השעה 8:15, והמנהל שואל את עצמו שאלה פשוטה: מי כבר הגיע? בלי מערכת, התשובה היא סבב טלפונים, הודעות בקבוצת וואטסאפ ובדיקה “מי ראה את דני”. עם נוכחות בזמן אמת, מסתכלים ורואים.
המדריך הזה הוא על הרגע הזה: מה מנהל רואה בבוקר, איך מזהים מי מאחר ומי לא דיווח, ומה עושים עם זה בעשר הדקות הראשונות. אם אתם מחפשים מערכת נוכחות שלמה, ההסבר נמצא בעמוד מערכת נוכחות.
למה “בזמן אמת” משנה
דוח חודשי עונה על השאלה “מה קרה”. נוכחות בזמן אמת עונה על השאלה “מה קורה עכשיו”, וזה הזמן שבו אפשר עוד לעשות משהו:
- להחליף עובד. מי שלא הגיע למשמרת בוקר, אפשר לכסות עוד לפני שהלקוח הראשון מגיע.
- לברר לפני שזה מתגלגל. יציאה שלא נרשמה אתמול מתבררת בבוקר, בשיחה של דקה. בסוף החודש היא כבר ויכוח.
- לדעת מי איפה. בצוות שחלקו במשרד, חלקו בבית וחלקו בשטח, מי נמצא ומי לא הוא לא מובן מאליו.
מה צריך כדי שזה יעבוד
הנתון בזמן אמת טוב רק כמו ההחתמה שמאחוריו. שני תנאים:
- מחתימים ברגע האמיתי. כשכל ההחתמות נכנסות בזמן אמת ולא נכתבות בדיעבד, מה שהמנהל רואה הוא מה שקורה. ב־ProperTime העובדים מחתימים כניסה ויציאה בשעון נוכחות פיזי (טביעת אצבע, כרטיס או טוקן), מהמחשב או מהאפליקציה בנייד ל־Android ול־iOS. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום.
- כל הערוצים במקום אחד. אם חלק מהצוות מחתים בשעון וחלק מהטלפון, ואתם צריכים לפתוח שני מקומות, אין תמונה אחת. ב־ProperTime כל הדיווחים נכנסים לאותה מערכת, ובכל רגע רואים מי בעבודה ומי לא.
שעון ה־US10C ממשיך לקלוט החתמות גם כשהרשת נופלת, ושולח אותן למערכת לבד כשהיא חוזרת. כך אין החתמה שהולכת לאיבוד.
עשר הדקות הראשונות של הבוקר
סדר פשוט שמנהל יכול לעבור עליו בכל בוקר:
- מי כבר בפנים. פותחים את המערכת ורואים מי הגיע, בלי להתקשר לאף אחד.
- מי עוד לא. לכל שם שחסר, שואלים: יש היעדרות רשומה (חופשה, מחלה, מילואים)? אם כן, זה בסדר. אם לא, זו שאלה.
- מי מאחר. משווים את שעת ההחתמה לשעת ההתחלה. איחור של כמה דקות הוא עניין אחר מעובד שלא הגיע ולא עדכן.
- שיחה אחת, לא שלוש. מי שחסר בלי הסבר מקבל שיחה או הודעה עכשיו, כשהעניין טרי. מה עושים כשאין תשובה מפורט במדריך היעדרות ללא הודעה.
מאחר או חסר: שני מקרים שונים
מאחר. העובד החתים כניסה, אבל אחרי שעת ההתחלה. זה עניין של דקות, ומה מותר לעשות עליו (וגם מה אסור) מוסבר באיחורים בעבודה. הנתונים בזמן אמת עוזרים לשיחה: מדברים על שעה שנרשמה, לא על תחושה.
חסר. אין החתמה ואין היעדרות. אולי העובד שכח להחתים, ואולי באמת לא הגיע. עובדים ששכחו לדווח מקבלים ב־ProperTime תזכורת, כך שחלק מהמקרים נסגרים בלי שאתם מתקשרים.
מה קורה אחרי הבוקר
מה שרואים באותו יום הוא אותם נתונים שמגיעים בסוף החודש לדוח. המנהל מקבל דיווחים יומיים והתראות, ומאשר את הדיווחים לאורך החודש. מעקב נוכחות והיעדרות לאורך החודש הופך את סוף החודש לבדיקה אחרונה במקום לשחזור, ומשם הקובץ יוצא למערכת השכר.
יש לכם כמה סניפים? ראו ניהול נוכחות בכמה סניפים.
רוצים לראות מי בעבודה אצלכם, עכשיו? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.