בעסק עם עשרה או חמישה־עשר עובדים, אין מנהל נוכחות. יש בעל עסק, או מנהלת משרד, שמחזיקים בנוכחות בין לקוח אחד לשני. הם לא צריכים פרויקט הטמעה. הם צריכים שבסוף החודש יהיה דוח שאפשר לסמוך עליו.
הדף הזה עוזר לבחור מערכת נוכחות לעסק קטן: מה באמת חשוב, מה אפשר להשאיר לחברות גדולות, ואיך מקימים הכול בלי לעצור את העבודה.
מה עסק קטן צריך ממערכת נוכחות
אחרי שמסננים את רשימת היכולות הארוכה, נשארים עם ארבעה דברים:
- החתמה שהעובד מבין בלי הסבר. לחיצה אחת, או אצבע על שעון. אם צריך הדרכה של שעה, העובדים ישכחו להחתים.
- תמונה של היום. מי הגיע, מי מאחר, מי בחופש. בצוות קטן זה מה שבודקים בבוקר עם הקפה.
- היעדרויות באותו מקום. מחלה, חופשה ומילואים לא צריכים לגור בקובץ נפרד.
- קובץ לשכר. מי שמקליד שעות מחדש לשכר מפסיד שעות בכל חודש, ומסתכן בטעות. שווה לבדוק שאפשר להעביר להנהלת החשבונות קובץ מוכן.
שעון נוכחות פשוט: איך נראית פשטות
שעון נוכחות פשוט וחכם הוא לא שעון עם הכי הרבה כפתורים. הוא שעון שאף אחד לא צריך לחשוב עליו:
- טביעת אצבע. אין כרטיס לשכוח בבית, וקשה להחתים במקום מישהו אחר. הדגם ש־ProperTime מציעה הוא שעון טביעת אצבע US10C.
- ההחתמות מגיעות למערכת לבד. אף אחד לא מעביר קבצים ביד. ב־US10C, אם הרשת נופלת, השעון ממשיך להחתים ושולח למערכת כשהרשת חוזרת.
- שעון אחד לכולם, או בלי שעון בכלל. עסק קטן עם עובדים בשטח יכול להסתפק בהחתמה מהנייד. ההשוואה בין סוגי השעונים עוזרת להחליט אם בכלל צריך חומרה.
בלי פרויקט הטמעה: ההקמה בשלושה צעדים
- משאירים פרטים ואנחנו מקימים לכם ניסיון.
- מייבאים את פרטי העובדים. שמות וימי עבודה, בלי להקליד אחד אחד.
- העובדים מתחילים להחתים. מהנייד, מהמחשב או בשעון.
בצוות של 10 עובדים, אפשר להתחיל בבוקר ולראות דוח ראשון עוד באותו שבוע.
איך בוחרים לפי סוג העסק
- משרד קטן, כולם במקום. שעון בכניסה, ואולי גם החתמה מהמחשב. עוד על שעון למשרד. משרד רואה חשבון או עורכי דין? ראו נוכחות במשרד רואה חשבון או עורכי דין.
- צוות עם עובדים בשטח. החתמה מהנייד, והמנהל רואה את כולם במקום אחד. אצל מאבטחים ומנקים: נוכחות עובדי אבטחה וניקיון.
- מקום עם משמרות או סניף קטן. שעון בכניסה, ודוח שמראה מי עבד מתי.
- מכון כושר, סטודיו או סלון יופי. עובדים שעתיים, ימים מפוצלים וערבים. עוד על נוכחות במכון כושר ובסלון יופי.
- עמותה עם עובדים ומתנדבים. רישום נפרד לכל קבוצה, ושעות לפי תוכנית לדוח למממנים. עוד על מערכת נוכחות לעמותה.
מה לבדוק לפני שמחליטים
- האם אתם או העובדים מצליחים להשתמש בלי להתקשר לתמיכה?
- האם ההיעדרויות והשעות הנוספות מופיעות בדוח, בלי חישוב ביד?
- האם הקובץ לשכר מתאים למערכת השכר של רואה החשבון שלכם? כך מכינים נוכחות לפני שכר.
- האם אפשר לנסות על העובדים שלכם לפני שמתחייבים?
ב־ProperTime, מה מקבל עסק קטן
ProperTime היא מערכת נוכחות אחת: העובדים מחתימים מהאפליקציה, מהמחשב או בשעון בכניסה, והנוכחות וההיעדרויות נמצאות באותו דוח. המנהל מאשר דיווחים לאורך החודש ומפיק קובץ מוכן לשכר, ותמיכה אנושית זמינה לכם בכל שאלה.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.