חישוב שעות עבודה באקסל מתחיל בנוסחה אחת פשוטה: שעת יציאה פחות שעת כניסה. הבעיות מתחילות סביבה: משמרת שנגמרת אחרי חצות ומציגה #####, סיכום שבועי שמראה 21:00 במקום 45:00, ו־8:45 שמוקלד לשכר כ־8.45.
כאן תמצאו את הנוסחאות שעובדות בכל אחד מהמצבים האלה, ודוגמה של שבוע עבודה מהכניסה הראשונה ועד התשלום. מחפשים טבלה מוכנה להורדה? היא נמצאת במדריך ניהול נוכחות באקסל. ומי שמעדיף לרשום ביד, יכול להדפיס דף שעות עבודה חודשי.
מסדרים את העמודות
אקסל שומר שעה כחלק מיממה: 12:00 הוא חצי יממה, ו־06:00 הוא רבע. לכן כל החישוב תלוי בדבר אחד: שהשעות יוקלדו כשעות, ושכל עמודה תקבל את העיצוב הנכון עוד לפני שמתחילים למלא.
| עמודה | מה רושמים | עיצוב התא |
|---|---|---|
| A | תאריך | תאריך |
| B | שעת כניסה | שעה (hh:mm) |
| C | שעת יציאה | שעה (hh:mm) |
| D | הפסקה | שעה (hh:mm), למשל 00:30 |
| E | שעות ביום | שעה (hh:mm) |
| F | שעות עשרוניות | מספר, שתי ספרות אחרי הנקודה |
| G | שעות רגילות | מספר |
| H | שעות נוספות, שתיים ראשונות | מספר |
| I | שעות נוספות, מהשלישית | מספר |
ובצד, שני תאים קבועים: בתא K1 אורך יום העבודה הרגיל אצלכם, ובתא K2 השכר לשעה.
שני כללים חוסכים את רוב הטעויות:
- מקלידים שעה עם נקודתיים: 08:30, לא 8.30. אקסל קורא 8.30 כמספר ולא כשעה, והחישוב משתבש.
- ביום חופש משאירים את השורה ריקה: בלי כניסה, בלי יציאה ובלי הפסקה. השורה תציג 0 ולא תקלקל את הסיכום.
הנוסחה הבסיסית
בתא E2 כותבים:
=C2-B2-D2
כניסה ב־08:00, יציאה ב־17:00 וחצי שעה הפסקה נותנות 8:30. זו התשובה בשעות ודקות, וכך נוח לבדוק אותה מול הדיווח.
מערכת השכר והמחשבון צריכים מספר עשרוני. בתא F2:
=ROUND(E2*24,2)
מכפילים ב־24 כי אקסל שומר את השעה כחלק מיממה, ו־ROUND מעגל לשתי ספרות. התוצאה: 8.5. באותה דרך 8:45 הופך ל־8.75, ו־7:20 הופך ל־7.33. מי שמקליד 8:45 כ־8.45 מוריד לעובד 18 דקות באותו יום. עוד על המעבר מדקות לשעות ועל עיגול שעות, במדריך חישוב משכורת לפי שעות.
גוררים את שתי הנוסחאות עד סוף החודש, וכל שורה מחשבת את היום שלה.
משמרות לילה והפסקות
משמרת שנגמרת אחרי חצות. כניסה ב־22:00 ויציאה ב־06:00 נותנות בנוסחה הבסיסית מספר שלילי, ואקסל מציג #####. הפתרון הוא הפונקציה MOD, שמוסיפה יממה כששעת היציאה קטנה משעת הכניסה:
=MOD(C2-B2,1)-D2
המשמרת הזו יוצאת 8:00. הנוסחה נותנת תוצאה נכונה גם במשמרות יום, ולכן כדאי לכתוב אותה בתא E2 מההתחלה ולגרור לכל השורות. רק שימו לב שבמשמרת לילה השעות הנוספות מתחילות מוקדם יותר, כך שהערך בתא K1 לא מתאים לה. הפרטים במדריך משמרת לילה לפי חוק.
הפסקות. את ההפסקה רושמים בעמודה D בכל יום, לפי מה שהיה בפועל. אם אצלכם ההפסקה קבועה, אפשר לרשום אותה בתא אחד, למשל K3, ולכתוב בתא E2 =MOD(C2-B2,1)-$K$3. אז היא יורדת אוטומטית בכל יום, אבל ביום חופש השורה תציג #####, ולכן מוחקים בה את הנוסחה. אם ההפסקה נחשבת שעת עבודה ומשולמת, כמו כשהעובד צריך להישאר במקום בזמן ההפסקה, לא מורידים אותה. מתי זה המצב, מוסבר במדריך חישוב משכורת לפי שעות.
