אישור העסקה הוא מכתב קצר שבו המעסיק מאשר שהעובד עובד אצלו, ממתי, באיזה תפקיד ובאיזה היקף. עובדים מבקשים אותו כשהם לוקחים משכנתה או הלוואה, שוכרים דירה, או פונים לגוף ציבורי כמו הביטוח הלאומי. ובסוף העבודה, החוק מחייב את המעסיק לתת לעובד אישור בכתב על התאריך שבו העבודה התחילה ועל התאריך שבו הסתיימה.
המדריך מיועד למנהלי משרד, למשאבי אנוש ולמעסיקים בעסקים קטנים: מה כותבים באישור, מה עדיף להשאיר בחוץ, ועד מתי נותנים אישור לעובד שסיים לעבוד.
מתי עובד מבקש אישור העסקה
הבקשה מגיעה בדרך כלל בהודעה קצרה: “אפשר אישור העסקה? הבנק צריך עד יום חמישי”. המקרים הנפוצים:
- בנק: לפני משכנתה, הלוואה או מסגרת אשראי, הבנק רוצה לדעת שיש לעובד הכנסה קבועה. לפעמים הוא מבקש גם את השכר.
- שכירות: בעל הדירה או המתווך רוצים לדעת שהשוכר עובד, ולפעמים ממתי.
- ביטוח לאומי וגופים ציבוריים: כשעובד מגיש בקשה או תביעה, ייתכן שיתבקש להציג אישור מהמעסיק. לפעמים יש לגוף טופס משלו.
- מקום עבודה חדש או לימודים: עובד שעוזב, או שמבקש הנחה או מלגה, צריך להראות ותק או היקף משרה.
כמה כללים פשוטים חוסכים הלוך ושוב:
- שואלים בשביל מה. בנק שצריך שכר ובעל דירה שצריך רק “עובד אצלנו” מקבלים שני מכתבים שונים.
- בודקים אם יש טופס. אם הגוף שביקש את האישור נתן טופס משלו, ממלאים אותו. מכתב חופשי במקום הטופס עלול לחזור.
- מוסרים לעובד, לא לבנק. האישור שייך לעובד. הוא מעביר אותו למי שצריך, ואתם לא שולחים פרטים עליו לגורם שלישי בלי שביקש.
- לא מחכים. בקשה לבנק מגיעה לרוב עם מועד. אישור שמוכן תוך יום או יומיים הוא אחד הדברים הקטנים שעובדים זוכרים.
מה כותבים באישור העסקה
אישור טוב הוא עמוד אחד, על נייר המכתבים של העסק, עם הפרטים שהגוף שמבקש צריך, ולא יותר:
- פרטי העסק: שם העסק כפי שהוא רשום, מספר ח״פ או עוסק, וטלפון לבירורים.
- פרטי העובד: שם מלא ומספר תעודת זהות.
- תאריך תחילת העבודה, כמו שכתוב בהודעה לעובד על תנאי העסקה.
- התפקיד.
- היקף המשרה: משרה מלאה, או משרה חלקית עם מספר שעות או אחוז משרה.
- סוג ההעסקה, כשמבקשים: עובד קבוע, או לתקופה קצובה עד תאריך מסוים.
- שכר, רק כשהעובד ביקש: ברוטו חודשי או תעריף לשעה, באותו נוסח שמופיע בתלוש השכר.
- תאריך, שם, תפקיד וחתימה של מי שמוסמך לחתום בשם העסק, וחותמת אם יש.
דוגמה לנוסח
הנדון: אישור העסקה
הרינו לאשר כי [שם העובד], ת״ז [מספר], עובד/ת בחברתנו מיום [תאריך תחילת העבודה] בתפקיד [התפקיד], במשרה מלאה [או: במשרה חלקית של X שעות בשבוע].
שכרו/ה החודשי ברוטו: [סכום] ש״ח. (רק אם העובד ביקש)
האישור ניתן לבקשת העובד/ת.
[שם החותם], [תפקיד], [טלפון], [תאריך]
מה עדיף להשאיר בחוץ
אישור העסקה מספר שהעובד עובד, לא איך הוא עובד. לא כותבים בו מידע שלא ביקשו, ובטח לא מידע רגיש: ימי מחלה והסיבות להם, הערות על ביצועים, או חובות של העובד. אם הבנק צריך פרטים נוספים, הוא יבקש אותם, והעובד יחליט אם למסור.
