דיווח שעות עבודה מהבית הוא אותו רישום נוכחות שהמעסיק מנהל בימי משרד, רק שהעובד מחתים מהמחשב או מהנייד במקום בשעון שבכניסה. עבודה היברידית כבר מזמן לא חריגה: יומיים בבית, שלושה במשרד, ולפעמים יום בבית כי הילד חולה. השעות של הימים האלה צריכות להירשם בדיוק כמו כל שעה אחרת, ולהגיע לשכר בלי הודעות וואטסאפ ובלי ניחושים בסוף החודש.
במדריך הזה: מה החוק דורש מהמעסיק בימי בית, איך כותבים נוהל עבודה מהבית שעובד, איך הדיווח עובד בפועל, ומה בודקים לפני שמעבירים לשכר.
חובת המעסיק בימי עבודה מהבית
מאז 1 בפברואר 2009, כשנכנס לתוקף תיקון מספר 24 לחוק הגנת השכר, המעסיק חייב לנהל רישום נוכחות לעובדיו, שבו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד מופיעות בנפרד. לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, הרישום כולל את שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות, ונעשה באופן שוטף לפי השעות שהעובד עבד בפועל.
החוק לא מבחין בין יום במשרד ליום בבית. העובד הוא אותו עובד, והחובה לרשום את השעות שלו נשארת.
ומה עם ההחרגה בחוק?
סעיף 30 לחוק שעות עבודה ומנוחה מחריג כמה סוגי עובדים, ביניהם עובדים שתנאי העבודה שלהם לא מאפשרים למעסיק שום פיקוח על שעות העבודה והמנוחה. מכאן נולדה הטעות הנפוצה ש”מי שעובד מהבית לא צריך רישום”. ההחרגה הזו לא חלה אוטומטית על כל מי שעובד מהבית: היא תלויה בנסיבות של כל עובד ועובד.
לכן הדרך הבטוחה למעסיק פשוטה: לרשום גם את ימי הבית, כמו כל יום עבודה.
למה הרישום שווה לכם
לפי סעיף 26ב לחוק הגנת השכר, כשיש מחלוקת על שעות העבודה והמעסיק לא הציג רישומי נוכחות, המעסיק הוא שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות האלה. בעבודה מהבית אף אחד לא ראה את העובד נכנס ויוצא, ולכן הרישום הוא ההוכחה היחידה. יום בית בלי רישום הוא יום שקשה להסביר אחר כך.
מה בדיוק צריך להופיע ברישום, במדריך חובת רישום נוכחות. זה מידע כללי. לשאלות על המקרה של העסק שלכם, כדאי להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין לדיני עבודה.
נוהל עבודה מהבית: עמוד אחד שחוסך ויכוחים
רוב הבלגן סביב עבודה מהבית לא מגיע מהחוק, אלא מציפיות שאף אחד לא כתב. נוהל קצר, שכל הצוות מכיר, פותר את רובו. מה כדאי שיופיע בו:
- מי עובד מהבית ומתי. ימים קבועים בשבוע, או לפי בקשה ובאישור המנהל. כך כולם יודעים מי במשרד היום.
- שעות וזמינות. באילו שעות העובד זמין לטלפון ולמיילים, ומתי אפשר לגמור מוקדם יותר.
- איך מדווחים. כניסה ויציאה מהמחשב או מהנייד, כמו בשעון שבמשרד. לא הודעה בקבוצה ולא מייל בסוף השבוע.
- הפסקות. יוצאים לאסוף את הילדים מהגן? מחתימים יציאה, וחוזרים עם החתמת כניסה.
- שכחתי לדווח. מזינים את השעה החסרה כתיקון, והמנהל מאשר. ככה התיקון מתועד, ולא נשאר בעל פה.
- שעות נוספות. רק באישור מראש של המנהל. בבית קל להמשיך “עוד חצי שעה”, וכדאי שזה יהיה ברור לשני הצדדים.
- ציוד. מה החברה מספקת (מחשב, טלפון) ומה העובד מביא בעצמו.
- נסיעות. החזר הוצאות נסיעה משולם בדרך כלל רק על ימים שבהם העובד הגיע למקום העבודה, ולכן כדאי לכתוב בנוהל איך ימי הבית משפיעים עליו. הפרטים במדריך החזר הוצאות נסיעה לפי ימי עבודה.
