נוכחות בבית ספר ובמוסד חינוך היא שאלה של הרבה אנשים עם הרבה סידורי עבודה: מורה שעתי שמגיע לשלוש שעות, סייעת שנכנסת עם צלצול הבוקר, עובד צהרון שמתחיל כשכולם מסיימים, וממלא מקום שנקרא ב־7:30 בבוקר. מי שמנהל את זה בגיליון או בהודעות, מגיע לסוף החודש עם שעות שצריך לשחזר.
המדריך מיועד למנהלות ומנהלים, למזכירות ולאחראיות שכר במוסדות חינוך פרטיים, בעמותות ובצהרונים: איך רושמים שעות לצוות עם מערכת משתנה, איך רואים מי נמצא עכשיו, ואיך מגיעים לדוח חודשי שאפשר להעביר לשכר.
למה בבית ספר קשה לרשום שעות
לא כולם עובדים “משמונה עד ארבע”. מה שמסבך את הרישום:
- שעות לא אחידות. מורה שעתי מגיע בימים ובשעות שונים, ולפעמים ביום אחד יש לו שני חלונות עבודה.
- סייעות ועובדי צוות במשרה חלקית. כל אחד עם היקף אחר, ולפעמים ימים אחרים בכל שבוע.
- צהרון ופעילות אחר הצהריים. אותו מוסד, אבל שעות ועובדים אחרים.
- ממלאי מקום. בבוקר אחד צריך למצוא מחליף ולרשום נכון גם אותו וגם מי שנעדר.
- אירועים ויציאות. טיולים, ערבי הורים וימי הכנה הם חלק מהעבודה, וקל לשכוח אותם בדוח.
כל אחד מאלה הוא סיבה לטעות קטנה בדוח, וטעויות קטנות הן מה שנהפך לשיחה לא נעימה על התלוש.
מורים שעתיים וסייעות
אצל עובד שעתי השכר נגזר ישירות מהשעות שנרשמו, ולכן כל כניסה שלא נרשמה היא כסף שלא מגיע לו. מה מגיע לעובד שעתי ואיך זה שונה ממשכורת חודשית: מדריך עובד שעתי.
כשהשעות משתנות מיום ליום, ההחתמה היא הדרך הפשוטה לשמור על דיוק. בסוף החודש הדוח של כל עובד מראה את הימים והשעות, ואין צורך לשחזר מהזיכרון. אם מישהו מגיע מוקדם לפני תחילת היום, המדריך על עובד שמגיע מוקדם מסביר איך מבדילים בין זמן עבודה להגעה מוקדמת.
צהרון ופעילות אחר הצהריים
כשהצהרון פועל באותו מוסד, כדאי שגם עובדיו ידווחו באותה מערכת, כדי שההנהלה תראה תמונה אחת. מי שעובד גם בבוקר וגם בצהריים מדווח כניסה ויציאה לכל חלון עבודה, והדוח החודשי מסכם את הכול.
מי במוסד עכשיו
כשהכניסות נרשמות בזמן אמת, ההנהלה רואה מי כבר הגיע ומי עוד לא, בלי להתקשר לכולם. כך מזהים בבוקר שחסר איש צוות, ומספיקים להזמין ממלא מקום לפני שהכיתה מתמלאת. הפרטים במדריך לנוכחות בזמן אמת.
מחלה וממלאי מקום
בבוקר שבו מורה או סייעת חולים, שני דברים צריכים להירשם: ההיעדרות שלהם, והשעות של מי שבא במקומם.
- רושמים יום מחלה למי שנעדר. ההיעדרות נרשמת בסוג שלה, ולא כיום חופש או כיום ריק.
- ממלא המקום מדווח שעות כמו כל עובד, מהנייד או מהשעון.
- מצרפים אישור מחלה אם צריך. אילו אישורים מקובלים: מדריך אישור מחלה.
כללי ימי המחלה עצמם נמצאים במדריך ימי מחלה לפי חוק.
הדוח החודשי לשכר
בסוף החודש כל עובד צריך דוח אחד: ימי עבודה, שעות והיעדרויות. דוח הנוכחות החודשי כולל את כל אלה, והמנהל או המזכירות עוברים עליו לפני שמעבירים אותו לחשב השכר. אילו בדיקות כדאי לעשות לפני כן: בדיקת דוח נוכחות לפני שכר.
ככלל, מעסיק חייב לנהל רישום של שעות העבודה בפועל, וגם מוסד חינוך בכלל זה. הסבר קצר על חובת הרישום. זה מידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. לגבי המקרה שלכם, בדקו ב”כל זכות” או מול עורך דין לדיני עבודה.
איך זה נראה ב־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות שמאפשרת לכל הצוות לדווח מאותו מקום:
- דיווח מהנייד או מהשעון. אנשי הצוות מדווחים כניסה ויציאה מהאפליקציה (Android ו־iOS), מהמחשב או משעון נוכחות שמותקן בכניסה.
- מי במוסד עכשיו. ההנהלה רואה בזמן אמת מי החתים כניסה.
- מחלה וחופשה באותה מערכת. היעדרויות נרשמות לפי סוג, ליד שעות העבודה.
- אישור מנהל. המנהל עובר על הדיווחים ומאשר אותם לפני הסגירה.
- קובץ לשכר. בסוף החודש השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן למערכת השכר.
רוצים לראות איך זה עובד אצל צוות עם שעות שונות? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.