפי שעות מסביר גם איך מעגלים שעות ומה עושים במשמרת לילה. משלמים לפי ימים ולא לפי שעות? כמה ימי עבודה יש בכל חודש, בשבוע של חמישה ימים ושל שישה.
מתי מחשבון כבר לא מספיק
מחשבון שעות עבודה מצוין לבדיקה: עובד אחד, שבוע אחד, או יום שמשהו בו לא הסתדר. אבל כשסוכמים ככה את כל העובדים כל חודש, החישוב הוא החלק הקל. הקושי הוא להגיע אליו עם שעות נכונות:
- עשרה עובדים, 22 ימי עבודה: יותר מ-200 שורות של כניסה ויציאה שמישהו מקליד. מספיקה ספרה אחת שהתחלפה.
- יציאה ששכחו להחתים מתגלה רק בסוף החודש, כשכבר קשה לזכור מתי העובד באמת יצא.
- שעות נוספות צריך לסמן בנפרד משעות רגילות, יום אחרי יום.
- היעדרויות, כמו מחלה, חופשה ומילואים, צריכות להגיע לשכר יחד עם השעות.
- אישור מנהל על השעות, לפני שהן עוברות לשכר.
ProperTime סוכמת את השעות בשבילכם
ProperTime היא מערכת דיווח שעות ומערכת נוכחות, שעושה את מה שהמחשבון עושה, לכל העובדים ולאורך כל החודש:
- מחתימים מכל מקום. העובדים מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או משעון נוכחות פיזי. עובד בשטח מחתים מהנייד, עובד במשרד מהשעון, והכול נכנס לאותה מערכת.
- רואים את השעות לאורך החודש. יציאה שלא הוחתמה או יום ארוך במיוחד מתגלים מיד, ולא כשסוגרים את החודש.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות יחד. אותה מערכת מרכזת גם את ההיעדרויות ואת השעות לכל פרויקט ומשימה.
- המנהלים מאשרים. כל מנהל עובר על הדיווחים של העובדים שלו ומאשר אותם לפני הסגירה.
- קובץ מוכן לשכר. בסוף החודש ProperTime מפיקה קובץ בפורמט של מערכת השכר שלכם, מוכן לטעינה למיכפל, מלם, שיקלולית או חשבים. כל הפרטים על ממשק נוכחות לשכר.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.