שעון נוכחות כרטיס מגנטי או כרטיס קרבה? כל הסוגים בהשוואה

שעון נוכחות עם כרטיס מגנטי: העובד מעביר כרטיס בחריץ והשעון רושם את השעה. שעון עם כרטיס קרבה (RFID) עובד אותו דבר, רק שמקרבים את הכרטיס במקום להעביר, ואין חריץ שמתלכלך ופס שנמחק. מי שרוצה להמשיך עם כרטיסים ולהיפטר מהתקלות, בדרך כלל עובר לקרבה.

המדריך משווה גם שעון טביעת אצבע, החתמה מהמחשב ואפליקציה בנייד. בסוף יש רשימת בחירה קצרה: לפי איפה העובדים מחתימים, מי צריך להחתים בעצמו, ומה כבר יש לכם.

שעוני נוכחות בהשוואה: במבט אחד

סוג	איך מחתימים	הכי מתאים ל…
כרטיס מגנטי	מעבירים כרטיס בחריץ	עסק קטן במקום אחד, עם שעון כרטיסים קיים
כרטיס קרבה (RFID)	מקרבים כרטיס או תג	מי שרוצה להישאר עם כרטיסים, בלי בלאי
טביעת אצבע	מניחים אצבע בסורק	מי שרוצה שכל עובד יחתים רק בעצמו
מחשב	לוחצים “כניסה” ו”יציאה” בדפדפן	עובדי משרד, עבודה מהבית ודיווח לפי פרויקט
אפליקציה בנייד	מחתימים בטלפון, והמיקום נרשם	אנשי שטח, טכנאים ומנהלי עבודה

שעון נוכחות עם כרטיס מגנטי

לכל עובד יש כרטיס אישי עם פס מגנטי, ועל הפס שמור המספר שלו. בכניסה וביציאה הוא מעביר את הכרטיס בחריץ של השעון, הקורא מזהה את המספר, והשעון רושם את השעה. משם הנתונים עוברים למחשב, לדוח הנוכחות של כל עובד.

• היתרון: שיטה פשוטה ומוכרת, שהעובדים מבינים מהיום הראשון.
• מה כדאי לדעת: העברת הכרטיס שוחקת עם הזמן את הקורא ואת הכרטיסים. וכרטיס אפשר להחתים גם בשביל חבר.

מתאים לעסק קטן עם עובדים קבועים במקום אחד, שכבר יש לו שעון כרטיסים ורוצה להמשיך להחתים כך. מי שקונה שעון חדש יכול לשמור על אותו הרגל עם כרטיס קרבה, בלי החריץ. את הכרטיסים עצמם מגדירים לעובדים לפי המדריך לכרטיס נוכחות לעובד.

התקלות שחוזרות בשעון כרטיס מגנטי

מי שעובד כמה שנים עם שעון כרטיסים מכיר אותן:

• השעון לא קורא את הכרטיס. העובד העביר מהר מדי, לאט מדי או בכיוון הלא נכון, ומנסה שוב. בבוקר זה נגמר בתור בכניסה.
• הפס המגנטי נשחק או נמחק. הכרטיס מתכופף בארנק, נשרט, או נמחק ליד מגנט, למשל בכיסוי טלפון עם סגירה מגנטית. העובד מגלה את זה רק כשהשעון לא מזהה אותו.
• הקורא מתלכלך ונשחק. אבק ולכלוך נאספים בחריץ, ועם הזמן הקורא מזהה פחות טוב. צריך לנקות אותו, ולפעמים להחליף.
• כרטיס שנשכח בבית או הלך לאיבוד. העובד לא מחתים, ובסוף החודש מישהו משלים לו את השעות ביד. מה עושים כשכרטיס אבד? הסברנו במדריך לכרטיס נוכחות לעובד.
• החתמה בשביל חבר. כרטיס עובר בקלות מיד ליד, ואין דרך לדעת מי באמת עמד מול השעון.

איך פותרים כל אחת מהן, ומה עוזר נגד החתמה בשביל חבר, במדריך לשעון נוכחות כרטיס מגנטי.