כתבו את הנוהל, שלחו אותו לכל הצוות, ועדכנו אותו כשמשהו משתנה. עדיף נוהל פשוט שכולם מקיימים על פני מסמך ארוך שאף אחד לא קרא.
איך עובד דיווח השעות מהבית
העיקרון: אותה מערכת, אותו רישום, רק דרך אחרת להחתים.
- מהמחשב. העובד נכנס למערכת בדפדפן ומחתים כניסה ויציאה. לא מתקינים כלום ולא צריך חומרה.
- מהנייד. אפליקציה ל־Android ול־iOS, ובהחתמה נרשם גם המיקום. מתאים במיוחד למי שמתחיל את היום בבית וממשיך לפגישה אצל לקוח. איך זה עובד בפועל, במדריך דיווח נוכחות מהנייד, ומה מותר לרשום ומה לומר לעובדים, במדריך מעקב מיקום עובדים.
- ובימי המשרד, בשעון שבכניסה. ההחתמות מהשעון נכנסות לאותו רישום של העובד.
שבוע היברידי אחד, דוח אחד
- ראשון ושני, במשרד. מנהלת החשבונות מניחה אצבע על השעון בכניסה.
- שלישי, מהבית. היא פותחת את המחשב ומחתימה כניסה בדפדפן. בצהריים יוצאת לאסוף את הבת מהגן, מחתימה יציאה, וחוזרת עם החתמת כניסה.
- רביעי, בבית ואחר כך אצל לקוח. מחתימה כניסה מהבית, ובאחת יוצאת לפגישה. את היציאה בסוף היום היא מחתימה מהנייד.
- חמישי, במשרד. שוב בשעון.
חמישה ימים, שלוש דרכים להחתים, רישום אחד. איך זה נראה מהצד של המנהל, במדריך נוכחות בעבודה היברידית. כשגם השעות גמישות, מה מסכמים עם העובד ואיך סופרים שעות נוספות: שעות עבודה גמישות. המנהל רואה את כל הדיווחים באותה מערכת נוכחות, ולא צריך לחבר שעון, אקסל והודעות בטלפון.
שעות על פרויקטים ומשימות
הרבה עבודה מהבית היא עבודה ממוקדת: הצעת מחיר, דוח ללקוח, תכנון. כשהשעות מתחלקות בין לקוחות ופרויקטים, כדאי לשייך אותן כבר בזמן העבודה בדיווח שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה, ולא לשחזר בסוף החודש איפה עבר יום שלישי.
בדיקה בסוף החודש: מה עובר על ימי הבית
לפני שמעבירים לשכר, עוברים על הדוח החודשי של כל עובד, עם תשומת לב לימי הבית:
- ימים ריקים. יום בלי אף דיווח: יום בית שלא דווח, או היעדרות שלא סומנה? מבררים עכשיו, לא אחרי התלוש.
- כניסה בלי יציאה. בבית שוכחים להחתים יציאה יותר מבמשרד, כי אין דלת לצאת ממנה. משלימים כתיקון באישור המנהל.
- ימים ארוכים במיוחד. החתמה שנשארה פתוחה עד הלילה היא בדרך כלל שכחה, לא שעות נוספות. בודקים מול העובד.
- שעות נוספות. תואמות את מה שאושר מראש לפי הנוהל?
- היעדרויות. חופשה, מחלה ומילואים מסומנות גם בימים שהיו אמורים להיות ימי בית.
- ימי בית מול ימי משרד. הם קובעים את החזר הנסיעות בתלוש, ולכן כדאי לוודא שכל יום מסומן נכון.
כשהבדיקה נעשית לאורך החודש, ולא רק בסופו, היא לוקחת דקות. מה עוד בודקים בדוח לפני השכר, במדריך דוח נוכחות חודשי.
דיווח שעות מהבית עם ProperTime
ב־ProperTime, מערכת נוכחות אינטרנטית, ימי הבית וימי המשרד נרשמים באותו מקום:
- דיווח מכל מקום. מממשק WEB, מאפליקציית Android ו־iOS או משעון נוכחות פיזי, כולל תיעוד מיקום הדיווח מהנייד.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד, לכל עובד בנפרד.
- המנהל רואה ומאשר את הדיווחים בכל רגע, בלי לחכות לסוף החודש.
- תזכורת לעובדים ששכחו לדווח, כדי שלא יישארו ימים ריקים.
- קובץ מוכן לשכר בסוף החודש, לטעינה למערכות שכר מובילות.
רוצים שגם ימי הבית יגיעו לשכר מסודרים? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.