קליטת עובד חדש היא כמה משימות קטנות שצריך לסגור בימים הראשונים: הודעה על תנאי העסקה, טופס 101, פנסיה, נוכחות ותלוש שכר ראשון. כל אחת מהן לוקחת כמה דקות. אבל משימה שנשכחה מתגלה בדרך כלל בתלוש הראשון, כשהעובד בודק אותו מול מה שסיכמתם.
המדריך מיועד למנהלות משרד, לאנשי משאבי אנוש ולבעלי עסקים שקולטים עובדים בעצמם. בסופו יש רשימה מרוכזת, שאפשר לעבור עליה עם כל עובד חדש. עוד לא בחרתם עובד? לפני הראיון, כדאי לעבור על השאלות האסורות בראיון עבודה. קולטים בן משפחה? יש כמה דברים נוספים לתעד: העסקת קרוב משפחה. קולטים עובדים רק לעונה? ראו עובדים עונתיים וזמניים.
לפני היום הראשון
כמה דברים כדאי להכין מראש, כדי שהיום הראשון יוקדש לעובד ולא לניירת:
- עובד או פרילנסר. מי שעובד אצלכם באופן קבוע, בשעות שאתם קובעים ועל הציוד שלכם, הוא בדרך כלל עובד, גם אם הוא מוציא חשבונית. איך בודקים, במדריך ליחסי עובד מעביד.
- עובד ראשון בעסק? לפני המשכורת הראשונה צריך תיק ניכויים ברשות המסים, ותוך שבועיים גם רישום כמעסיק בביטוח הלאומי. הסדר המלא, במדריך לפתיחת תיק ניכויים.
- מה סוכם, בכתב. תאריך התחלה, תפקיד, שכר, שעות עבודה ויום מנוחה. מאלה תכתבו את ההודעה על תנאי העסקה.
- איך העובד יחתים. בשעון שבכניסה, בכרטיס או בטביעת אצבע? מהנייד, כי הוא עובד בשטח? מהמחשב? כשיודעים מראש, פותחים לו נוכחות כבר בבוקר הראשון.
- הגיע קודם ליום ניסיון? אם עבד אצלכם יום לפני הקבלה, גם הוא נרשם ומשולם. הפירוט במדריך ליום ניסיון בעבודה.
- מי מקבל אותו. מישהו שיסביר לו איך מחתימים, איך מדווחים היעדרות ולמי פונים כשמשהו לא עובד.
- פרטי האחראי למניעת הטרדה מינית. כל עובד צריך לדעת מי האחראי ואיך פונים אליו. בעסק עם 25 עובדים או פחות, מצרפים גם את התקנון לדוגמה. מה עוד המעסיק חייב, במדריך למניעת הטרדה מינית בעבודה.
היום הראשון: חמישה דברים
1. הודעה על תנאי העסקה
לפי חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה, מוסרים לכל עובד חדש הודעה בכתב על תנאי העבודה, לא יאוחר מ־30 ימים מהיום שהתחיל לעבוד, ולנער לא יאוחר משבעה ימים. כתובים בה, בין היתר, התפקיד, השכר ומועדי התשלום, אורך יום העבודה או שבוע העבודה, יום המנוחה השבועי והתנאים הסוציאליים. חוזה עבודה שכולל את כל הפרטים האלה נחשב הודעה.
החוק נותן 30 ימים, אבל הכי פשוט למסור אותה ביום הראשון. מה בדיוק כותבים, ומה קורה כשלא מוסרים, במדריך להודעה לעובד על תנאי העסקה.
2. טופס 101
טופס 101, כרטיס עובד, הוא הטופס שממנו המעסיק יודע כמה מס הכנסה לנכות: נקודות זיכוי, הכנסות ממקומות עבודה אחרים ופרטים אישיים. עובד שיש לו עוד מקום עבודה? במדריך לתיאום מס מוסבר מה עושים.
- עד מתי: העובד ממלא את הטופס תוך שבוע מהיום שהתחיל לעבוד, או ביום שקיבל את המשכורת הראשונה, המוקדם מביניהם.
- בכל שנה מחדש: ממלאים טופס חדש ב־1 בינואר של כל שנה.
- בלי טופס: כשהעובד לא מסר את הטופס, המעסיק מנכה ממשכורתו מס בשיעור המרבי. זו טעות שקל למנוע ביום הראשון, וקשה להסביר בתלוש הראשון.