שעון נוכחות עם כרטיס קרבה (RFID)

הדור הבא של שעון הכרטיסים. שלוש התקלות הראשונות מתחילות בחריץ, ובכרטיס קרבה (RFID) אין חריץ ואין פס מגנטי: העובד רק מקרב את הכרטיס או תג הקרבה לשעון, והשעון מזהה אותו.

מתאים לעסקים שרוצים להמשיך לעבוד עם כרטיסים, בלי הבלאי של הכרטיס המגנטי. כל כרטיס או תג מגדירים פעם אחת על שם העובד, ומאז כל החתמה נרשמת אצלו. איך עושים את זה, צעד אחר צעד, במדריך לכרטיס נוכחות לעובד.

מעבר לכרטיס קרבה בשעון US10C

שעון הנוכחות דגם US10C שאנחנו מספקים עם ProperTime מזהה כרטיס או תג קרבה, וגם טביעת אצבע. כך המעבר מכרטיס מגנטי פשוט:

• העובדים נשארים עם כרטיס אישי. אותו הרגל, רק מקרבים במקום להעביר. אין מה ללמוד מחדש.
• אין חריץ שמתלכלך ואין פס שנמחק. הכרטיס והקורא לא נשחקים, וההחתמה מהירה יותר.
• מי שרוצה, עובר לאצבע. באותו שעון רושמים גם טביעות אצבע. חלק מהעובדים ממשיכים עם כרטיס, וחלק כבר מחתימים באצבע. מי שמחתים באצבע לא שוכח כרטיס בבית, ואף אחד לא מחתים בשבילו.
• הכול בדוח אחד. כל החתמה בשעון נכנסת ל-ProperTime, יחד עם ההחתמות מהנייד ומהמחשב, ובסוף החודש יש קובץ מוכן לשכר.

השעון הישן כבר מייצר יותר עבודה ממה שהוא חוסך? הנה 5 סימנים שהגיע הזמן להחליף שעון נוכחות.

שעון נוכחות טביעת אצבע (ביומטרי)

העובד מחתים אצבע בסורק של השעון, אחרי רישום חד־פעמי של טביעת האצבע שלו. היתרון הגדול: רק העובד עצמו יכול להחתים. אין כרטיס לשכוח בבית, ואי אפשר להחתים בשביל מישהו אחר. מתי הוא מתאים לעסק ובמה הוא שונה משעון כרטיסים? הכול במדריך לשעון נוכחות ביומטרי.

שעון טביעת האצבע דגם US10C שאנחנו מספקים משלב בשעון אחד זיהוי בטביעת אצבע וזיהוי בכרטיס או תג קרבה.

שעון נוכחות ממוחשב (דרך האינטרנט)

בשעון נוכחות ממוחשב מחתימים במחשב, ולא בשעון שתלוי בכניסה. העובד נכנס למערכת נוכחות אינטרנטית מהדפדפן, לוחץ “כניסה” כשהוא מתחיל לעבוד ו”יציאה” כשהוא מסיים. אין כרטיסים ואין חומרה, ומדווחים מהמשרד, מהבית ואפילו מחו״ל. כל הנתונים מגובים בענן.

• היתרון: אין שעון לקנות, להתקין או לתקן. מי שיושב מול מחשב כל היום מדווח בלחיצה, מכל מקום שבו הוא עובד.
• עוד יתרון: מהמחשב מדווחים גם כמה זמן עבדו על כל לקוח, פרויקט ומשימה, ולא רק מתי נכנסו ויצאו. כך עובדת מערכת דיווח השעות של ProperTime, וכך יודעים בכל רגע כמה שעות הלכו לכל פרויקט.
• מה כדאי לדעת: הדיווח מתאים למי שעובד מול מחשב. מי שמתחיל את היום אצל לקוח או באתר לא תמיד פותח מחשב, ולו נוח יותר לדווח מהנייד. וכשכל עובד מדווח בעצמו, כדאי שהמנהל יעבור על הדיווחים ויאשר אותם במהלך החודש, ולא רק כשסוגרים אותו.

מתאים לעובדי משרד, לעבודה היברידית ולחברות שמדווחות שעות לפי פרויקט.

