במשרד אדריכלים או מהנדסים, השאלה “כמה זמן זה לקח?” נשאלת פעמיים בחודש. פעם אחת כשסוגרים שכר: מתי כל אחד הגיע ומתי הלך. ופעם שנייה כשמסתכלים על הפרויקט: כמה שעות הלכו על התכנון הראשוני, כמה על ההיתרים, וכמה על תוכניות הביצוע שהלקוח שינה שלוש פעמים.
אלה שני דוחות שונים, ושניהם יוצאים מאותו יום עבודה. המדריך מיועד לבעלי משרדים ולמנהלי משרדי תכנון שרוצים לרשום פעם אחת ולקבל את שניהם.
למה במשרד תכנון זה לא אותו מספר
מחירי תכנון נקבעים לרוב לפי פרויקט ושלב, והצוות עובד על כמה פרויקטים במקביל. אדריכל אחד יכול לעבוד בבוקר על תוכנית קומה של פרויקט מגורים, אחר הצהריים על תיאום מערכות בפרויקט משרדים, ובין לבין לשבת בישיבת צוות.
- נוכחות היא היום המלא. ממנה מחשבים שכר, שעות נוספות, חופשה ומחלה. על החובה לרשום אותה, במדריך חובת רישום נוכחות.
- שעות לפי פרויקט ושלב הן החלק מהיום שהלך לכל עבודה. מהן רואים כמה הפרויקט עלה ואיפה הוא חורג. איך מסכמים אותן, במדריך דיווח שעות לפי פרויקט.
מי שרושם רק פרויקטים לא יודע מה קרה בשעות שלא נרשמו. מי שרושם רק נוכחות לא יודע כמה עלה כל פרויקט.
איך נראה דיווח לפי פרויקט ושלב
הרעיון פשוט: כל פרויקט מקבל שלבים, והעובד בוחר פרויקט ושלב כשהוא רושם שעות. למשל:
- פרויקט: בניין מגורים ברחוב הרצל
- שלבים: תכנון ראשוני, הגשה להיתר, תוכניות לביצוע, ליווי בביצוע
- עבודה פנימית: ישיבות צוות, הצעות מחיר, הדרכה והשתלמות
ב־ProperTime זה מתאים למבנה של לקוח, פרויקט ומשימה: הפרויקט הוא הבניין, והמשימות הן שלבי התכנון. העבודה הפנימית נרשמת על פרויקט פנימי, כדי שגם היא תופיע בסיכום.
יום אחד, שני דוחות
דוגמה: מהנדסת קונסטרוקציה מחתימה כניסה ב־8:30 ויציאה ב־17:30, עם חצי שעה הפסקה: 8.5 שעות נוכחות. במהלך היום היא רושמת 4 שעות על תכנון שלד בפרויקט א’, 3 שעות על פרויקט ב’, וחצי שעה על ישיבת צוות. נשארה שעה שלא נרשמה, והמנהל רואה אותה בדוח ויכול לברר מה הייתה.
מאותו דיווח יוצאים שני דוחות:
- דוח נוכחות לשכר. כניסה ויציאה, שעות נוספות, חופשה ומחלה. עוד על זה במדריך דוח נוכחות.
- דוח שעות ללקוח. השעות שהוקדשו לפרויקט שלו, לפי שלב. איך בונים דוח שהלקוח קורא ומבין, במדריך דוח שעות ללקוח.
עבודה באתר, אצל הלקוח ובמשרד
מהנדסים ואדריכלים לא יושבים כל היום ליד השולחן: סיור באתר, פגישה אצל הלקוח, ישיבה ברשות. ב־ProperTime מחתימים נוכחות מהאפליקציה ל־Android ול־iOS או מה־WEB, ורושמים את השעות על הפרויקט מאותו מקום. במשרד אפשר להוסיף שעון נוכחות בכניסה. על מי שעובד חלק מהשבוע מהבית, במדריך נוכחות בעבודה היברידית.
מה כדאי לבדוק כל חודש
- שעות מול תמחור. כמה שעות דווחו על כל שלב לעומת מה שתמחרתם. חריגה שנתפסת באמצע שלב עדיין אפשר לדבר עליה עם הלקוח.
- שעות שלא נרשמו על שום פרויקט. הפער בין הנוכחות לשעות הפרויקטים. מעט הוא עבודה פנימית רגילה, הרבה שווה בירור.
- שעות שעוד לא אושרו. דיווח שלא אושר לא נכנס לדוח הלקוח ולא לשכר. מי מאשר ומתי, במדריך אישור שעות עבודה.
משרד שמחייב לפי שעות, כמו משרד רואי חשבון או עורכי דין, מתמודד עם אותו פער בין נוכחות לחיוב: נוכחות במשרד רואה חשבון או עורכי דין.
רוצים שהשעות של הצוות יגיעו גם לשכר וגם ללקוחות מאותו דיווח? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.