כרטיס נוכחות עובד הוא שני דברים בשם אחד: הכרטיס האישי שהעובד מקרב או מעביר בשעון בכניסה וביציאה, והרישום החודשי שנבנה מההחתמות האלה, עם כל הכניסות, היציאות, ההיעדרויות וסך השעות. משם מגיעים לשכר.
כאן תמצאו דוגמה לכרטיס נוכחות חודשי, מה חייב להופיע בו, ומה ההבדל בין כרטיס מגנטי לכרטיס קרבה.
פעם זה היה כרטיס קרטון שמחתימים בשעון שבכניסה. היום מחתימים בכרטיס מגנטי, בכרטיס או תג קרבה, בטביעת אצבע או באפליקציה. השם נשאר, והמטרה לא השתנתה: לדעת בסוף החודש כמה כל עובד עבד, בלי ויכוחים.
שני דברים שנקראים “כרטיס נוכחות”
כשאומרים כרטיס נוכחות, מתכוונים בדרך כלל לאחד משניים:
- הכרטיס שמעבירים בשעון. כרטיס מגנטי או כרטיס קרבה אישי, שהעובד מעביר או מקרב לשעון בכניסה וביציאה.
- הרישום החודשי של העובד. הדף שמרכז את כל הכניסות והיציאות של החודש, את ההיעדרויות ואת סך השעות. זה מה שהשכר צריך.
הראשון הוא רק דרך להחתים. השני הוא מה שחשוב באמת: רישום מלא ומדויק, שאפשר לסמוך עליו.
איך נראה כרטיס נוכחות חודשי של עובד
שורה לכל יום עבודה, וסיכום בסוף החודש. דוגמה לשלושה ימים:
| תאריך | כניסה | יציאה | סה”כ שעות | הערה |
|---|---|---|---|---|
| ראשון 1.9 | 08:02 | 17:05 | 9:03 | |
| שני 2.9 | 07:58 | 16:30 | 8:32 | |
| שלישי 3.9 | 8:00 | חופשה |
שימו לב לימים שבהם עובד שכח להחתים: שם נכנס תיקון, והמנהל מאשר אותו. ב־ProperTime הכרטיס הזה מתעדכן לבד מכל החתמה, משעון, מהאפליקציה או מהמחשב, ואין צורך למלא אותו ידנית.
איך כרטיס הנוכחות עובד עם השעון
בכל כרטיס, צ’יפ או תג קרבה שמור מספר משלו. השעון לא מכיר את העובד, הוא מכיר רק את המספר. לכן מגדירים כל כרטיס פעם אחת על שם העובד, ומאותו רגע ההחתמה עובדת כך:
- העובד מחתים. מקרב את הכרטיס לשעון, או מעביר אותו בחריץ.
- השעון מזהה. קורא את המספר שבכרטיס ורושם את השעה.
- ההחתמה נרשמת אצל העובד. היא נכנסת לכרטיס הנוכחות שלו, ומשם לסיכום החודשי ולשכר.
כרטיס מגנטי או כרטיס קרבה: מה ההבדל
שני סוגי הכרטיסים נפוצים בשעוני נוכחות. ההבדל הוא בדרך שבה השעון קורא אותם:
| כרטיס מגנטי | כרטיס או תג קרבה (RFID) | |
|---|---|---|
| איך מחתימים | מעבירים את הכרטיס בחריץ של השעון | מקרבים את הכרטיס או התג לשעון |
| איפה שמור המספר | בפס מגנטי על הכרטיס | בצ’יפ שבתוך הכרטיס או התג |
| בלאי | הפס והקורא נשחקים עם הזמן | אין חריץ ואין פס, אז הכרטיס והקורא לא נשחקים |
| תקלות שחוזרות | העברה מהירה מדי או בכיוון הלא נכון, פס שנמחק ליד מגנט | אין העברה לא נכונה ואין פס שנמחק |
כרטיס צריך להתאים לקורא של השעון: כרטיס מגנטי לא ייקרא בשעון קרבה, וגם כרטיסי קרבה באים בכמה סוגים. לפני שמזמינים כרטיסים חדשים, ודאו שהם מתאימים לשעון שלכם. שעון הנוכחות US10C שאנחנו מספקים עם ProperTime מזהה כרטיס או תג קרבה, וגם טביעת אצבע.
איזה שעון מתאים לעסק שלכם, עם כרטיס, טביעת אצבע או אפליקציה? פירטנו במדריך לסוגי שעוני נוכחות.
איך מחתימים כרטיס היום
- כרטיס או תג קרבה בשעון פיזי. מקרבים לקורא, והכניסה נרשמת.
- טביעת אצבע. אין כרטיס לזכור, כל עובד מזדהה באצבע. שעון טביעת האצבע US10C מזהה גם טביעת אצבע וגם כרטיס או תג קרבה.
- אפליקציה בנייד. לעובדים בשטח, אצל לקוחות או בעבודה מהבית.
- ממשק WEB. לעובדים שיושבים מול מחשב.
איך מגדירים כרטיס נוכחות (צ’יפ) לעובד
לכל כרטיס, צ’יפ או תג קרבה יש מספר משלו. כדי שהשעון יידע של מי ההחתמה, מגדירים את הכרטיס על שם העובד. מאותו רגע, בכל פעם שהעובד מקרב את הכרטיס, הכניסה או היציאה נרשמות אצלו.