אפליקציית נוכחות בנייד

שעון נוכחות באפליקציה הוא השעון שבכניסה, רק בטלפון של העובד. מחתימים כניסה ויציאה באפליקציה ל־Android או ל־iOS, ומיקום ההחתמה נרשם יחד עם השעה. כך גם מי שכמעט לא מגיע למשרד מדווח בזמן, ולא בסוף השבוע מהזיכרון.

• היתרון: העובד מחתים איפה שהוא מתחיל לעבוד: אצל הלקוח, באתר או בבית. המנהל רואה מאיפה דיווחו, והשעות לא מגיעות בסוף החודש בהודעה או בטבלה שמישהו צריך להקליד.
• עוד יתרון: מאותה אפליקציה מדווחים גם שעות לפרויקט או למשימה. וחברות שמדווחות שעות לרשות החדשנות יכולות לדווח גם מהנייד: ProperTime היא המערכת הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
• מה כדאי לדעת: כל עובד צריך סמארטפון, וצריך לזכור להחתים. תזכורת לעובדים ששכחו לדווח עוזרת שלא יישארו ימים ריקים בדוח.

מתאים לאנשי שטח, לטכנאים, לסוכנים, למנהלי עבודה ולצוותים שעובדים בכמה אתרים. כל הפרטים במדריך לדיווח נוכחות מהנייד.

שעון נוכחות ידני (כרטיס קרטון או דוח ידני)

השיטה הוותיקה, בשתי גרסאות. באחת מחתימים כרטיס קרטון חודשי בשעון מכני שבכניסה. בשנייה העובדים רושמים את השעות בעצמם, בדוח נוכחות ידני על דף או בטבלת אקסל.

• היתרון: זול ופשוט להתחיל. אין מערכת ללמוד, וכל אחד יודע להחתים כרטיס או למלא טבלה.
• מה כדאי לדעת: כל העבודה נדחית לסוף החודש. מישהו צריך לעבור על כל כרטיס ועל כל דף, לפענח כתב יד, להשלים ימים חסרים ולהקליד את השעות לשכר. כרטיס שהולך לאיבוד לוקח איתו חודש שלם של נתונים. ודוח שהעובד ממלא בעצמו נכתב לא פעם בדיעבד, מהזיכרון.
• ומה החוק אומר: רישום נוכחות שלא נעשה באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, כמו דוח שכתוב ביד, צריך להיחתם כל יום בידי העובד ולקבל אישור בחתימה של אחראי שהמעסיק מינה לכך. עוד על כך בחובת רישום נוכחות.

מתאים לעסק קטן מאוד, עם עובדים קבועים במקום אחד ושעות שכמעט לא משתנות. כשהעסק גדל, המעבר לשעון דיגיטלי חוסך את ההקלדה של סוף החודש.

איזה סוג שעון נוכחות מתאים לעסק שלכם?

• כל העובדים מגיעים לאותו מקום? שעון פיזי עם כרטיס קרבה או טביעת אצבע.
• חשוב לכם שכל עובד יחתים רק בשביל עצמו? טביעת אצבע.
• יש עובדים בשטח או מהבית? אפליקציה בנייד ודיווח מהמחשב. שבוע שחצי ממנו במשרד: נוכחות בעבודה היברידית.
• עדיין על כרטיסי קרטון או טבלאות? כל אחד מהסוגים האחרים יחסוך לכם את ההקלדה של סוף החודש.
• יש לכם גם וגם? משלבים כמה סוגים ומרכזים את כל הדיווחים במערכת אחת.

כל סוגי ההחתמה במערכת אחת

שעון הנוכחות של ProperTime משלב את כל סוגי ההחתמה: שעון פיזי (טביעת אצבע, כרטיס או תג קרבה), דיווח מהמחשב ואפליקציה ל־Android ול־iOS. כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת נוכחות, יחד עם ההיעדרויות והדיווח על משימות, ובסוף החודש מפיקים קובץ מוכן למערכת השכר. ההטמעה פשוטה, והתמיכה זמינה לאורך כל הדרך.

המערכת גם מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, כולל דיווח מהנייד.

רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.