המעסיק הוא שצריך לדרוש את הטופס מהעובד. את הטופס עצמו אפשר להוריד מאתר רשות המסים.
3. פנסיה
לפי צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק, כל עובד זכאי לביטוח פנסיוני. מתי מתחילות ההפרשות, תלוי בשאלה אחת: האם כבר יש לעובד ביטוח פנסיוני.
- לעובד כבר יש קרן: זכאי להפרשות אחרי שלושה חודשי עבודה או בתום שנת המס, המוקדם מביניהם, רטרואקטיבית מהיום הראשון.
- אין לעובד קרן: זכאי להפרשות אחרי שישה חודשי עבודה.
לכן שואלים כבר ביום הראשון: יש לך קרן פנסיה? באיזו קופה? ואת התשובה מעבירים למי שמכין את השכר. שיעורי ההפרשה המינימליים הם 6% מהשכר על חשבון העובד, ו־12.5% על חשבון המעסיק: 6.5% לתגמולים ו־6% לפיצויים. סוגי ההפרשות ולאן הן מועברות הם גם אחד הפרטים שכותבים בהודעה על תנאי העסקה.
4. פותחים לעובד נוכחות
מעסיק חייב לנהל רישום נוכחות לכל עובד, והשעות של עובד חדש נספרות מהשעה הראשונה שלו. לכן פותחים לו נוכחות ביום הראשון, עם תאריך תחילת העבודה שכתוב בהודעה. מה בדיוק צריך להופיע ברישום, במדריך לחובת רישום נוכחות.
איך העובד מחתים, תלוי איפה הוא עובד:
- בשעון שבכניסה, בכרטיס או בתג קרבה. מגדירים את הכרטיס על שם העובד ובודקים שההחתמה הראשונה מופיעה אצלו בדוח. כל הפרטים במדריך לכרטיס נוכחות לעובד.
- בטביעת אצבע. העובד רושם את טביעת האצבע שלו פעם אחת, ומאותו יום מחתים באצבע. שעון טביעת האצבע US10C מזהה גם טביעת אצבע וגם כרטיס או תג קרבה.
- באפליקציה בנייד. לעובדים בשטח, אצל לקוחות או מהבית. העובד מוריד את האפליקציה ל־Android או ל־iOS, ומיקום ההחתמה נרשם. איך זה עובד בפועל, במדריך לדיווח נוכחות מהנייד.
- מהמחשב. למי שיושב מול מחשב כל היום.
ובסוף היום הראשון, מסתכלים בדוח: האם הכניסה והיציאה נרשמו? טעות שמתגלה עכשיו מתקנים בדקה.
5. מסבירים איך מדווחים היעדרות
עובד חדש עוד לא יודע איך עושים את זה אצלכם. כדאי להסביר כבר ביום הראשון: איך מדווחים יום מחלה, איך מבקשים חופשה, מה עושים כשמקבלים צו מילואים, ולמי פונים. כשההיעדרויות נרשמות בסוג שלהן כבר מהחודש הראשון, הן מגיעות לשכר נכון. עוד על זה במדריך לניהול היעדרויות עובדים.
אחרי שבוע: השעות מול מה שסוכם
שבוע אחרי שהעובד התחיל, פותחים את הנוכחות שלו ומשווים אותה להודעה על תנאי העסקה:
- האם הוא מחתים כל יום? החתמות חסרות בשבוע הראשון הן בדרך כלל סימן שמשהו לא הוסבר, ולא חוסר רצון.
- האם השעות מתאימות למה שסוכם? עובד שנשאר באופן קבוע אחרי השעות שכתובות בהודעה מקבל שכר על כל השעות שעבד, ולפעמים גם גמול שעות נוספות.
- האם ימי העבודה נכונים? במשרה חלקית, בודקים שהעובד מחתים בימים שסוכמו. מהשעות האלה נגזר גם אחוז המשרה.
אם היקף העבודה בפועל שונה ממה שסוכם, עכשיו הזמן לדבר על זה, ואם התנאים משתנים, לעדכן את ההודעה. טעות שמתגלה בשבוע הראשון מתקנים בשיחה קצרה. טעות שמתגלה אחרי חצי שנה כבר מגיעה לתלושים.