- כרטיס או צ’יפ אחד לכל עובד. לא כרטיס משותף למשמרת ולא “הכרטיס של המחסן”. אחרת אי אפשר לדעת מי עבד ומתי.
- מגדירים את הכרטיס על שם העובד. עושים את זה פעם אחת, כשהעובד מתחיל לעבוד. התמיכה של ProperTime תעזור לכם בהגדרה הראשונה.
- בודקים החתמה ראשונה. העובד מחתים, ובודקים שהכניסה מופיעה אצלו בדוח. כך מגלים טעות ביום הראשון, ולא בסוף החודש.
מה עוד עושים בימים הראשונים של עובד חדש, מההודעה על תנאי העסקה ועד התלוש הראשון? במדריך לקליטת עובד חדש.
עובד שעוזב? מבטלים את הכרטיס שלו, כדי שאף אחד לא ימשיך להחתים איתו.
עובד איבד את הכרטיס? כך מטפלים
זה קורה בכל עסק: כרטיס שנשכח בכיס ונכנס לכביסה, נפל ברכב או פשוט נעלם. מה עושים:
- מבטלים את הכרטיס הישן מיד, כדי שאף אחד אחר לא יחתים איתו.
- מגדירים לעובד כרטיס חדש. השעות שכבר נרשמו לא הולכות לאיבוד: הן שייכות לעובד, לא לכרטיס.
- עד שהכרטיס החדש מגיע, העובד מחתים באפליקציה בנייד או מהמחשב, או שהשעות נכנסות כתיקון באישור המנהל.
כשכרטיסים הולכים לאיבוד שוב ושוב, זה סימן שכדאי לשקול שעון נוכחות ביומטרי בטביעת אצבע. ואם הבעיה היא לא רק כרטיס אבוד אלא שעון ישן שמייצר תיקונים בסוף החודש, קראו מתי להחליף שעון נוכחות ישן.
מכרטיס לטביעת אצבע או לאפליקציה
כרטיס הוא דרך טובה להחתים, אבל לא היחידה. הרבה עסקים מחליפים אותו, או מוסיפים לצידו דרך נוספת.
מעבר לטביעת אצבע
טביעת אצבע פותרת שתי בעיות של הכרטיס: אין מה לשכוח בבית או לאבד, ורק העובד עצמו יכול להחתים. אין יותר “תחתים גם בשבילי”.
המעבר לא חייב לקרות ביום אחד. שעון US10C מזהה גם טביעת אצבע וגם כרטיס או תג קרבה, כך שמי שכבר רשם אצבע מחתים באצבע, והשאר ממשיכים עם הכרטיס עד שיגיע תורם. כל עובד רושם את טביעת האצבע שלו פעם אחת, ומאותו יום מחתים באצבע.
מעבר לאפליקציה
לעובדים שלא מגיעים כל יום לאותה כניסה, כמו אנשי שטח, טכנאים ומי שעובד מהבית, שעון בכניסה פשוט לא מתאים. הם מחתימים באפליקציה ל־Android ול־iOS, ומיקום ההחתמה נרשם. הטלפון ממילא בכיס, אז אין כרטיס לשכוח. איך זה עובד בפועל? במדריך לדיווח נוכחות מהנייד.
מה שחשוב: ההחתמות מהאפליקציה נכנסות לאותו כרטיס נוכחות כמו ההחתמות מהשעון. המנהל רואה תמונה אחת, ולא שני דוחות שצריך לחבר.
איך בוחרים את הדרך שמתאימה לעסק
- כולם מגיעים לאותו משרד או מפעל? שעון פיזי בכניסה הוא הפתרון הפשוט. כרטיס קרבה מהיר, וטביעת אצבע חוסכת את הכרטיס.
- חלק מהעובדים בשטח או בבית? אפליקציה בנייד, עם תיעוד מיקום הדיווח, משלימה את השעון.
- עובדים על כמה פרויקטים או לקוחות? כדאי לשייך את השעות לפרויקט כבר בדיווח השעות, ולא לנחש בסוף החודש.
ברוב העסקים התשובה היא שילוב. לכן השאלה החשובה היא אם כל הדיווחים מגיעים למקום אחד.
מה צריך להופיע בכרטיס נוכחות טוב
- שעת כניסה ויציאה לכל יום עבודה
- היעדרויות: חופשה, מחלה, מילואים
- תיקונים, כשעובד שכח להחתים, עם אישור של המנהל
- שיוך השעות ללקוח, לפרויקט או למשימה, כשזה רלוונטי
- סיכום חודשי שעובר לשכר בלי להקליד הכול מחדש
כשאחד מהם חסר, סוף החודש הופך למרדף: מיילים של “שכחתי להחתים ביום שלישי”, תיקונים על הנייר והקלדה כפולה לשכר.
כרטיס נוכחות דיגיטלי ב־ProperTime
בשעון הנוכחות של ProperTime כל הדיווחים נכנסים לאותו מקום: משעון פיזי (ביומטרי, כרטיסי RFID וטוקנים), מהאפליקציה ומה־WEB, כולל תיעוד מיקום הדיווח.
לצד הכניסות והיציאות מנהלים באותה מערכת נוכחות גם היעדרויות ומשימות, והמנהל מאשר את הדיווחים. בסוף החודש מפיקים קובץ שכר מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
התוצאה: כרטיס נוכחות מלא לכל עובד, שמתעדכן כל יום ולא רק בסוף החודש.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.