סיכום חודשי ותשלום
סך השעות. בשורת הסיכום, למשל שורה 33:
=SUM(E2:E32)
וכאן הטעות הנפוצה ביותר בחישוב שעות באקסל: בעיצוב שעה רגיל, אקסל מתחיל לספור מאפס בכל פעם שהסכום עובר 24 שעות. חודש של 182 שעות יוצג כ־14:00. כדי לראות את הסכום האמיתי, מסמנים את התא, לוחצים לחיצה ימנית, בוחרים “עיצוב תאים”, ובקטגוריה “מותאם אישית” רושמים [h]:mm.
לשכר מסכמים את עמודת השעות העשרוניות, ושם אין בעיה של 24 שעות:
=SUM(F2:F32)
פיצול שעות נוספות. לפי סעיף 16 לחוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951 (נבדק באוקטובר 2026), על שתי השעות הנוספות הראשונות בכל יום משלמים לפחות 125% מהשכר הרגיל לשעה, ומהשעה השלישית לפחות 150%. לכן מפצלים את שעות היום לשלוש עמודות:
- שעות רגילות (G2):
=MIN(F2,$K$1) - שתי השעות הנוספות הראשונות (H2):
=MIN(MAX(F2-$K$1,0),2) - מהשעה הנוספת השלישית (I2):
=MAX(F2-$K$1-2,0)
הסימן $ שומר את ההפניה לתא K1 גם כשגוררים את הנוסחה למטה. שימו לב: הנוסחה סופרת שעות נוספות לפי היום. שעות נוספות נספרות גם מעבר לשבוע העבודה, ואת זה היא לא תופסת. כמה שעות נחשבות נוספות ומה אורך יום העבודה הרגיל, ראו שעות נוספות לפי החוק.
התשלום. אחרי שמסכמים גם את עמודות G, H ו־I בשורה 33:
=G33*$K$2+H33*$K$21.25+I33$K$2*1.5
זה השכר ברוטו על השעות. היעדרויות בתשלום, נסיעות וניכויים מחושבים במערכת השכר. את החישוב המלא של חודש, צעד אחר צעד, תמצאו במדריך למחשבון משכורת.
ההסבר כאן כללי. כדי לבדוק את המקרה שלכם, פנו לאתר כל זכות או לעורך דין.
דוגמה: שבוע עבודה מהכניסה ועד התשלום
עובד בשכר של 50 ₪ לשעה. לצורך הדוגמה, בתא K1 רשום יום עבודה רגיל של 9 שעות.
| יום | כניסה | יציאה | הפסקה | שעות | עשרוני | רגילות | נוספות, שתיים ראשונות | נוספות, מהשלישית |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ראשון | 08:00 | 17:00 | 00:30 | 8:30 | 8.5 | 8.5 | 0 | 0 |
| שני | 07:30 | 18:00 | 00:30 | 10:00 | 10 | 9 | 1 | 0 |
| שלישי | 08:15 | 16:45 | 00:30 | 8:00 | 8 | 8 | 0 | 0 |
| רביעי | 07:30 | 19:30 | 00:30 | 11:30 | 11.5 | 9 | 2 | 0.5 |
| חמישי | 09:00 | 16:30 | 00:30 | 7:00 | 7 | 7 | 0 | 0 |
| סה”כ | 45:00 | 45 | 41.5 | 3 | 0.5 |
בלי העיצוב [h]:mm, תא הסיכום היה מציג 21:00 במקום 45:00.
והתשלום:
- 41.5 שעות רגילות × 50 ₪ = 2,075 ₪
- 3 שעות נוספות × 62.5 ₪ (125%) = 187.5 ₪
- חצי שעה × 75 ₪ (150%) = 37.5 ₪
- סך הכול: 2,300 ₪ ברוטו על השעות.
מתי עוברים למערכת
הנוסחאות שלמעלה מחשבות נכון. הן רק לא יודעות אם השעות שהוקלדו לתוכן נכונות. אקסל לא יודע ש־08:00 בטבלה היה בעצם 08:40, לא מזהה שמישהו גרר נוסחה לא נכונה, לא סופר שעות נוספות לפי השבוע, ולא מעביר את השעות לשכר. מישהו במשרד מקליד אותן שוב בכל חודש.
כשזה מתחיל לגזול שעות כל חודש, הגיע הזמן לעבור למערכת נוכחות. ב־ProperTime העובדים מחתימים כניסה ויציאה בזמן אמת: מהמחשב, מהאפליקציה בנייד או משעון נוכחות פיזי. השעות, כולל שעות נוספות, מחושבות לפי ההגדרות של הארגון, ואין נוסחה שצריך לתחזק. המנהל מאשר דיווחים ורואה חריגים כבר במהלך החודש, ובסוף החודש ProperTime מפיקה קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
חברה שקיבלה מענק מרשות החדשנות צריכה לדווח שעות במערכת מאושרת. ProperTime מאושרת לדיווח לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
רוצים לראות איך זה נראה אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים בחינם, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.