עובד שעוזב מבקש בדרך כלל שני דברים נוספים, מעבר לגמר החשבון: מכתב המלצה בשביל המעסיק הבא, ואישור שמראה כמה זמן עבד אצלכם. הם נשמעים דומים, אבל אחד מהם חובה והשני רשות, ובמסמך של כל אחד כותבים דברים אחרים.
המדריך מיועד למנהלי משרד, למשאבי אנוש ולבעלי עסקים קטנים: מה חייבים לתת, מה נתינה לפי שיקול דעת, ואיך מכינים את שניהם בלי לחפש תאריכים בתיקיות.
מה חובה ומה רשות
| מסמך | חובה? | מה בו |
|---|---|---|
| אישור על תקופת העבודה (אישור ותק) | כן, לפי החוק | תאריך תחילת העבודה ותאריך סיומה |
| גמר חשבון ותלוש אחרון | כן | כל התשלומים שמגיעים לעובד, ראו גמר חשבון |
| טופס 161 | כשמשולם מענק פרישה, למשל פיצויים | ראו טופס 161 |
| מכתב המלצה | ככלל, לא | דעה של המעסיק על העובד |
לפי חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות, בסיום העבודה המעסיק נותן לעובד אישור בכתב על תחילתם וסיומם של יחסי העבודה. זה נכון גם בפיטורים וגם בהתפטרות. המועדים וההסבר המלא נמצאים במדריך לאישור העסקה.
מכתב המלצה, לעומת זאת, לא נמצא ברשימת החובות. מעסיק שנותן רק את האישור על תקופת העבודה עושה את מה שהחוק דורש.
אישור ותק: עובדות בלבד
אישור ותק הוא מכתב קצר שמוכיח כמה זמן העובד עבד אצלכם. עובד צריך אותו למקום עבודה חדש שמכיר בוותק, ללימודים, או לגוף ציבורי. מה כותבים בו:
- פרטי העסק: שם העסק כפי שהוא רשום, ח״פ או עוסק, וטלפון.
- פרטי העובד: שם מלא ומספר תעודת זהות.
- תאריך תחילת העבודה ותאריך הסיום. תאריך הסיום הוא יום העבודה האחרון.
- התפקיד, ואם העובד ביקש, גם היקף המשרה.
- תאריך, שם, תפקיד וחתימה של מי שמוסמך לחתום בשם העסק.
דוגמה לנוסח
הנדון: אישור על תקופת עבודה
הרינו לאשר כי [שם העובד], ת״ז [מספר], עבד/ה בחברתנו מיום [תאריך התחלה] ועד יום [תאריך סיום], בתפקיד [התפקיד].
האישור ניתן לבקשת העובד/ת.
[שם החותם], [תפקיד], [טלפון], [תאריך]
כדי שהאישור יהיה נכון, התאריכים בו צריכים להתאים לתלושים, לרישומי הנוכחות ולגמר החשבון. הוותק בעבודה נספר מיום ההתחלה, ובתקופות מסוימות, כמו מילואים או חופשת לידה, הוא ממשיך להיספר. לכן לפני שחותמים, כדאי לבדוק שלא היו הפסקות שמשנות את התאריך.
מכתב המלצה: דעה, וצריך לכתוב אותה בזהירות
מכתב המלצה הוא מתנה לעובד. הוא יכול לעזור לו למצוא עבודה, והוא גם משאיר רושם טוב עליכם. שאלה אחת עוזרת להחליט אם לכתוב: האם הייתם ממליצים עליו בשיחת טלפון?
אם כן, מכתב טוב הוא עמוד אחד, ובו:
- מי כותב: שם, תפקיד וקשר לעובד, למשל “המנהל הישיר שלו”.
- תקופה ותפקיד: כמה זמן עבד ומה עשה.
- שני או שלושה דברים קונקרטיים: “ניהלה לבד את ההזמנות של שלושה סניפים”, עדיף על “עובדת מצוינת”.
- משפט המלצה אחד, ופרטים לבירורים אם המעסיק החדש ירצה לדבר.
מה לא כותבים
- דברים שאי אפשר להוכיח. אם משהו כתוב, הוא צריך להיות נכון, ולהיות מגובה בתיק העובד.
- מידע אישי ורגיש: מחלות, ימי מחלה והסיבות להם, מצב משפחתי, וכל דבר שלא קשור לעבודה.
- ביקורת. מעסיק שאינו רוצה להמליץ לא כותב מכתב חצי חיובי. הוא נותן את אישור התקופה, וזה מספיק.
מי כותב את המכתב? בדרך כלל המנהל הישיר, ובעסק קטן הבעלים. כדאי שמי שחותם יוכל לעמוד מאחורי כל משפט, ושהנוסח יהיה אחיד לעובדים באותו מצב, כדי שלא ייווצר רושם של יחס שונה בלי סיבה.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. למקרה שלכם, כדאי לבדוק באתר כל זכות או מול עורך דין לדיני עבודה.
איך לא להגיע לבקשה ברגע האחרון
עובד שעוזב מבקש את המסמכים ביום האחרון, ואז מתחיל החיפוש: מתי בדיוק הוא התחיל? האם עבר ממשרה מלאה לחלקית? מה היה התפקיד הראשון?
הדרך הפשוטה היא להכין הכול כחבילה אחת בסוף העבודה:
- התלוש האחרון וגמר החשבון.
- אישור על תקופת העבודה.
- טופס 161, כשמשלמים מענק פרישה.
- מכתב המלצה, אם החלטתם לכתוב.
- אישור לדמי אבטלה, כשהעובד צריך אותו: מה שולחים לביטוח הלאומי.
ככה לא צריך לעקוב אחרי מועד נפרד לכל מסמך, ועובד שעוזב בסדר יוצא עם הרגשה טובה.
התאריכים והעובדות מגיעים מהרישום
כל מסמך כאן נשען על אותם נתונים: מתי התחיל, מתי סיים, באיזה היקף עבד, ואילו היעדרויות היו. כשהם שמורים במקום אחד, כתיבת אישור היא עניין של דקות.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime אפשר לשלוף את הנתונים בלי לחפש:
- תאריך תחילת העבודה: כל עובד נכנס למערכת עם תאריך התחלה, והוא מחתים מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון נוכחות.
- ההיסטוריה של כל חודש: שעות, היעדרויות וחופשות נשמרות, כך שאפשר לבדוק את היקף המשרה בפועל ואת התקופות שבהן העובד לא עבד.
- דוח לכל עובד: בסיום העבודה מפיקים דוח אחד, ומתוכו כותבים את האישור ואת גמר החשבון.
- קובץ השכר: השעות וההיעדרויות שאושרו יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, כך שהתלוש והנוכחות מספרים אותו סיפור.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות, התשס״א–2001, סעיף 8 (מאגר החקיקה הלאומי).
רוצים שתאריך ההתחלה, השעות וההיעדרויות של כל עובד יהיו מוכנים ביום שהוא עוזב? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.