ודבר אחד שבודקים לפני שחותמים: שהתאריכים והיקף המשרה במכתב זהים למה שכתוב בהודעה על תנאי העסקה, בתלושים וברישומי הנוכחות. אישור שסותר את התלוש יוצר בעיה לעובד מול הבנק, ולפעמים גם לכם.
בסיום העבודה: אישור על תקופת עבודה
כאן כבר לא מדובר בבקשה, אלא בחובה. לפי חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות, בסיום העבודה המעסיק נותן לעובד אישור בכתב “בדבר תחילתם וסיומם של יחסי עבודה”. זה נכון בפיטורים וגם בהתפטרות.
עד מתי: לא יאוחר מ־14 ימים מיום העבודה האחרון, או מ־7 ימים מהיום שהעובד ביקש את האישור בכתב, לפי המוקדם מביניהם. מעסיק שלא נתן את האישור בזמן עובר עבירה שהחוק קובע עליה קנס. כשהמעסיק הוא חברה, החוק מטיל אחריות גם על המנהלים בה.
דוגמה: חישוב המועד
עובדת סיימה לעבוד ב־30 בנובמבר, וב־3 בדצמבר שלחה מייל וביקשה אישור על תקופת העבודה.
| המועד | עד מתי |
|---|---|
| 14 ימים מיום העבודה האחרון | 14 בדצמבר |
| 7 ימים מהבקשה בכתב | 10 בדצמבר |
| המועד הקובע (המוקדם) | 10 בדצמבר |
הדרך הפשוטה ביותר: להכין את האישור יחד עם התלוש האחרון וגמר החשבון, ולמסור את כולם ביחד, כחלק מצ׳קליסט לעזיבת עובד. כך לא צריך לעקוב אחרי מועד נפרד. עובד שמבקש גם מכתב המלצה? זו רשות ולא חובה, וההסבר במדריך למכתב המלצה ואישור ותק.
מה כותבים בו: החוק דורש את תאריך תחילת העבודה ואת תאריך הסיום. עובד שמבקש יותר, למשל את התפקיד או את היקף המשרה בשביל מקום העבודה הבא, אפשר להוסיף, באותו נוסח כמו באישור העסקה רגיל. תאריך הסיום הוא יום העבודה האחרון, כמו שנקבע במכתב הפיטורים או ההתפטרות.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. למקרה שלכם, כדאי לבדוק באתר כל זכות או מול עורך דין לדיני עבודה.
התאריכים באישור מגיעים מהרישום
כל אישור העסקה נשען על שני פרטים: ממתי העובד עובד, ובאיזה היקף. כשהם רשומים במקום אחד מהיום הראשון, כותבים אישור בחמש דקות. כשהם מפוזרים בין חוזה בתיקייה, קובץ אקסל ומיילים, כל בקשה הופכת לחיפוש, ועובד ותיק עלול לקבל אישור עם תאריך שגוי.
איך זה נראה ב־ProperTime
ב־מערכת הנוכחות של ProperTime הנתונים שהאישור צריך כבר נמצאים במקום אחד:
- תאריך תחילת העבודה: מוסיפים כל עובד למערכת עם תאריך התחלה, והוא מחתים מאותו יום, מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון נוכחות.
- היקף המשרה בפועל: השעות של כל חודש נשמרות בדוח, כך שאפשר לבדוק שמה שכתוב באישור מתאים למה שהעובד עובד באמת.
- היסטוריה מסודרת: הנוכחות וההיעדרויות של כל חודש נשמרות, ולכן גם בסיום העבודה, כשצריך תאריכים מדויקים לאישור ולגמר החשבון, התמונה כבר שם.
- קובץ השכר: השעות וההיעדרויות שאושרו יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, כך שהתלוש והנוכחות מספרים אותו סיפור, וגם האישור.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות, התשס״א–2001, סעיף 8 (מאגר החקיקה הלאומי).
רוצים שתאריך ההתחלה והשעות של כל עובד יהיו מוכנים לכל אישור? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.