סוף החודש: התלוש הראשון
לפי חוק הגנת השכר, משכורת חודשית משולמת עם תום החודש, ומשכורת שלא שולמה עד היום התשיעי שאחריו היא שכר מולן. את תלוש השכר מוסרים לעובד לא יאוחר מאותו יום.
בתלוש מופיעים גם מספר ימי העבודה ושעות העבודה של העובד. לכן התלוש הראשון נבנה על החודש הראשון בנוכחות, ואם הוא לא שלם, גם התלוש לא יהיה. לפני שמעבירים את החודש לשכר, בודקים אצל העובד החדש במיוחד:
- תאריך ההתחלה. החודש הראשון הוא בדרך כלל חודש חלקי. התלוש צריך להתחיל מאותו יום שכתוב בהודעה ובנוכחות.
- החתמות חסרות. כל יום בלי יציאה, מתקנים עם העובד ומאשרים לפני ששולחים לשכר.
- היעדרויות. כל היעדרות רשומה בסוג שלה. עובד חדש שמבקש חופשה בחודשים הראשונים? במדריך לצבירת חופשה בשנה הראשונה מוסבר כמה ימים הוא צבר ומה רושמים.
- מס הכנסה. אם טופס 101 לא נמסר, המס בתלוש יהיה בשיעור המרבי.
מה עוד בודקים בתלוש, מהברוטו ועד הנטו, במדריך לבדיקת תלוש שכר. ולעובד שמקבל תלוש בפעם הראשונה: איך קוראים תלוש שכר.
רשימה מרוכזת: קליטת עובד חדש
| מה | מתי | לפי מה |
|---|---|---|
| הודעה על תנאי העסקה, או חוזה שכולל את כל הפרטים | ביום הראשון, ולא יאוחר מ־30 ימים (לנער: שבעה ימים) | חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה |
| טופס 101 | תוך שבוע, או עד המשכורת הראשונה, המוקדם מביניהם. ושוב ב־1 בינואר | תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה) |
| שאלה על קרן פנסיה קיימת | ביום הראשון | צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק |
| פתיחת נוכחות והסבר על ההחתמה | ביום הראשון | חובת רישום נוכחות |
| הסבר על דיווח היעדרות | ביום הראשון | |
| פרטי האחראי למניעת הטרדה מינית, ועד 25 עובדים גם התקנון לדוגמה | ביום הראשון | תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק) |
| בדיקת השעות מול מה שסוכם | אחרי שבוע | |
| בדיקת החודש הראשון בנוכחות | לפני שמעבירים לשכר | |
| תלוש שכר ראשון | לא יאוחר מהיום התשיעי שאחרי תום החודש | חוק הגנת השכר |
קליטת עובד חדש ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime עובד חדש מתחיל לדווח כבר מהיום הראשון:
- מוסיפים את העובד עם תאריך תחילת העבודה. כשקולטים כמה עובדים יחד, מייבאים את הפרטים שלהם במקום להקליד כל אחד.
- הוא מחתים מיד: מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון הנוכחות, בכרטיס או בטביעת אצבע. כל ההחתמות נכנסות לאותו דוח. בהגדרת הכרטיס הראשון התמיכה של ProperTime תעזור לכם.
- היעדרויות בסוג שלהן: העובד מדווח מחלה, חופשה או מילואים כמו כל דיווח אחר, והמנהל מאשר.
- בדיקת השבוע הראשון בלי לחפש: המנהלים מאשרים את הדיווחים במהלך החודש, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות. החתמה חסרה או חריגה מתגלה כבר במהלך החודש, ולא בסופו.
- התלוש הראשון על נתונים בדוקים: בסוף החודש השעות וההיעדרויות שאושרו יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. לא מקלידים שעות מחדש.
עוד לא בחרתם מערכת? אלה 7 הדברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקורות, מול רואה החשבון או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), התשס״ב–2002, תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), תקנות 2 ו־5, טופס 101, רשות המסים, צו הרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק, כל זכות, חוק הגנת השכר, סעיפים 1, 9 ו־24, תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק), התשנ״ח–1998, תקנות 2 ו־4.
קולטים עובד חדש החודש? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, כך שהוא ידווח נוכחות כבר מהיום הראשון, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.